員工離職的工作交接到位的關鍵
離職管理作為企業人力資源管理的基礎工作，大部分企業都建立了規範的操作流程，但人力資源部門或者用人部門在面對員工離職時，還是會遇到頗為頭痛的問題：員工按照程式離職後，尚有多項工作未能完整交接，接手的新人也不能儘快熟悉新崗位工作，進而導致關鍵客戶流失、重要工作遺漏、珍貴資料丟失等一系列問題出現。那麼，如何做好員工離職工作交接，使工作秩序不受到影響甚至中斷呢?
資料梳理是關鍵
每一名員工、尤其那些關鍵崗位上的員工，在工作中都會積累大量與工作有關的文件資料，這些資料構成了企業的知識與經驗體系，屬於企業無形資產的重要組成部分，一旦丟失，企業需要付出高額的成本代價進行重建。因此，資料梳理就成為離職工作交接的首要任務和關鍵所在，具體可以把握三個環節：
第一，資料整理。對於離職員工(以下簡稱“交出方”)，部門負責人或人力資源經理在與其進行離職面談時，就要明確資料交接包括的內容及重點，並指導員工在辦理離職審批的同時，做好對其工作的梳理、交接資料的整理，以及交接表的'填寫。交接內容應包含負責的工作任務或專案描述及進展情況、對外聯絡的資源資訊，各類文件資料的書面及電子資料等。
第二，交接存檔。交出方資料整理完畢後，填寫好《××崗位工作交接資料清單一覽表》，並註明資料的儲存方式及存放地後，一併交接給直接上級，由直接上級負責對提交資料全面性和準確性進行稽核、簽收與存檔。
第三，轉交備份。直接上級將透過稽核的電子與紙質資料，轉交新接手該崗位的員工(以下簡稱“接收方”)存檔與備份，並應要求接收方儘快學習與熟悉相關資料。當然，為了加強知識管理，企業人力資源部門還可以細化規定，例如：一定級別以上或者公司核心關鍵崗位的文件資料，除用人部門必須備份外，人力資源部或知識管理部門還應雙重備份。
需要說明的是，根據員工崗位和接收方對要接替工作的熟悉程度，接收方也可以直接與交出方進行交接，這樣一是可以節省時間，同時也能夠一起熟悉一下工作內容，但是直接上級必須一同參與交接，並且要對交接的內容做好稽核，避免出現重大疏漏。
交接培訓不可少
接收方獲取崗位相關的資料以後，如果只是簡單閱讀或學習該崗位的文件資料，尚無法掌握該崗位的工作精髓，諸多工作細節、技巧、注意事項與特殊情況，都隱藏於各類文件資料的背後，難以透過閱讀與學習就能迅速掌握。
在現實中，往往因為工作的急迫性，無法給予接收方寬裕的時間和精力去熟悉與實踐，新人匆忙上陣，勢必影響工作成效。因此，為了幫助接收方快速掌握新崗位工作內容與要求，交出方所在部門須及時組織交接培訓，交接培訓的參與者至少包括3人，即交出方、接收方和直接上級，由交出方對交接工作與文件資料進行全面講解與說明，接收方在學習文件資料的基礎上，準備好問題和記錄本，及時與交出方有效互動，直接上級作為監管者，應負責對交出方講解內容的全面性和準確性進行把關，發現講解內容有遺漏或者錯誤時，應立即對培訓內容補充與糾正。對於和該崗位工作流程緊密相關的同事，也可以請其參與旁聽與互動，讓接收方對新崗位工作更有整體感和全域性觀，那樣效果更佳。
事實上，在交接培訓過程中，用人部門往往還能獲得意外的收穫，即透過對該崗位全面工作的梳理與互動，發現其中需要改進與變革的內容，在研討的過程中記錄和整理出來，可以有效最佳化本崗位或部門工作。而且，這一環節的投入對保持工作連續性的作用不可小視，用人部門不可怕麻煩、耽誤時間而忽視。
實操指導上手快
古人云：知易行難。經過“資料梳理”和“交接培訓”環節，基本上接收方在知識與概念層面沒有問題，但知道並不等同於行動，也不等同於會操作，接收方在實踐與操作上仍會感覺有一定的難度。為了實現知行合一，保證交接崗位的工作不受影響，在離職交接過程中，我們還須設定一個實操指導的環節。出於效率的考慮，實操內容應集中於該崗位的核心業務，即經常性發生、重要程度較高的工作任務。
具體操作是：交出方明確該崗位的核心業務，由直接上級予以稽核確認。以薪酬福利崗位為例，其核心業務主要包括：(1)每月薪酬福利核算與計發;(2)每月社保與住房公積金業務辦理;(3)季度獎金、年度獎金核算與計發;(4)年度人力成本分析與預算;(5)年度薪酬調整業務處理;(6)年度市場薪酬水平調研等。這六項工作是此崗位人員必須熟練操作的內容。用人部門對崗位的核心工作梳理完畢後，交出方就可以指導接收方對核心業務進行實際操作，次數至少一遍以上，透過實際操作及時發現問題並處理，確保接收方能夠符合新崗位的實際操作要求。
通知各方線不斷
無論哪個崗位，其對內對外、或多或少都有數目不等的固定聯絡人，如客戶、供應商、合作伙伴、專家學者、內部員工等，崗位所承載的各類業務，基本上也都是透過該崗位員工與固定的內外聯絡人交織在一起。如果員工離職以後，接收方卻不知道該崗位有哪些固定聯絡人，就會影響工作所涉及的內外聯絡順暢有效，不僅會直接影響工作的正常開展，甚至還會給公司造成實際經濟損失。
因此，當離職交接工作進行至此環節時，在接收方已對該崗位工作基本熟悉的情況下，應當及時通知與該崗位有關的固定聯絡人，確保工作無縫銜接。以人才招聘崗位為例，交出方填寫《××崗位聯絡人一覽表》，將人才招聘崗位的聯絡人全面梳理出來，具體包括：各部門負責人、各獵頭公司聯絡人、各招聘網站聯絡人、各高校就業辦聯絡人等，經直接上級稽核移交至接收方，由接收方主動通知相關各方聯絡人，從而實現交接工作的平穩過渡。如果考慮部分業務工作的重要性，企業還可以採取由交出方帶領接收方逐一拜訪的方式，確保重要工作聯絡不斷。
全面稽核防缺漏
全面稽核是員工離職工作交接的兜底環節，即便是公司的制度流程對員工離職工作交接進行了詳細規定，在實際操作過程中仍然容易出現走樣或者偏差的情況。離職管理工作的成效關鍵在於執行與貫徹的力度，這要求人力資源工作者依據管理流程，對離職工作交接嚴格監督與稽核，其中特別要注意兩點：
一是稽核範圍。本文介紹的離職工作交接流程，不應侷限於員工離職單一型別，只要是人員離開工作崗位，工作的承擔者發生變更，都可以適用於本流程。從這個意義上來講，離職工作交接流程也適用於員工內部調動、員工休假等多種情形，人力資源部門可參照員工離職工作交接的程式執行，最大限度避免因崗位與人員變動而帶來的工作效率損失。
二是稽核重點。人力資源部應當嚴格按照流程嚴格稽核，避免流於形式，將交接資料、交接培訓、聯絡人等作為稽核重點，必要時還可參與具體交接培訓環節，抽檢相關的電子或紙質文件資料，定期備份部門離職材料;對未按照要求執行的，有權暫停內部調動或者離職;違規情形嚴重的，人力資源部可在全公司範疇內通報批評，督促相關責任人履行交接工作的具體的要求，直至責任人按照要求完成為止。