會計檔案的資訊化管理方法探討
伴隨著計算機技術與網路資訊科技的發展，會計工作也由電算化逐步轉向資訊化，會計資訊的處理與傳輸呈現出自動化、電子化、無紙化和實時化的特點，會計檔案的產生與保管也隨之發生了根本性變化，原來手工記賬中的紙質憑證和檔案也被電子憑證和數字檔案所取代，如何保證會計資訊化檔案的安全與完整，成為會計資訊化工作的突出問題。
一、會計資訊化的特徵
(一)無紙化與多元化
會計資訊化要依靠資訊科技來完成，則必須將所有的會計資料透過計算機技術進行處理和輸出。在該過程中除了交易中使用的發票和合同等紙質檔案，其他資訊在進入計算機處理過程以後均儲存在計算機內部的磁性儲存介質中，在整個處理過程中沒有紙質介質參與，同時這種無紙化的特點也導致了會計資訊多元化，使會計資訊已經不是簡單的賬務資料，還包含企業內部的各種管理參考資訊、人事資料、企業執行趨勢、決策分析等。
(二)智慧性與開放性
隨著計算機資訊科技的發展，在會計資訊化實現的同時也標誌著會計工作進入智慧化階段。會計資訊化系統會自動根據會計資料的發展趨勢和狀態等資訊進行智慧分析並給出相應的參考意見。在會計資料表現出非正常趨勢時還可以發出警報資訊，同時，會計資訊化系統是一個開放的系統，可以實現與其他管理系統的對接及整合，從而實現資訊共享與互通，使多方面資料綜合分析成為可能。隨著計算機AI技術的不斷提高，會計資訊化系統的智慧化將進一步加強，人工操作過程將進一步減少，同其他系統之間的聯絡也將更加緊密。
(三)高速性與準確性
會計資訊系統是依賴計算機系統實現的，計算機對各種資料的處理具有高速性與準確性，在將會計工作人員從繁重的工作中解除出來的同時，會計資訊化系統還能對會計資料進行分析，將其從資料狀態轉化為資訊狀態，使得會計資訊化系統比傳統的手工系統和電算化會計系統更加高效。
二、會計資訊化檔案管理中的問題
(一)安全方面
在會計資訊化環境下，許多會計檔案資料已不僅僅是賬表等的有限形式，還包含計算機透過對企業財務資訊的分析和計算而得出的參考資訊等。因此，保證會計資訊檔案的安全將是會計資訊化工作中的首要問題。一是完整性問題。會計檔案是連續的紙質檔案，而會計資訊化檔案不僅包括會計工作的相關檔案資料，還包含相關財務軟體的執行環境、軟體配置情況、版本資訊、資料庫相關資訊等諸多資料。因此會計資訊化檔案的保管不僅要將資料保留，還要將其他相關的資訊進行儲存，這些方面的資料缺一不可。二是易篡改問題。會計檔案在保管時必須保證其沒有經過篡改，傳統的紙質檔案由於其材質的特性決定了如果被修改就會留下痕跡，因此保留下來的會計檔案資料不容易被篡改。而電子檔案的特性則使其可以被修改而不留下痕跡。三是洩密問題。會計資訊化檔案作為企業財務的重要資料關係到整個企業的經營活動，需要保證會計檔案中的資訊不被非法訪問。計算機資訊的特性，使得對會計資訊檔案的複製竊取變得更加容易且不易發現，同時，大部分會計軟體都沒有對儲存在資料庫中的資料進行加密，簡單的複製資料庫檔案即可很輕易的獲得會計資訊化檔案資料。四是計算機病毒。現代計算機技術的快速發展，導致計算機病毒日益猖獗。會計資訊化檔案是以檔案形式儲存在計算機上的，當前的計算機病毒不僅可以破壞資料和網路通訊功能，而且可以從被感染的計算機中獲取系統控制權，直接將檔案檔案透過網路傳送給病毒的支配者或監控計算機的硬體裝置。不僅如此，隨著計算機硬體和網路的發展，計算機病毒感染率正在日益提高，感染途徑也從以前的儲存介質傳播發展到現在的在網路上傳播。同時，大量的專用病毒和間諜軟體的出現也對會計資訊化檔案的安全造成極大的威脅。
