地稅系統檔案數字化需求實現的範文
隨著江蘇地稅系統徵管模式的改革，在稅務管理過程中，從納稅人、外部門協調、內部都會產生大量紙質資料和管理過程檔案，這些檔案的傳遞和儲存，給基層稅務部門帶來了沉重負擔。同時，由於檔案數量的加大也給檔案的查詢和利用帶來不便，增加了檔案利用成本。而目前實施的個人所得稅全員申報政策，將加劇這種趨勢的發展。目前江蘇省地稅局電子檔案管理系統的正式實施，使稅務檔案的產生和管理應用又帶來了新的變化。
原來手工形成的紙質稅務檔案，絕大多數已經由徵管資訊化管理系統自動生成，實物檔案系統收集的檔案只是由資訊系統輸出的文件而已。在資訊化高度發展的今天，實物檔案系統為了提高查詢、利用效率，建立資訊化查詢系統，將實物檔案管理納入資訊化管理的渠道。而電子簽名法律地位的確定，紙質檔案的傳統簽章已經可以由電子檔案取代。這為建立數字化稅務管理系統，替代實物檔案系統奠定了基礎。數字化稅務檔案管理系統的建立，需要解決稅務檔案資訊的採集歸檔、稅務檔案資訊的管理和稅務檔案資訊的查詢應用三個問題。從系統工程的角度看，稅務檔案管理系統的建設，要解決組織結構、業務流程等問題，也就是說要解決什麼人，用什麼方式，解決什麼問題。
一、地稅系統檔案的業務描述
地稅系統檔案數字化從體系結構，或者說產生來源劃分可以劃分為兩部分，兩部分的內容產生的途徑和形成的過程有著明顯的區別，在系統設計時必須區別對待。第一部分內容為行政公文件案；第二部分為徵管業務檔案。
行政公文件案產生於辦公自動化系統，分為收文和發文兩個型別。收文來源上級和平行部門，發文來源於本系統(單位)。對於現階段，辦公自動化並未在國家行政機關通用(或未應用辦公自動化系統)，即各部門之間的公文互相不能直接呼叫，還是以紙質檔案形式傳遞，為了各自的辦公自動化系統(OA)的執行，來文多以掃描件的形式錄入系統中。收文以圖片檔案的形式保存於系統中。而圖片形式檔案的最大特點是不可修改性和不可全文檢索性，這就構成了其在數字檔案形成中的特殊性。必須在進行數字化檔案歸檔過程中進行特別處理。
發文檔案產生於辦公自動化系統本身，是以電子檔案形式存在的，對於數字檔案的歸檔工作相對簡單。由於是電子檔案，其可編輯性和可檢索性要遠遠好於圖片型電子文件。但稅務部門的發文文件，其內容多為政策法規，有其不可更改性，因此在發文進行數字化歸檔時就必須考慮檔案的加密需求。
地稅徵管業務檔案來源於稅收徵管系統，採用流行的多層架構體系，以Oracle資料庫為資料儲存管理系統。儲存的資訊除徵收資料外，還包含了大量的納稅人登記資訊、徵管資訊、減免審批資訊、發票資訊等文件資訊。這些文件資訊就構成了稅務的徵管檔案。
二、地稅系統檔案數字化管理功能需求及實現
地稅系統數字檔案系統建設的總體功能需求，包含日常管理和系統管理兩部分內容。日常管理包括歸檔管理、網上服務和應用管理等內容；系統維護包括資料維護和系統管理等內容。
1．日常管理。
(1) 檔案數字化歸檔管理。地稅系統檔案系統的數字化歸檔包含三個方面：其一是紙質實物檔案的歸檔管理。紙質實物檔案按照數字檔案系統的要求，將檔案電子化(縮微或掃描)形成數字化文件後登記人數字檔案系統中。歸檔功能的包括六部分：文件追加：一是自動編制檔案序號、標題唯一索引標記、人工主題詞錄入、引入正文；二是文件歸檔：編輯；對單個條目進行編輯；三是文件排序：對文件按一定條件排序；四是文件移動：移動文件條目；五是刪除：刪除無效文件條目；六是：鑑定一對文件進行鑑定。需要說明的是，以上功能對有稅務OA系統和稅收徵管系統歸檔的檔案檔案管理同樣有效。其二是稅務辦公自動化系統(OA)產生的檔案數字化歸檔。採集OA系統公文文頭紙內的資訊形成“公文資訊項”，設定“儲存期限”。數字檔案管理系統自動將文件進行分類，將正文主體進行規格化處理(加密，主要對發文)後導人數字化檔案管理系統。其三是稅收檔案的數字化歸檔管理。類似OA系統的數字化歸檔，稅收檔案的歸檔是將徵管系統產生的文件，經整理後導人檔案管理系統。南開徵管系統產生的檔案都是結構化的資料，歸檔的自動化程度更高。歸檔由系統編寫的介面摸塊負責完成。在數字檔案管理系統中建立歸檔任務，定期由管理人員觸發進行歸檔工作(一般一年一次)。
