如何做好員工入職培訓
如何做好員工入職培訓
作者：岑穎寅 上海人才有限公司 管理諮詢部 資深顧問
新員工入職培訓(Orientation，也稱職前教育、導向培訓等)，是向新員工介紹企業基本情況、崗位職責、部門人員等的一種培訓方法。
一顆風險種子
提起入職培訓，一個常見的蠼猓骸安瘓褪潛ǖ繳習嗦錚÷矗憊ぷ勻換崾煜ひ磺小⑹視σ磺械模『偽卮笫律牛俊本萃臣疲詰鈉笠翟冀?0%沒有對新進員工進行有效的培訓，就立即到崗位上去正式工作了。就算做此培訓的企業，很多也不太重視，往往把它當作員工到崗日的一個簡單“行政步驟”，草草而過，不細緻，欠規範。殊不知，這樣的做法儘管沒什麼錯，但卻會埋下人才流失的“風險種子”。
其間的緣由不難理解。
新員工在進入企業之初面臨著幾個典型問題：公司當初的承諾是否會兌現?工作環境容易融入嗎?是否會被新的群體接納?初入一個全新的環境，新員工一下子面對很多不同以往的“新鮮事”。有的是和工作職責直接相關的，比如，不同的業務流程，不同的行業、客戶群;有的是管理風格和企業環境方面的，比如，財務審批制度比其以前任職企業的更為複雜嚴格了，部門間溝通途徑不一樣了，甚至電郵傳發的許可權性規定不同了……很多老員工們已經習以為常、看似不值一提的細節，對新員工而言都是需要了解和適應的“新鮮事”，而且在陌生的壓力環境下容易冒出不知所措、失望、沮喪等負面情緒的苗頭，埋下人才流失的風險種子也就不奇怪了。
要規避這顆風險的種子，就應在短時間內讓讓企業所錄用的員工快速進入角色、融入企業，從“局外人”轉變成為“企業人”。這就需要透過規範系統的方法使其感到受尊重、被關注，形成員工的歸屬感，對個人在企業中的職業發展充滿信心。所以，及時、規範、全面的入職培訓是人力資源管理中不可忽視的一個重要環節。它既是選才招聘的後續步驟，也是企業做好retention(留才)工作的第一步。
兩個培訓方面
入職培訓是一項由企業的人力資源部門和新員工的直接上級共同協作的工作。根據培訓的兩大類內容，通常由兩方面分別主導和負責。(見下表)
一般性/ HR培訓
- 企業概況(公司的歷史、背景、經營理念、願景、使命、價值觀)
- 本行業的概況，公司的行業地位、市場表現、發展前景
- 基本的產品/服務知識、製造與銷售情況
- 企業的規章制度與組織結構
- 公務禮儀、行為規範、商業機密、職業操守
- 薪酬和晉升制度
- 勞動合同，福利與社會保險等
- 安全、衛生
- …...
專業性/ 針對性培訓
- 工作場所、辦公設施裝置的熟悉
- 內部人員的熟悉(本部門上級、下屬、同事;其他部門的負責人、主要合作的同事)
- 瞭解業務、流程、職責、許可權，包括客戶、產品、市場、行業、對外聯絡方;有時需實地進行，如參觀生產、倉庫、研發實驗室等 - 視崗位而定
- 專業性的技術、業務、財務等管理方法訓練 - 視崗位而定
- ……
其中，第一部分內容相對標準化，部門或崗位的差異不大，一般由人力資源部門承擔和組織，所需時間也通常比較短暫且固定間，而且，規模大、新招員工多而頻密的公司還可集中採取團體性的課程，成本低效率高。
而第二部分內容則根據不同崗位的實際工作需要，主要由新員工的直接主管/部門負責人擬定並推動執行，所需時日則可有很大差異，短則一兩日，長則數月，但一般以試用期為上限。在這裡，輔導計劃是個不錯的工具。主管可以根據新員工的個人情況量身訂做，考慮其當時的職務所需以及將來的發展所需，使新人的學習有特定的方向;依據輔導計劃，主管可每週或每月定期瞭解新人學習和適應情況，不時面談，溝通彼此的想法，修正不適當的部分。透過這種方式，主管不需要全天候“監視”新人的所作所為，也可培養新員工對工作的認同感和責任感。
而這兩部分培訓的所有相關的紀錄、執行跟蹤、效果反饋等可由HR部門總體掌控。(可採用檢查清單等工具，見GE示例)
示例：GE的新員工導向培訓活動checklist (生產崗位)
報到當天
- 歡迎加入本公司，擔任此職務
- 指引更衣箱及洗手間的地點
