淺談如何提高遠端教育的檔案管理
一、遠端教育檔案管理改進策略
（一）建立檔案資訊管理標準檔案管理資訊化是確保檔案資源科學設施的重要前提條件。在實際的管理過程中，要結合本身的工作狀況，制定出科學、合理的資訊化管理標準。良好的執行標準，也需要優質的組織管理能力才能夠保障其順利完成，所以在實際的管理過程中，要不斷提高相關部門的組織能力，實現“崗位責任落實到位，分工科學合理”。
1.統一電子文件格式遠端教育學校檔案上網前，要按資訊管理部門的統一要求進行檔案格式的轉換，保證資料的可靠性和通用性。那些未輸送到計算機資訊管理網上的具有儲存價值的電子文件，應由電子檔案形成部門編目整理，利用網路技術向檔案部門傳輸；還可以藉助資訊管理網路在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子檔案歸檔專遞網線；建立依附在資訊管理網上的歸檔專用子系統，將上網與未上網的具有儲存價值的電子檔案透過此係統傳輸給檔案部門。檔案部門經與辦公自動化和資訊管理部門協商後，要對歸檔的電子檔案提出統一格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子檔案形成單位按統一格式編目整理後，傳輸給檔案部門，以保證電子檔案形成部門對其資料的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子檔案一律應存入光碟，最好不用磁碟存貯。
2.分工負責，確保遠端教育學校電子檔案的質量電子檔案歸檔所涉及的問題廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應採取電子檔案形成部門、檔案部門、計算機與資訊管理部門三結合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業務，瞭解電子檔案的自然形成規律和歷史聯絡，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑑定工作價值時最有發言權；檔案部門掌握歸檔的.原則、方法，瞭解全域性情況，可以發揮把關和統籌作用；計算機與資訊管理部門既是電子檔案的形成單位，又是設計和維護資訊管理網路、管理電子資訊的專業技術部門，在電子檔案歸檔制度化、標準化的工作中處於舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發揮各自的優勢，在電子檔案歸檔中整合一體，共同形成質量較好的電子文件。
3.實施電子檔案管理戰略新型檔案材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行檔案工作領域，對產生的大量電子檔案的接收、處置乃至儲存工作進行指導，保護電子檔案的原始資訊，瞭解檔案資訊重新組合的來龍去脈，透過採取技術處理，將已歸檔的電子檔案改為“只讀性”檔案，從而識別和保護電子檔案的原始結構，保證電子檔案的可靠性，使之與紙質檔案一樣發揮社會效用。
（二）檔案資訊收集工作不斷加以完善隨著遠端教育內容以及途徑的不斷拓展，很多檔案內容都需要進一步增加，從而滿足更多方面的實際需求。遠端教育學校的人事、文書、會計及教師業務等檔案資料的完整收集、系統成卷、歸檔收藏以及資訊數字化，僅是一種資訊資源的儲存。開放教育檔案的生命在於它的實用性，只有積極地開展檔案資訊資源的開發利用，才能真正實現開放教育檔案資源的自身價值。遠端開放教育檔案工作者要深入開發加工檔案管理資訊，充分利用校園網路提升遠端開放教育檔案資訊科研成果的傳播效果，使封閉的檔案管理走向“開放”，緊密配合中央電大各有關部門的工作，及時提供全方位的查詢、利用。為遠端教育學校各種主題活動提供相關資料等檔案資訊，拓寬檔案資訊使用層面，使開放教育檔案資訊化管理成為遠端教育學校一項重要的基礎建設，並承擔起為遠端教育學校發展提供相關準確資料的重要職責。檔案資訊化管理是透過檔案的自動化來實現的，包括檔案自動索引、多媒體技術、條形碼技術等。檔案管理除了使用資訊科技外，還應該利用各類高新技術手段，實現檔案資訊化管理。使用空調、除溼器等裝置來保持檔案室的溫度及溼度，實現檔案保管條件的現代化；運用影印、彩印掃描、裝訂手段的機械化實現載體材料的現代化；運用微機編碼實現檢索手段的自動化；運用檔案管理軟體進行檔案歸類，實現檔案管理標準化、規範化。
（三）提高檔案管理者的綜合素質遠端教育的檔案管理工作要想順利推行，就必須要有良好的執行人員加以高效推進。傳統的檔案管理工作多是涉及的紙質檔案，所以管理者在實際的管理過程中，對電子資訊科技的掌握程度並不是很高，尤其是一些經驗豐富的中老年職工，其更是難以接受更多的新鮮方式。因此，在遠端教育學校的實際管理過程中，要不斷提高檔案管理人員的電子資訊科技水平，檔案人員必須從雜業型轉向專業型，保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展。人的因素是主要的，檔案管理領域缺乏懂軟體開發又精通檔案專業知識的複合性人才，因此要提高整支隊伍素質，就要創造條件，對不同工作崗位進行有針對性的學習，不斷更新知識，適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發揮人的主觀能動性，有他們的用武之地和施展才能的場所；建立激勵機制，合理設定崗位，工作科學量化，體現一個單位內工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利於工作人員的積極性和創造性充分發揮，有效地提高員工的資訊科技素養。
二、結論
電子資訊科技的不斷髮展，極大地推動了遠端教育課程的大規模發展，進而有效地普及了各項成人教育，為社會發展提供了更多的實用型人才。然而，在遠端教育的檔案管理過程中，仍存在一定問題有待進一步解決。筆者結合當前遠端教育檔案管理工作中存在的問題，探索了相應的應對措施。
作者：羅瓊 單位：黔南州廣播電視大學