行政文秘工作者必須掌握的
一、紅標頭檔案的製作及標準
1．進行頁面設定
選擇“檔案”“頁面設定”選擇“頁邊距”附籤，上：3．7釐米下：3．5釐米左：2．8釐米右：2．6釐米。選擇“版式”附籤，將“頁首和頁尾”設定成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文件網格”附籤，“字型設定”，“中文字型”設定為“仿宋”；“字號”設定成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網格和字元網格”；將“每行”設定成“28”個字元；“每頁”設定成“22”行。然後單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設定成了以三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。
2．插入頁號
選擇“插入”“頁碼”，“位置”設定為“頁面底端（頁尾）”，“對齊方式”設定為“外側”。然後單擊“格式”按鈕，“數字格式”設定為全形的`顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設定。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全形方式的短線；並將頁碼字號設定成“四號”；字型任意；奇數頁的頁碼設定成右空一個漢字，偶數頁的頁碼設定成左空一個漢字。
選擇“插入”“文字框”“橫排”選單項，滑鼠將會變成“┼”，在wordXX版面上單擊滑鼠左鍵，出現一個文字框，在該文字框內輸入發文機關標識，輸入完成後，選中該文字框，單擊滑鼠右鍵“設定文字框格式”，在這裡來設定紅頭的屬性。
選擇“顏色和線條”附籤，“顏色”設定成“無填充顏色”。選擇“大小”附籤，“高度”設定成“2cm”；寬度設定成“15．5cm”。注：使用者可根據實際情況調節尺寸。選擇“版式”附籤，單擊“高階”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設定成“居中”，“度量依據”設定成“頁面”；垂直對齊：“絕對位置”設定成“頁邊距”，“下側”設定成“2．5cm”平行文標準，“8．0cm”上行文標準，注：使用者可根據實際情況調節尺寸。然後單擊“確定”。
4．紅線製作
首先將“檢視”“工具欄”“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，滑鼠會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的shift鍵，右手拖動滑鼠從左到右劃一條水平線，然後選中直線單擊滑鼠右鍵，選擇“設定自選圖形格式”，紅線的屬性在這裡進行設定。選擇“顏色和線條”附籤，“顏色”設定為“紅色”；“虛實”設定為“實線”；“粗線”設定為“2．25磅”。選擇“大小”附籤，“寬度”設定為“15．5cm”。選擇“版式”附籤，單擊“高階”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設定成“居中”，“度量依據”設定成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設定成“頁邊距”，“下側”設定成“7cm”平行文標準，“13．5cm”上行文標準，注：使用者可根據實際情況進行調節。單擊確定。
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