人力資源管理資訊化不等於E+HR
計算機技術的發展對各個行業與領域都產生了重大的影響，尤其在製造與設計領域，讓許多不可能的事情變成了可能，從全自動的流水線到智慧領域，從動畫設計到 3D電影，無不體現著計算機技術的威力。然而在人力資源管理領域，資訊科技的運用遠沒有到達它本可以達到的高度。這一方面與每個企業的管理方式有關，另一方面就是人力資源的資訊系統從範圍到內容被過多地限定在人力資源部門本身。事實上，從資料到資訊再到知識，這個全過程的管理範疇只有透過資訊系統才能完成，而人力資源管理資訊系統在這三個層面都是可以大有作為的。
HR管理資訊化大有所為
從資料層面，人力資源資訊系統可以提供一個共享的資料庫，從而可以很好地消除一個個獨立的資料來源的問題。在資料庫裡，同一資料來源可以保證資料的統一與一致，不至於一個大一點的公司連人頭都點不清楚。各個資料之間可以有效地銜接，資料的更改有據可查，資料的有效性與完整性可以得到有效的管理，將單個的資料放入資料庫可以避免個別人為管理的失誤，從而更好地管理其安全性。
從資訊層面，最大的好處是可以消除資訊孤島。資料進一步被開發利用就會變成資訊，資訊即是有序的資料疊加在一起，能夠反映某些趨勢或有意義的結果的內容，資訊可以提供給管理者作為管理決策的參考意見，資料分析的原因即在此。業務部門之所以重要，很多時候是因為他們善於利用資料為他們說話，資料本身就能說明很多問題。而當人力資源管理者可以提供一些基於資料分析而得出的資訊，業務部門會對此另眼相看的。
從知識層面來看，資訊系統本身可以作為知識管理的一部分而存在。人力資源有很多的知識，一般來說掌握在熟練的員工手中。如果善於利用資訊系統，可以起到將這些隱性知識保留並傳承下去的效果。對於經常被員工問起的問題，可以透過系統來儲存，讓員工透過自助服務的'方式而得到解答。大家都知道人是最寶貴的資產，可是如何讓更多的知識留在公司，卻不是每家公司都有正確答案的。
排除四大誤區的干擾一般來說，很多公司都能意識到資訊系統的好處，但是，在如何實施一個資訊系統的問題上，由於本身並不具備相關知識，因而常常過多地依賴資訊系統供應商的意見，甚至在實施的具體步驟上也經常會有一些不當之處。
實施資訊系統要避免的第一個誤區是希望“藉助系統來提升管理水平”。事實上，系統只能做到幫助實現好的管理理念，而系統本身無法帶來良好的管理理念。系統本質上是將流程做到無紙化，但流程本身如何卻是要依靠企業自身的理念和所有員工以及經理人的工作習慣來決定的。但凡一個系統不成功，技術上的因素最多隻能佔到30%，另外有70%是由管理上的因素來決定的。本身管理流程不合理而寄希望於系統來改變是一種本末倒置的行為。
需要避免的第二個誤區是希望“一開始就上一個大而全的系統”。如同任何一個成功都是要從一個個跬步開始一樣，一開始就定位大而全將會把系統帶入一個極為複雜的環境，這樣失敗的機率更高。從另外一個方面來看，讓使用者徹底改變行為遠比逐漸改變行為要難得多，而且從一個相對容易的地方著手可以更好地幫助實施改變。讓使用者獲得信心是實施改變必要的前提。
第三個誤區是認為“所有的人都會支援先進的東西”。事實上，不習慣的可能首先就是最高管理層，他們是否願意將本來手籤的方式改為網上審批?他們是否會願意自己到系統中去看報表，而不是等別人打印出來放到他的桌子上?這裡有一個必要的前提就是一定要將這個系統打造成“一號工程”，並且不能是口頭上的，必須是實質性的，如何讓最高管理者擁抱這個工程?讓他切切實實地認識和意識到它的價值是不二法門，哪怕從小的地方做起。筆者當年在一家外企就是從電腦自動傳送生日祝賀給員工而開始資訊系統建設的。
第四個誤區是以為“越貴的系統功能越強大”。甚至迷信國外的如PeopleSoft或SAP等大型的系統。不能否認越貴的系統功能越強大，可是對於任何系統來說，其實沒有最好的，只有最適合自己的，為了一些不必要的功能而付費是眾多資訊系統整合的一大誤區。
借力資訊化，讓業務經理成為HR
許多公司對資訊系統都很有興趣，可是資訊系統的真正價值在哪裡呢?它除了消除資訊孤島、保證資料來源的準確、提供實時的資訊與報告、幫助人力資源部門的管理實現自動化以外，最大的價值當屬幫助到一線經理人來完成對人力資源管理職能的實現。
一方面，在任何一家成熟的公司，人力資源管理的最大責任人應該是一線經理人，一位員工被提拔成為主管或經理人員以後，最大的變化是從“理事”走向“管人”，此之謂管理，其核心即是從獨立貢獻者成為“讓別人做他想做的事情”的管理者，這個過程其實就是人力資源的管理。如何幫助經理人完成這種一對多的工作?
另一方面，現代社會，隨著更加年輕的一代走上工作崗位，他們在自我管理上也越發各有特色，不願過多地被束縛在條條框框中。對計算機技術的嫻熟使用使得他們更加願意利用新的形式來與同事和其他人溝通。一個良好的系統可以提供良好的員工自助服務和經理自助服務來幫助這一對管理的真正主體完全融合在一起，從而解決以上兩方面的問題。
做到了這些，人力資源從業者也就可以從保姆的角色中解放出來，從而可以更多地參與到業務的戰略制定、加強對業務支援的工作中來，從更高的角度來考慮人力資源如何幫助到公司實現業務的目標，為公司的長治久安而建立自己的人才蓄水池與供給線，為提升員工的敬業度和工作效能而設計更好的方案與體系。
人力資源資訊化，是真正幫助完成人力資源管理轉型的必備武器和工具，也是走向更成熟管理的必由之路。