(2)業務管理。業務管理包括五部分。一是編目：列印歸檔檔案目錄；列印檔案交接表；列印目錄封面。二是統計：全庫統計；分類統計；指定條件統計；統計結果列印與輸出。三是借閱：實體檔案借閱登記；借閱申請監控；網上查閱臨時授權；期限屆滿自動撤銷。四是歸還：實體檔案歸還登記；實體檔案催還通知；過期標識自動生成。五是銷燬：編制待銷燬檔案目錄；檔案銷燬審批；檔案銷燬；日誌存檔。
(3)系統維護管理。系統維護管理主要完成以下工作：一是系統配置管理，主要完成系統各介面引數設定；二是報表配置管理，主要完成各種報表生成格式、引數及內容的配置管理；三是使用者許可權管理，用於使用者使用系統的許可權控制；四是系統日誌管理，用於系統日誌的導人、匯出、擷取的操作。資料備份，定期對系統資料進行備份，以應對安全威脅。
(4)系統資料維護。資料維護設定如下功能：資料的導人匯出、批次編輯、批次刪除、批次移動、標號唯一性檢查、標號唯一性檢查、標號重排。
2．數字化稅務檔案的應用一網上服務。稅務檔案網上服務主要包括如政策法規公告等。這些內容對社會公眾開放。在稅務網站上設定相應的展示平臺，由檔案管理人員定期從數字檔案系統中向網站釋出，其釋出形式如下：
3．數字化稅務檔案的應用。稅務檔案應用管理主要完成檢索、調閱檔案等應用工作。專業使用者可對全部或指定類別的檔案進行全文檢索，也可以按著錄項進行組合條件檢索，對檢索結果可以進行顯示、排序、轉存、列印等操作。專業使用者在檢索到所需要的歸檔檔案後，可以直接點選以檢視著錄資訊和附加的電子檔案。如果系統提示當前使用者無權瀏覽，則可以選擇一個或多個無權瀏覽的檔案，點選“申請授權”按鈕，提交網上查閱授權申請。經辦公自動化系統的借閱審批流程，由主管負責人批准後，可由檔案管理員授予申請人在網上檢視這些歸檔檔案著錄資訊和附加的電子檔案的臨時許可權。網上查閱授權申請和實體檔案借閱申請中的申請人姓名、工作單位、申請日期由系統自動生成，其他資訊項由申請人填寫。
三、實行地稅系統檔案數字化需求實現中應注意的問題
1、必須加強資料錄入前的資料稽核。資料整理是檔案電子化工作中的一個基礎環節，準備不充分會造成資料錄入內容與名稱不對應或資料殘缺不全等現象。這要求在檔案錄入或掃描前，必須加強稽核，對錯誤或模糊不清的書面檔案資料（如未簽字的申報表、填寫不全的稅務登記表等）必須及時改正後才能掃入微機。
2、錄入過程中應注意按順序操作。稅收檔案在向數子化管理方向推進的過程中應先根據各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況，分清輕重緩急，將那些利用價值較高的檔案進行優先加工整理，循序漸進錄入資料，可以取得“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3、應注意錄入後的`電子資料保管。電子檔案資料雖然不怕蟲蛀、黴爛，但也有其自己的缺點，其是儲存在微機中的一系列資料，一旦發生中毒、計算機硬碟損壞等，將會造成資料的丟失，因此要加強對已錄入的資料的儲存，在加強對計算機安全管理的同時，可定期對資料進行備份，確保資料不丟失；還要加強資料的保密處理，防止人為的資料破壞。
4、應加強對檔案資料的利用。
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案能為徵管所用，而電子化就是為了提高檔案的利用率，更好地服務於徵管，強化徵管基礎建設工作，因此要加強對電子檔案系統的宣傳，讓人人都瞭解並會查詢檔案，以實現檔案電子化的真正目的。
地稅系統檔案管理數字化是資訊化社會檔案管理的必經之路。將“一戶式”管理和徵管資料的科學歸檔作了有機的融合，並藉助現代化手段，對於稅務檔案的分類和利用必將開創一個嶄新的未來。目前，江蘇省地稅局電子檔案管理系統的正式實施為稅務檔案管理資訊化提供了良好的平臺，因此它的發展必將不斷深入。隨著資訊化新技術的不斷湧現，檔案管理必將朝著，程式化、簡單化、便捷化、人性化的方向發展，為檔案的有效利用提供優良平臺。