淺談如何提高教學秘書在教學管理中的工作效率
教學秘書是高校最基層最直接的教學管理人員,承擔著具體的日常教學管理工作,是學院與各系教學工作的聯絡紐帶,其工作的好壞直接或間接影響到學校的教學質量和教學效果。因此,分析教學秘書在教學管理中的現狀、存在的問題,探討具體的改進措施,對提高高等學院教育教學質量具有十分重要的現實意義。
1 教學秘書隊伍的現狀及存在的問題
1.1 對教學秘書工作認識和重視程度不夠
教學秘書的服務物件是領導、教師、學生,教學秘書的服務物件是人,教師有職稱、年齡、學歷、閱歷等方面的不同,學生有性格、家庭、學習目的等方面的不同,這就給教學秘書的服務增大了難度。
我國高校普遍存在著重教學,輕管理的現象。高等院校投入很多的精力來提高教學質量,重視教師整體的穩定建設,卻容易忽視教學秘書隊伍的建設,認為教學秘書的工作只是簡單的調課、統計成績、管理相關教學工作等事務性工作,既無法評定優劣,又不能做出成果,更不能創造實際效益,所以在評獎、學習、培訓等方面的機會少,並且得不到認同。
1.2 教學秘書的工作繁雜多樣、負擔大
教學秘書的工作範圍涉及到教學管理工作的各個方面,如協助系主任制定或修改教學計劃、監督按照要求制定教學大綱、教學日曆,每天檢查教師的上課情況、做好本系教師及各班級調課、停課等突發情況、學期末試卷的收集及檢查核對,安排各種型別的考試、分配監考教師,大四畢業生畢業論文的相關工作、制定開課計劃及開課任務的分配、聘請高學歷、高職稱的名師來承擔本系的教學任務,按照教師的時間分配,各班級的具體情況,合理安排課程表,教師工作量的統計、教學檢查、統計徵訂教材等等一系列日常工作。
教學秘書工作還需要完成各部門領導交辦的其他工作,做好會議記錄、部門人員日常考勤、各類檔案、紅標頭檔案的存檔,書寫各類的總結,報表等等。
教學秘書的工作既有常規性的日常教學管理工作,又有一些突發性的教學異常情況,既面向教務處,又要面向學校和其他各系,還需要面向教師、輔導員和學生,有些事情需要反覆地、多次地溝通協調。這都加重了教學秘書的工作量。
1.3 獨立學院師資結構加大了教學秘書管理的難度
獨立學院的師資隊伍由自有教師和外聘教師兩部分構成,由於外聘教師是從各個高校聘請過來的,在原工作單位也有大量的教學任務,只能將很少的精力投入到獨立學院,加大了教學秘書管理的難度。教學秘書要認真稽核外聘教師的學歷、職稱,以及授課經驗。在排課過程中,為避免上課時間的衝突,要多次與教務處和老師溝通,將外聘教師的授課時間合理安排。並協助教務處計算核對外聘教師的課時量。解決外聘教師在授課期間存在的各種問題,並檢查、監督外聘教師的教學質量。還需召開教師座談會,學生座談會,及時掌握教師的授課質量,將反饋結果及時反映給主任或者教務處。
2 提高教學秘書在教學管理中工作效率的措施
2.1 提高教學秘書的整體素質,建立學習機制,提高管理水平,業務能力
教學秘書要努力學習教育管理科學知識,掌握教學管理規律,提高教學管理水平,在工作中保持平和的心態,發揚無私奉獻的精神和開拓創新精神,強化大局意識,經常進行自我批評,學習別人的優點,找出自身的差距,在工作中出現問題先考慮解決問題的方法,而不是推卸責任。從而提高自己的管理能力,協調能力,分析能力。
2.2 高校領導者轉變思想觀念,重視教學秘書工作
要提高教學秘書的整體素質,改善教學秘書在教學管理中存在的問題,領導者應從根本上轉變觀念,應充分認識到教學秘書對提高學校教學管理和教學質量的重要性,肯定教學秘書的工作成果,合理分配教學秘書的工作,分清楚教學與行政的區別,還應認識到教學秘書隊伍建設是與學院的發展息息相關的,只要更好地提高教學秘書的工作效率,工作質量,才能更好地提高教學水平,從而使學院的發展上升到更好的水平。
目前,教學秘書隊伍中所存在的問題的根源在於學院對教學秘書工作的性質及作用認識不足,對教學秘書隊伍建設重視不夠,學院應充分重視和評價教學秘書的工作業績,提高教學秘書的工作地位。學院應根據學生人數,教師人數,按一定比例配置教學秘書,對教學秘書的學歷、專業適當控制,提高教學秘書隊伍的`管理檔次,穩定教學秘書隊伍。
2.3 加強各系教學秘書見間的交流
(1)組織各系教學秘書開展教學管理經驗交流活動,對教學管理中出現的典型案例進行研討、學習,使教學秘書在遇到相關事件時,有更好、更方便的處理方法,從而提高教學秘書自身的管理水平。(2)加強系與系之間的聯絡,方便課程間的排程,對於公共的課程,儘量在系與系間調整教師,省去聘用教師的麻煩。對於上課遲到,或者無故曠課的教師,透過聯絡,第一時間掌握資料,方便教師和學生。
2.4 提供進修學習的機會
系統學習相關的管理知識,加強理論與實踐能力,提高自身的業務素質,使教學秘書隊伍整體顯著提高。定期或者不定期地對教學秘書進行培訓,取長補短,提高業務水平。向兄弟院校學習,總結自身工作經驗,更有效地提高理論水平和管理水平。引進高質量的教學管理軟體,方便制定教學計劃和教學任務,方便課程安排,以及一切日常的教學活動,提供安全的學生成績管理環境。
2.5 深入教學第一線,提高工作的能力
掌握科學的管理理念和方法,才能保證管理事半功倍,卓有成效。教學秘書要認真執行學校教學管理部門下達的教學任務要求,要有一定的工作能力和開拓創新的精神,善於根據輕重緩急有計劃有條理地安排工作,抽出時間深入教學第一線,積極開展調查研究,從辦公室走進課堂聽課,定期開展師生座談會聽取教師和學生對教學工作的意見和建議。瞭解各個教師的上課情況。保證了學院的教學質量,從而提高了教學效果。
2.6 教學秘書工作必須具有強烈的責任心
教學秘書要善於發現並解決教學工作中出現的問題,做好教與學的協調工作,在教學工作中起到聯絡教師和學生的紐帶和橋樑作用。教學秘書既要堅持管理制度,該處理的處理,該上報的上報,不弄虛作假,又要處理好與師生之間的人際關係,對師生中的問題做恰如其分的判斷,不貿然行事,輕下結論,這就要求教學秘書頭腦清醒,責任心強,有良好的業務素質,熟悉學院各項教學檔案,規章制度,會解釋,會應用。
教學秘書的工作物件是領導、教師和學生,一個教學秘書需要服務於多位教師、若干個學生,教學秘書既是服務者,又是管理者。高等院校要真正認識到教學秘書工作的意義和重要性,加強學習,掌握方法,才能建立一支真正高效、穩定的教學秘書隊伍,從而提高教學管理水平,培養出高質量的人才,才能更好地服務於社會。