淺談如何做好檔案的管理工作
在從事了兩年多的檔案管理工作中，深刻體會到檔案管理的重要性。提高檔案工作的效率與質量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑑的資訊。因此，檔案管理工作人員務必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環節的工作。那麼，如何做好檔案管理工作呢？我作為一名辦公人員，在實踐中透過不斷總結，尋找其中的規律，得到了一些粗淺的見解，願與大家共同分享。
一、規範公文處理，把好公文形成關
檔案一般是完成了文書處理程式，完成了傳達和記述使命而備查的歷史檔案。因此公文形成是檔案工作的起點，規範公文處理，把好公文形成關，是做好檔案管理工作的基礎。而公文擬製則是公文形成的關鍵環節。不同單位的檔案擬製部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統一擬製的，有的則是由相關部門起草然後交由辦公室負責印發。我部就屬於後者，由於各職能部門寫作人員的水平、素質各不相同，對公文起草工作相關要求的理解存在差異，導致起草的檔案的質量也就大不一樣。我專案部在公文擬製過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：
1、文種使用不當。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規範使用紅標頭檔案等
2、附件標識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規定的位置做出標識，也不在附件名稱前標識出具體的序號，行文程式很混亂。
3、公文主題詞標註不準確，不利於檢索查詢。
4、數字使用不規範等等。上述情況，嚴重影響了公文轉化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責公文擬製人員，平時有責任也有義務對各部門呈送的公文初稿進行規範處理，依照有關規定，全面稽核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關鍵的字、詞、句等要嚴格把關，發現問題應儘快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，儘量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發的領導定奪，以確保公文的高質量、高水平，以及檔案的高質量、高水平。
二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起
公文形成後，經過一段時間的歸整處理，待檔案涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的儲存進行價值評估，根據公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷燬，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發展、穩定的大事、要事、新事及代表本單位成就的檔案留存下來，以備隨時查閱和呼叫。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰，它要求文書人員有發展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數量眾多、內容龐雜的檔案中挑選出那些具有儲存價值的檔案進行歸檔，供日後的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：
1、對檔案工作要有高度的認識，要實現從公文到檔案的成功轉化，就必須重視公文的規範化管理，實現文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對檔案管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質量，減少檔案部門的工作程式和煩瑣的移交手續，避免重複立卷，使文書工作流程更加科學化、合理化。
2、要有高度的職業責任感。檔案工作人員要有較強的職業悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦裡，要有對歷史負責的態度，使檔案工作平時化、平常化。因此，務必要按照《辦法》的要求，規範地、科學地辦理好每一份檔案，對每一份檔案做出科學的評估。
3、要不斷提高自己的專業素質和綜合素質。文秘工作和檔案工作具有較強的專業性和技術性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學習，加強檔案意識的培養，最好的辦法就是常備一本專業書籍，《檔案管理學》、《檔案管理基礎》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學習，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的'公文進行科學地評估歸類。。
三、完善公文材料，做好檔案收集工作
文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發現有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來檔案未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：
1、檔案整理工作必須從平時做起。對於上級發文，做完收文登記後，首先應鑑別該檔案是否具有儲存價值，如果其中一部分隨著現行效用的完成，便失去其儲存的社會價值而被淘汰；而另一部分檔案，退出現行領域之後，卻具有儲存價值，能使後人透過其載錄進行借鑑和利用，因此應按檔案整理規範要求，用不鏽鋼釘子重新裝訂，後進行傳閱，閱辦完畢後，已初步進入歸檔程式，進一步歸整，以備平時查閱。
2、檔案整理工作應注重細節。對於本單位自生檔案，領導簽發後，應將形成該檔案的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式檔案、簽發文、定稿、改稿、初稿等程式集中歸整，並統一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準備工作。
四、善於交流，接受新資訊，達到資源共享
作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文件的歸檔價值，一定要結合本單位的職業特色，創造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業意識。不斷接受新資訊，擴大知識視野，提高自己的鑑別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向使用者推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料彙編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統計數字彙集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。
總之，檔案管理工作具有很強的挑戰性。在今後的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結合起來，不斷提高檔案管理質量，提高其利用率。目前我專案部檔案裝備還比較落後，正在向電子歸檔、微機檢索過渡，這一項新的工作給我提供了更多的學習機會。我深信，只要我們以高度的職業責任感和較強的敬業精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規範化、科學化發展，從而為檔案工作提供更多更好的資訊資源。