(二)維護方面
會計資訊化檔案的維護要求其操作人員不僅要熟悉計算機軟體的相關使用與維護知識，還應具備一定的財務管理方面的專業技能與計算機硬體知識，這使會計資訊化檔案的維護工作變得更為複雜和困難。一是儲存介質。會計資訊化檔案主要是電子檔案，對電子檔案的儲存需要使用一定的儲存介質。對於儲存介質的選擇，不僅要考慮其購置價格，而且要考慮到儲存介質的維護成本、可靠性、保管環境要求等多方面因素。二是計算機財務軟體標準不統一。當前企業常用的會計軟體之間沒有統一的操作規程，從介面外觀、操作選單分佈到資料儲存方式及儲存結構都不盡相同；各會計軟體開發商之間沒有統一的開發標準。因此，在對檔案資料進行操作時很可能由於會計人員對不同版本的軟體不夠熟悉而導致人為性錯誤。同時，由於會計準則、會計制度的變化以及其它經濟法規的出臺，也會導致財務軟體版本的不斷變化。三是電子檔案資料的日常處理。計算機資料不同於紙質檔案的資料保管。通常的紙質檔案在完成後只需要進行歸檔儲存，而會計軟體對會計資料多采用資料庫儲存。企業的財務人員一般只會使用相關的財務軟體，而不懂得相關資料庫的維護操作知識，這就會造成會計軟體無法充分發揮自己的優勢。四是使用會計軟體的相關裝置與環境。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而儲存在一定介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬體與軟體系統環境中才可以使用，即會計電算化檔案的呼叫需要一定的軟硬體環境。所以會計資訊化檔案不僅包括了計算機中儲存的會計資料和資訊，還包括這些資料與資訊的使用環境、還原方法、相關的資料庫資訊和會計軟體及版本資訊等。由於許多商業化會計軟體在使用時會有諸多限制，因此在儲存的時候需要與會計軟體一起隨同會計資訊化檔案進行儲存和管理。
三、會計資訊化檔案管理的對策
(一)安全方面
一是確保會計資訊化檔案的完整性。計算機技術的高速發展，使許多軟體和硬體裝置更新換代。會計資訊化檔案在儲存的同時，應當對相關的計算機軟體也進行備份儲存。在必要的情況下，還應對硬體裝置進行封存以備日後使用。在備份資料方面，應當保證定期備份資料的持續性，除了備份資料之外，還應收集計算機系統的型號、儲存空間大小、外部裝置的配套型別；計算機作業系統、網路作業系統以及漢字作業系統；財務軟體的程式語言，資料庫系統型別；財務軟體的系統名稱、版本號；財務軟體的銷售公司名稱、地址、電話與聯絡人以及相關軟體系統的配套說明書及使用手冊等。二是防止檔案資料被篡改及洩密。要建立健全企業內部控制制度、嚴格許可權分級、加強會計資訊系統檔案的安全管理。主要包括：會計資訊系統的操作授權管理；加強檔案的借閱修改手續管理；建立健全會計資訊系統檔案的操作日誌。透過操作日誌管理，檔案管理人員可以掌握借閱人員對檔案的使用情況，監督和控制非法操作；根據會計資訊化檔案的載體特性，採取一定的物理保護措施並採用AB備份法進行備份；對傳輸、存檔的.會計資訊化檔案要進行一定的加密；有條件的單位可以考慮適當運用第三方軟體。三是計算機病毒。