怎樣做好秘書工作

怎樣做好秘書工作

秘書作為直接服務於領導的事務與資訊助手，工作具有事務性、綜合性、從屬性和服務性等特點。秘書工作從內容上說大體上可分為事務服務和業務服務，二者是相輔相成的。事務服務是基礎，是指處理工作過程中會遇到的各種具體事務;業務服務是為領導事務服務的延伸和提升，是一個抽象概念，指秘書業務。秘書透過大量微細的事務服務，適應環境、適應領導的工作特點並熟悉崗位的職責和流程，以做好業務服務。在一個單位，領導的任務是決策、指導、組織、協調。而秘書的任務則是為領導的活動提供服務。領導集體確定的組織目標，既是領導的工作目標，也是秘書人員的工作目標。因此，秘書人員始終都參與到領導活動中去，但又和領導者的工作絕然不同，既不能以領導的面目出現，又要輔助領導做很多工作。怎樣擺正自己的位置，處理好與領導之間的關係?根據我的理解，認為應注意以下幾點：

一、要有服務意識。

秘書的崗位決定了秘書工作的性質是以服務協調為主。在工作過程中要充分領會領導的指示意圖，積極主動的協調配合領導的行動措施，在思想上行動上與領導保持高度一致，服從協助領導的'工作安排。對領導安排下來的工作要及時完成;對領導因繁忙而疏忽的事務要及時提醒;對領導已經佈置完成的政策措施要關心實施進度和實施效果，發現問題要及時向領導彙報。另外，在工作時間上也要緊跟領導步伐。基層工作較繁忙，工作時間可能超出8小時範圍，這個時候，也要嚴格遵守“服務”的宗旨。這個“服務”，不僅是為領導服務，更是為人民服務，無論8小時內或外，只要是工作，一律認真對待。

二、要協調好各種關係：包括與本部門的領導之間，同事之間的關係;與當事人的關係;與有關部門的關係等。

協調是秘書工作的重點之一，協調好各種關係，對開展工作，提高工作效率有重要意義。在協調過程中，要區別對待不同性格的人，不同立場的人，不同職能的部門，具體問題具體分析，採取不同的方式爭取和諧平穩的大工作環境。如與自己在某些方面有衝突，必須堅持寧可受委屈，也要顧全大局。

三、要掌握理事藝術

1、對領導尊重而不迎合，尊重領導是秘書人員應有的品德。怎樣尊重，倒有個“度”的問題。我認為，尊重領導的根本，一是維護領導的威信，從內心裡敬重領導;二是盡力協助領導做好工作。在為若干領導服務中，要從維護領導的團結和威信出發，一視同仁，不能看人行事，厚此薄彼。2、服從而不盲從，一是認真領會、忠實體現領導意圖;二是要恰如其分地為領導拾遺補缺。但要注意，服從不是人身的依附，不是唯唯諾諾地趨附。3、參與而不干預，秘書參與決策，必須在自己的職權範圍內、在領導授予的許可權內決定和辦理事項，提出建議或方案。即使所提的建議或方案被採納，秘書也不能認為這是在決策，更不能產生這是與領導共同決策的錯覺，而只能看作是領導決策前的服務。4、輔佐而不自作主張，秘書在為領導決策服務的過程中，要辦理很多有關事務。在辦文時，不能不經領導同意，擅自加進個人意見。特別是領導決定了事項，不能再作修改。秘書如感到必須修改的，須請示主管領導同意。在辦事時，也只能按領導的授權和意圖辦。在辦理過程中，根據實際情況，有些地方需改變領導意圖的，必須報經領導同意，決不能自作主張。5、代理不等於職權，秘書人員常常在領導授權下，代理領導處理一些日常事務或工作事項。這容易使秘書人員產生自己與領導同樣有權的錯覺。必須明白，代理不等於職權。即使是領導授權辦理的事情，遇到問題時，也應該及時請示，辦完後及時彙報。辦理中出現的差錯，要耐心聽取領導的批評和指導。秘書人員應以為領導做出成績為榮，應有在為領導服務工作中鍛鍊提高自己的思想，提高自己的說、寫能力。絲毫不能把成績歸於自己，把份內工作的成績作為提高自己身份的籌碼。也不能把優越的秘書地位和條件作為驕傲的資本。正確的心態是：自尊自強，謙虛謹慎，態度和藹，平等待人。