如何做好機關檔案的管理工作
機關檔案是機關工作的珍貴參考材料。收集管理機關檔案，為當前和今後提供有價值的參考依據，是檔案工作人員的職責。但是，由於管理條件差、人員不穩定等原因，機關檔案管理工作受到很大制約。
一、機關檔案管理工作存在的問題
（一）保管條件落後。隨著經濟發展和社會進步，多數機關單位辦公場所緊張，沒有規範統一的專用檔案室;有的單位檔案室與辦公室合二為一，辦公室放幾個資料櫥，就搖身一變成了檔案室;有的檔案室與倉庫混為一談，檔案沒有多少，桌椅板凳、報紙雜誌等雜物卻堆滿房間，汗牛充棟;有的“六防”設施不配套，檔案材料黴變、蟲蛀、查詢困難和遺失等現象時有發生。
（二）檔案管理分散。一些機關下屬科室均設有兼職管理人員，檔案分散管理，兼職檔案管理人員一身多任，各自為政，投入檔案工作的精力有限，而且由於工作不專業、業務不熟悉，無法對檔案進行科學有效的管理，造成檔案材料收集不齊全、不完整，檔案管理難以實現規範化、標準化和長期化。
（三）管理水平不高。一方面，檔案管理缺乏制度保障。有的機關檔案管理制度不健全，管理混亂;少數有制度的，也缺乏針對性和可操作性;還有的沒有相關配套實施辦法和檢查考核措施，制度成為一紙空文，純屬紙上談兵。另一方面，檔案管理缺乏現代化手段。隨著計算機的普及，不少機關單位開始運用計算機及網路技術管理檔案，相當一部分檔案管理人員還實行手工收集、手中操作、手工檢索，利用現代化技術裝置的水平不高、範圍不廣，不利於檔案的收集、編研、開發利用和檔案技術支撐作用的充分發揮。
二、存在問題的原因
（一）對檔案管理工作認識不足。社會的每一點進步，對檔案工作地位的提高和自身發展都會產生巨大推動作用，但檔案工作在一些領域尚沒有得到足夠重視。主要表現為，一些機關領導對檔案工作的重要性認識不足，認為檔案管理不是單位的主要工作，只不過是抄抄寫寫、保管性的事務工作，對創造經濟社會效益、完成工作目標任務幫助不大，只要“守好攤”，不丟失，不洩密，能應付外調、查檔就行。因此，執行檔案管理的相關法律法規不認真、不徹底，導致機關檔案管理人浮於事，檔案資料收集、整理、歸檔工作滯後，檔案管理工作的作用得不到充分發揮。
（二）檔案管理人員素質不強。檔案業務具有很強的專業性、技術性、連續性，需要相對固定的工作人員。但現實當中，檔案管理人員不穩定，專職少、兼職多，工作缺乏積極性。一是工作不安心。缺乏長遠計劃和打算，安不下心來，對檔案工作的責任心不強。二是學習業務不專心。檔案管理人員的素質提升和繼續教育沒有納入培訓計劃和要求，他們認為下工夫學好了業務，也該換崗了，學了也是白學。三是工作不用心。由於檔案管理人員調整頻繁，大部分兼職人員沒有經過專業檔案知識培訓，對檔案的`重要性和管理要求掌握不全面、不繫統，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不熟悉，檔案收集意識淡薄，交接不認真，往往造成檔案管理水平不高，缺乏連續性、銜接性。
三、機關檔案管理工作的思路
（一）必須引起領導重視。領導重視是搞好機關檔案管理工作的關鍵。要想得到領導的信任和支援，檔案管理人員必須提高自身素質，搞好工作協調。一要愛崗敬業。熱愛檔案崗位，學好業務知識，提高管理水平，幹好本職工作，以出色的工作業績，引起領導的關注和支援。二要強化宣傳。採取多種形式，搞好《檔案法》、《保密法》及有關法律法規的宣傳，使單位上下充分認識到檔案工作的重要意義。同時，積極向領導建議，將檔案室基礎設施建設、裝置配置、檔案保護、人員培訓等列入本單位發展規劃，並根據工作需要撥付經費。三要樹立服務意識。圍繞單位中心工作，及時、準確地為領導和相關科室、部門提供檔案資訊服務，提升檔案管理工作影響力，推動檔案管理工作順利開展。
（二）必須健全機構機制。健全的機構和機制是搞好機關檔案管理工作的保證。機關單位在成立業務科室的同時，要相對固定兼職檔案管理人員，人員調整時必須認真做好檔案資
料的交接。同時，要建立健全檔案工作管理機制，完善歸檔、保管、鑑定、利用等制度，明確崗位責任制，確保檔案業務規範執行;要理順機關科室和檔案室之間的關係，逐步推動檔案由多頭分散管理向集中統一管理轉變;要將檔案工作與業務工作置於同等重要的位置，與業務工作同計劃、同佈置、同檢查、同落實，充分調動檔案管理人員的工作積極性。
（三）必須提高從業人員素質。提高檔案人員素質是搞好機關檔案管理工作的基礎，必須在提升檔案工作的生命力、檔案事業的保障力、檔案隊伍的戰鬥力上動腦筋、下功夫。一是加強機關檔案人才隊伍建設。拓寬人才培養渠道，有針對性地選擇綜合素質好、發展潛力大、責任心強的人員進行教育培養，引導他們從事檔案管理工作，關心他們的工作和生活，充分發揮他們的積極性和創造性。同時，要抓好智力引進工作，注重引進檔案專業人才或公開招錄檔案學、漢語言文學、歷史學、計算機等專業人才從事機關檔案工作，壯大機關檔案人才隊伍。二是加強檔案管理人員業務培訓。檔案管理工作專業性很強，要求從業人員既要有高度的責任感，又要具有一定的專業水平，尤其是具有運用現代科技手段管理檔案的基本技能。要經常組織檔案管理人員學習《檔案法》及其《實施辦法》和《管理條例》等法律法規;要強化資訊科技、縮微技術、數碼影印新技術、相關標準規範和檔案基礎業務知識培訓，最佳化知識結構，實現理論和實踐有機結合;要堅持走出去，學習先進工作經驗，增長見識，開闊視野，拓寬思路。三是注重自我提高。檔案工作人員要積極探索管理新模式，掌握管理新方法，自覺提升專業水平，實現機關檔案管理的規範化、標準化、科學化。