- 指導員工食堂和飲水點
- 介紹進出廠區及門衛檢驗制度
- 引領參觀工作地點和狀況
- 介紹作息與考勤制度
- 本部門/班組工作介紹
- 引見部門/班組同事
- 介紹安全規程與安全裝置的使用
- 引導新員工開始工作，介紹工作規程
- 提醒他在有問題/需要幫助時可找的人員
第一天之後
- 介紹薪酬體系
- 介紹自備車停放及公司交通車情況
- 介紹公司醫療衛生設施
- 進一步仔細明確安全規程
- 深入介紹本部門/班組中各職位間的合作關係
- 下班前檢查其績效、講評並答疑
前二週
- 介紹公司福利待遇
- 介紹投訴及合理化建議的渠道
- 檢查工作習慣是否有違安全要求
- 繼續檢查、講評和指導其工作
幾種培訓方式
入職培訓的方式方法可靈活多樣。可以是授課式、研討會形式，也可以是在崗實地培訓(On The Job Training)，甚至可以是戶外訓練等方式。
例如，美國惠而浦公司(Whirlpool Corporation) 對新加入的銷售人員採用實地培訓。以7個人為一組，安排在公司密歇根總部附近的房子裡，為期兩個月，只有2個週末允許回家度假。除了普通的講授方式，還讓新銷售員工每天用公司的產品洗衣、做飯、洗碗;他們也會在當地的商店購買家用電器，把惠而浦的產品和競爭者的產品做比較，等等。這個培訓使新加入的銷售人員快速熟悉產品和業務，參加了該專案的員工透過試用期留在惠而浦的`比率也比較高，而且還吸引了不少人前來應聘銷售的職位。
還有些公司採用“夥伴制”(Buddy System)，就是給每個新員工指定安排一名工作職責相近、熱誠負責的老員工作為“結對子”的“夥伴”，事無鉅細，隨時可給予新員工必要的協助和指點;而被選上做“夥伴”也是企業對優秀員工的一種認可和榮譽，對其額外的付出，企業也給予一定的獎勵。這種一對一的“貼身全程服務”很能顯示企業的親和力和凝聚力，也是將企業文化得以傳播和加強的可靠途徑。
也有的企業會請第三方的培訓公司，採用更新穎的戶外拓展訓練作為入職培訓的一部份。這種拓展訓練沿用了體驗式培訓的基礎理論，結合新人融入方面的心理學和組織行為學研究成果，透過科學的情境設計，讓課程兼顧新人的個體行為感受、團隊角色觀念的樹立和企業價值認同的推動，從而促進新員工融入企業，加強新員工對企業的認同感和歸屬感;同時，也使新員工在體驗中理解和認同企業文化。
讓第一天印象深刻
大家都知道第一印象很重要。那麼，讓新員工對就職的第一天留下深刻的好印象，就意味著入職培訓和員工融入新環境成功了一半;同時，這也不失為留人工作的一個很好的切入點。這裡羅列一些方法供參考選擇，看似瑣碎，卻可細微之處見實效：
舉辦一個簡單但熱烈的歡迎招待會，(依據預算多寡)備些咖啡和茶點，邀請公司員工來和新同事見面認識。
幫助新員工安排好工作的準備，包括：辦公座位、辦公用品、姓名牌、名片、出入卡、內部通訊錄、緊急聯絡表、電話設定、電腦設定(包括電郵信箱的申請開通)、甚至檯曆等
告知最基本和即刻需要用到的資訊，如：辦公區的佈局，最常用的電話和電郵的使用指南，影印、傳真、列印等辦公裝置的使用、茶水間、餐廳、洗手間的使用，等
歡迎信 -- 可用公司的“行話”或“俚語”準備一封生動幽默的歡迎信，(也可體現企業文化和親和力)
公司紀念品(印有公司標識)
邀請共進午餐
儘量指定“專人”負責某位新員工的第一天
前三至六個月的試用期是企業對新員工的考察期，其實，它同時也是員工證實“找對了新東家”的自我驗證時期。成功的新員工培訓與發展已經深入到了員工的行為和精神的層次，在局外人轉變為企業人的過程中，員工逐漸熟悉、適應組織環境並開始初步規劃自己的職業生涯、定位自己的角色、開始發揮自己的才能。所以，還請企業使用好入職培訓這個工具，對千挑萬揀招來的人才充分施展“留人”策略，可別讓“煮熟的鴨子”飛走了。
作者繫上海人才有限公司諮詢顧問。上海人才有限公司致力於以世界級的理念和方法樹立管理諮詢服務品牌，在多個領域已經成為人力資源管理諮詢方面的領導者。歡迎與作者探討您的觀點和看法