隨著計算機技術的普及，計算機病毒也日益呈現多樣化、免殺化、智慧化、高破壞性的特點。據資料顯示：我國計算機病毒感染率正在逐年升高，傳播介質也更加突出了多樣性的特點，但防毒軟體的查殺率卻明顯地下降，病毒呈現出“免殺性”。由此可見，作為存放和處理會計資訊化資料的計算機及伺服器應當有專人管理，採取物理上隔絕，財務資訊只接人財務系統內部區域網與公共網際網路，並定期用最新的病毒庫查殺病毒。同時還要嚴格禁止在相關的計算機上使用移動儲存介質，嚴格病毒查殺和人工檢查，防止財務系統專用的計算機感染病毒。
(二)維護方面
一是儲存介質的選擇。會計資訊化檔案儲存所使用的儲存介質，要在保證儲存資料穩定安全的前提下，儘可能降低儲存成本，並選擇使用更加方便的介質。一方面，現代計算機常用的外儲存裝置為硬碟，因其儲存量大、擦寫方便等優點，被各種計算機裝置作為外儲存器使用，但硬碟是磁性介質，對使用和儲存環境要求較高，因此硬碟只適合作為計算機組成部分使用。同時，硬碟的單位儲存量成本較高，不適宜做長期和大批次的資料儲存。另一方面，光碟作為一種光儲存介質，其儲存容量大，DVD光碟甚至可達4GB到8GB，而且造價低廉、儲存時間長、儲存方便、對環境要求低，因此對資料的儲存一般應以光碟儲存為主，並採用AB備份法，對檔案資料進行備份。在儲存光碟時應當透過內環進行固定和架空存放，並定期對光碟進行復製備份。二是財務軟體版本的統一。在財務軟體的選擇上，不僅要看軟體的功能，還要看軟體的開發者是否具有可靠的信譽、足夠強的資本和能力。此外，還應注意會計資訊化檔案與對應的財務軟體版本的一致性。同時，會計資訊化檔案不同於通常的會計電算化檔案，其還包含透過會計資料進行運算和處理而得出的參考資訊以及企業執行和決策的資訊等，因此在對會計資訊化進行存檔的時候，應注意這些資訊與會計資料的對應關係。三是電子檔案資料的日常處理。常見的財務軟體為了保證軟體的處理速度與效率，都會採用大型商業資料庫作為電子檔案儲存的資料來源。該類大型商業資料庫一般都有較為強大的資料處理能力，但如果僅靠財務軟體的資料管理功能，會使資料庫不能發揮其原有的設計效率從而產生資料處理瓶頸，嚴重的情況下可能會導致已經分離儲存的檔案讀取困難和軟體執行速度變慢，甚至出現數據錯誤，對會計資訊化檔案的儲存造成很大的影響。因此，企業應當指定熟悉資料庫管理的人員專門負責資料庫伺服器的管理和維護，定期對資料庫進行備份和最佳化。除了對正在使用的資料庫進行維護外，還應按期對已經備份存檔的檔案資料進行檢查和核對，以便及時解決發現的問題。在對電子檔案進行日常維護的時候，應同時將新備份的檔案資料列印輸出，進行存檔以保證資料的安全。四是會計軟體的相關裝置與環境。隨著計算機軟體和硬體的不斷髮展與升級，許多較配置落後的計算機將無法執行新的軟體，而版本較低的軟體也不能在新的計算機上進行安裝和執行。這就造成了許多軟體和資料雖然進行了備份，但在以後進行恢復讀取的時候卻無法還原出備份時的軟硬體環境，給恢復工作造成麻煩。因此，如果檔案需要儲存的時間較長，應在計算機軟體和硬體更換的時候做好記錄，並將淘汰替換下的軟硬體和相關說明文件一併存檔，以便在需要調閱前期檔案的時候更加方便。部分會計軟體在使用的時候還需要使用一些外部裝置如“加密狗”。因此，如果軟體中包含這類裝置或者其他影響軟體使用的軟硬體資訊，也需要將這些資訊和裝置等一併備份並做好記錄。