數字化在檔案管理中的應用論文
數字化在檔案管理中的應用論文
[摘 要]隨著時代的發展，計算機行業也提升了其發展速度。現代的檔案管理技術已無法滿足人們的需求，因此數字化管理的產生十分必要。這種從傳統的管理手段到現代化的數字管理的轉變不僅能夠提高檔案管理的工作效率，還促進了其積極、良好的發展。
[關鍵詞]檔案管理技術；數字化管理；發展
由於網路技術的不斷普及和發展，檔案管理的數字化發展速度也逐步加快。隨著這種管理方式的不斷普及，一些不足之處也隨之顯現出來。面對國家經濟發展的步伐不斷加快的現狀，檔案管理的重要性和提高其管理水平的必要性也越來越強。目前，國家的檔案管理水平還不夠均衡，還有很多問題需要去解決。因此必須不斷分析和改進檔案的管理水平才能夠推動其發展。
1.數字化檔案管理及其應用
1.1數字化檔案管理
資訊化建設的關鍵是資訊資源的共建共享與有效利用，而檔案資源作為一種重要的資訊資源，其規範、標準的管理與利用正逐漸受到社會各界的重視。數字化檔案即將檔案的相關資訊以虛擬的方式將其儲存、管理、傳送與分享。這種檔案的儲存方式不會受到地理位置和資訊載體的制約。所謂數字化管理，大體上講，就是利用網際網路的方式，實現將檔案的儲存由實體變為虛擬化儲存。這些檔案的資訊載體也將由紙質轉為虛擬化載體，檔案資源由文字變為電子資訊、所服務的物件由窄小變為廣闊。
檔案的數字化管理在我國現代化發展中的應用十分廣泛，因為它能夠解決很多傳統的'管理的手段的缺點，比如說不容易儲存，檔案資訊查詢費時費力，資訊傳遞與分享不方便，資訊保密性不強等。檔案數字化管理是按照以掃描、圖形處理、OCR識別、自動提取著錄項內容、生成目錄、統一數字化檔案格式、不同種類的數字化檔案分層儲存、分別進行許可權控制，加工處理得到的電子檔案與目錄自動掛接等功能整合的手段，使數字化加工處理工作可以批次高速進行，這樣不但可以讓資料以最佳新式進行儲存，做到圖文聲相結合，檔案資訊更詳細，從而提高工作效率。
隨著新時期的到來，數字化檔案還增加了指紋錄入DNA識別與採集的功能。找這種情形來看，檔案的數字化管理手段將會不斷普及全國。雖然數字化管理的手段有眾多優點且傳統的管理手段又有很多缺點，但是也不能完全將傳統的管理手段摒棄。因為傳統管理手段還是有很多優點的。這樣就得需要相關的技術人員仔細斟酌，什麼樣的檔案需要數字化。
2.檔案數字化管理的必要性
2.1傳統管理手段的缺點
傳統的檔案管理方式使我國以前的普遍管理方式，現如今仍舊有很多的事業單位或是教育單位等在應用這種管理手段。就利益這方面來講，傳統的管理手段不僅工作效率低，而且保密性不好。再者，在查詢相關檔案資訊或者為其他部門提供相關資訊時往往需要耗費很多時間去尋找。這種傳統方式的管理手段所需工作量太大，耗費時間也太長，使得管理的工作不能夠正常的進行，效率也及其低。我國和其他國家相比，由於科學技術手段相對比較低，檔案管理水平也一直遜色於其他國家。
2.2數字化管理的優點――提高經濟效益
傳統的管理手段由於採用的是紙質版的檔案，再加上需要的工作人員數量眾多，使得管理起來又耗時又浪費很多勞動力。現如今的數字化檔案管理不僅管理起來方便快捷，減少了樹木的消耗，保護了環境，還減少了勞動力的耗費。與此同時，數字化管理還能夠幫助檔案管理中心減少儲備佔地，增加了土地利用率。
2.3數字化管理的優點――增強了資訊的嚴密性
數字化管理利用網際網路技術將檔案資訊轉為電子版，能夠使檔案更加安全，加強了其保密性。再加上電子化資訊管理起來也比較省時間省勞動力，這使得其優勢更加突出。而且這樣還防止了經常有檔案被篡改的行為。也就是說它使得檔案管理中心為利用者提供更加及時、準確、系統且有較高權威性和參考價值的檔案資訊。
2.4數字化管理的優點――提高了辦公效率
因為企業部門的檔案流動性較強，如果想很精準的將這些資料統計出來並隨之瞭解它們的情況，就要應用數字化管理的手段。因為以前的傳統手段必須將其“歸檔”以後才能夠進行查詢。數字化管理手段能夠使檔案資訊的查詢變得簡單方便，同時又能精準的將資料反映出來。這種管理手段可以使工作人員在足不出戶的狀況下就能夠了解到所有資料。
3.新時期數字化檔案管理的發展趨勢
3.1促進制度標準化發展
首先要成立專門的檔案監督小組，並設定專門的選擇和管理人員，將檔案按照國家的標準來對檔案進行分類和儲存。比如說針對不同的部門、檔案用途的不同和檔案限制性等因素來制定合理的管理制度。與此同時還要根據檔案資訊的儲存、搜尋、傳送和查詢等方面建立統一的規範與制度並不斷的完善它。
3.2最佳化檔案管理體系
首先建立一個完整的檔案管理體系，使其成為一個更加完整的數字化檔案館。這需要國家不斷提高科技水平，不斷加強管理體系並將檔案資料庫不斷的進行最佳化。其次是要逐步的去完善它，比如說要備好多臺伺服器，對檔案要進行集中性掃描並設定專一的儲存格式，對資料要進行及時的備份等等。第三，要對人力資源、機器裝置和網路環境加強管理，以提高資源共享的能力。最後還要設定其它可以與數字化管理相銜接的管理系統以備不時之需。
3.3加強數字化管理的安全性
在硬體管理方面，首先要將檔案資料的儲存量提升，並將儲存的時間延長。其次是要設定專門的管理人員負責資訊的安全監督，保證重要的資料資訊不會丟失。在軟體管理方面，要對資訊庫設定一定的許可權，還要設定安全的密碼和多層的關卡與防火牆來保證資料的安全性。
3.4加強管理人員的隊伍建設
首先要對檔案管理中心的工作人員進行定期的培訓和考核。培訓的時候要對不同的崗位需求進行針對性培訓。其次要對工作人員進行合理的安置，並激發他們的上進心，促使他們努力工作。最後，要使管理隊伍職業化、專業化。
3.5維護其智慧財產權
要建立高效的防範技術。比如說加強對盜版資訊的懲治，建立完善的法律制度，提高管理人員的文化素質和管理水平。