如何做好員工檔案管理
身為企業的人事管理人員，應該要做好員工的檔案管理。下面就隨小編一起去閱讀如何做好員工檔案管理，相信能帶給大家幫助。
如何做好員工檔案管理
1、要遵循檔案管理一般規律。
員工的檔案雖然具有特殊性，但它也是檔案的一種，所以應遵循檔案管理的一般規律。比如說，員工檔案應有紙質檔與電子檔兩種，存放應有專門的檔案保管場所與裝置，如鐵門、鐵窗、鐵鎖及防火、防潮、防盜、防鼠蟲等等基本設施，設定空調、去溼、滅火等裝置。
檔案應包括個人基本情況、個人簡歷、各類學歷、資格證書、獎勵證書，工作和學歷證明、婚育證明、人事任免、調崗、調級通知單、員工績效考核表、崗們績效指標承諾書、獎懲結果、黨團員證影印件、合同協議，身份證、工資卡、社保卡，員工入職登記表，員工關鍵事件登記表等內容。
以及員工檔案如何查閱，應保留多久，員工離職後又如何轉移，或者說保留多久後即可銷燬，等等。
2、要落實責任制。
員工檔案是員工在企業工作和生活歷程的真實記錄，是企業歷史的一部分，單位領導要加強對檔案管理工作的檢查、指導、督促，及時發現問題、解決問題。要結合實際不斷完善各項檔案管理制度，狠抓落實。要加強員工檔案管理人員隊伍建設，選擇為人忠厚老實、工作紮紮實實、作風嚴謹細緻、認真堅持原則的人員擔任；要定期組織培訓業務知識，幫助檔案管理人員掌握新的知識和先進的管理技術，提高檔案管理的技術水平。
要制定相對完善的員工檔案管理制度，對目的、意義、職責、定義、管理流程、稽核許可權、情況處置、獎懲標準等進行較為具體而詳細的規定；要落實檢查制度，督促各項制度落到實處。
3、要發揮好資訊科技優勢。
現代條件下，資訊化技術高度發達，員工檔案管理要切實運用好資訊科技優勢，一方面，對員工檔案實施計算機輔助管理，利用計算機、掃描器等現代裝置和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，透過相應的技術處理，把文字、圖片、聲像資料等轉變成資料資料，實現員工檔案的紙質與電子資料並存。
另一方面，要在基礎資料不斷完善的前提下，透過資料庫系統梳理、提煉各類資料，為企業領導決策提供資料依據。
4、要跳出檔案看檔案。
員工檔案管理工作，不能僅僅停留在檔案管理員的層次上來看問題，要站在企業發展的層面來看待，比如說，企業要申報高新技術企業，對擁有高學歷的人員比例是有要求的，那麼當公司領導需要這方面的資料時，檔案室應能夠迅速提供相應的資料；比如說企業準備提拔一批優秀的複合型人才，那麼檔案室應能夠迅速提供曾經在不少於3個專業崗位上任職人員的有關情況，以及他們在不同崗位上受到的獎懲情況。同時，檔案管理者應定期提供企業內符合退休條件的人員數量，預估退休高峰期、人員招聘高峰期等等，為企業領導的科學決策提供更多、更好、更有效的資料支援。
總之，做好員工檔案管理工作，雖然比較枯燥、無聊，但只有真正幹一行、愛一行、鑽一行，你總會發現工作的樂趣，找到為企業創造價值的機會，同時，企業也會給予你更多的成長機會與發展平臺。
檔案管理工作的作用：
檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史檔案的一種專業，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。透過提供檔案資訊為社會實踐服務，是檔案管理工作區別於其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。在階級社會中，檔案管理工作體現一定的階級關係和階級利益，為一定的統治階級所掌握，為一定階級的經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。由於檔案的內容關係到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數檔案則要在規定期滿後才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。
進行檔案管理工作，要遵循集中統一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便於利用的原則。集中統一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中儲存,並制定統一的法規進行管理。維護完整有兩方面的'含義：一是從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質量上要保持檔案的有機聯絡，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，儘量延長檔案的壽命；一是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便於利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。
檔案管理系統是整個國家文獻資訊系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中佔有重要地位，成為社會資訊系統的基石。檔案管理不僅對區域性單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。
檔案管理工作的現狀：
1、社會的現代化發展管理軟體缺乏統一性。
檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟體不能互用，並且沒有一個既適用於檔案檢索又可用於檔案資訊管理的計算機管理軟體系統，由於不能互調，就不能利用電腦完成資訊管理工作，不能快捷地出版資訊編輯成果，這制約了檔案資訊電子化的程序。
2、檔案管理基礎工作標準化規範化仍需改進。
檔案資訊管理電於化的前提是基礎工作的規範化和標準化。但由於歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟體移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼於某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案資訊工作電子化。
3、檔案管理的技術標準，組織工作程式標準未從計算機資訊處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“檔案資料”是磁碟、光碟，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。
4、檔案資訊管理人員的素質有待提高。
實現檔案資訊電子化。首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足於一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、資訊處理複合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。甚至有現代文盲現象。儘管引進了現代化裝置，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案資訊電子化了。