公交廣告資訊管理系統的調研報告
為加快公司資訊化建設程序，提高對公司媒體及各項流程，提高精細化管理，近期，由總公司總經理助理熊秋帶隊一行7人專程奔赴上海市公共交通廣告有限公司、上海博協軟體公司進行了調研學習，主要調研學習公交行業廣告媒體資源管理系統建設經驗。現將調研情況彙報如下：
一、我司當前內部管理中的針對性問題
進一步整合資訊資源，推進公交企業管理。
近日，我們奔赴上海，調研學習包括在上海市公共交通廣告有限公司、上海博協軟體公司取經，其主要內容：1、廣告業務管理系統的構成和應用；2、管理系統實施後對企業管理的效用；3、其他業務系統。上海市公共交通廣告有限公司委託上海博協軟體公司安裝廣告媒體資源管理系統以後，廣告媒體資源管理今非昔比，變化較大。使公交資訊系統注入智慧化內容，工作效率和企業形象明顯提升。調研中，發現目前我們存在以下幾點問題：一是我們公司全部都是用EXCEL表做，每個公司都有一個管理媒體，一個管理合同的助理負責，各行其是，沒有形成統一的系統。如果需要查詢東西的話，就不是很方便。顯然，傳統的公管理方法已不適應市場經濟的發展；二是廣告媒體資源管理上，沒有匯入軟體系統。公交資源配置不最佳化，沒有充分的利用和整合好媒體資源，流動優勢沒有發揮出來。媒體是我們廣告公司的核心，如何有效、高效的管理媒體是廣告公司的重點。手工作業的過程中往往會有諸如以下的問題難以解決：如銷售人員要了解媒體情況只能透過營銷中心的媒體管理員將資料傳到區域網共享給其他人或是直接去詢問，工作效率低。如媒體何時到期、何時應該上下換畫、何時應該提前售出無法及時的提醒，需要人工查詢，非常費時；四是在媒體銷售上，資訊反饋速度遲鈍，公司的上層管理者不清楚媒體的售出時間和銷售時間所佔比例，也沒用完善的資料統計分析，透過手動統計，時間長，資料精準度無法得到保證；如客戶資訊不完全，客戶情況等在銷售人員手中，易造成客戶流失；五是廣告媒體資源管理人員缺乏必要的專業培訓，需要系統掌握現代化、智慧化和電子化的管理知識。
因此，必須用先進的科學技術融合到公交廣告及企業的管理中，從根本上解決目前資訊反饋速度遲鈍的缺點，最佳化公交資源配置和公交設網布站，改變人工填寫單、人工統計、人工寫報表等繁重、落後的管理現狀。建立一個低成本、高效益的廣告媒體資源系統，是十分必要的。
二、廣告業務管理系統的構成和應用
經過調研，我們認識到，上一套比較成熟的廣告媒體資源管理系統，不僅可以徹底改善目前的公交廣告落後現狀，還可以改善整個企業管理現狀，基本實現現代化、數字化和科學化，使企業的形象與經濟效益大大提升。
（一）營運管理
眾所周知，營運管理是公交行業管理的主要內容，而廣告媒體資源管理系統裡，就包含營運管理的內容，因為，只有實現營運管理與廣告媒體資源管理的同步發展，才能更好地落實廣告媒體資源管理。
1、在路線管理上，路線管理包括所有路線的基本資訊，可方便了解路線情況，包括路段名稱、行車公司、站臺資訊（數量和站點名稱、站點周圍環境等）、線路長度等資訊。
2、在車輛管理上，每輛車資訊登記管理，便於查詢每輛車的路線資訊、廣告資訊等。
3、在調線查詢上，進行車輛調線記錄登記，便於線路調整情況。
4、候車亭媒體上，候車亭媒體中設定每個站臺的媒體形式，包括媒體編號、規格、亮燈時間、簡易裝置等裝置資訊和停靠線路等站臺資訊。
5、車身廣告調整上，記錄車身廣告調整資訊，包括廣告訂單資訊、調整前後線路、調整時間、到期時間等。
（二）媒體查詢
營銷人員在簽訂單之前首先會查詢媒體排位情況或媒體空位情況，在確認預定媒體空位的情況下才執行簽訂合同的操作。
1、車輛排位表
顯示每輛車的線路、現廣告內容、現到期日期、預廣告內容、預釋出期、預上刊日期、預到期日期，可供營銷人員在媒體預定前查詢。
2、車輛空位表
以統計表形式顯示每條線路每個媒體型別的每月預定量和空位量。
3、候車亭排期表
顯示每個站臺的候車亭現廣告內容、執行未上刊、預定廣告內容等。
4、刊佈率
刊佈率是對媒體資源利用情況的統計，可便於領導層隨時調整線路、安排媒體、實現全域性調整。
（三）銷售管理
媒體銷售是業務管理的基礎，有效管理銷售過程可以減少銷售支出，提高銷售業績。客戶是銷售的核心環節，客戶檔案管理和日常工作記錄可快速查詢每個業務的客戶拜訪情況；也可查詢每個客戶的拜訪情況，為客戶分析提供資料參考。
1、客戶檔案管理
對客戶資源的登記。可快速查詢每個客戶所有的廣告資訊。
2、日常工作記錄
記錄每次客戶溝通的過程。可根據外出記錄，清楚每個客戶的拜訪頻率
3、外出拜訪記錄
外勤登記。可隨時瞭解人員動向。
（四）合同管理
合同管理是業務管理的核心，只有生成合同後的媒體才真正佔位，成為釋出率統計的基礎資料。媒體預定在未生成正式合同前，該訂單只是虛佔位。
1、媒體預定
媒體預定是營銷人員在得到客戶意向後對媒體型別的排隊預約操作。預定有效期過後，還未形成正式定單的，預訂單自動消除，無需人工主動消除。該媒體位自動釋放，可做新的預定。一旦出現重複預定，系統會對後預定單彈出提醒。
2、訂單確認
訂單確認是在訂單有效期內對預訂單的操作，可“取消訂單”，也可“訂單確認”直接生成合同。此處，僅可查詢預訂單，已生成合同的預訂單不再顯示。
3、合同管理
合同管理是對所有確認訂單的資訊管理。可以根據營銷人員、客戶、訂單號等條件查詢合同。
（五）財務管理
財務管理對合同金額的管理，包括到款明細、開票明細、應收賬款等。開設了催款通知功能，便於營銷人員及時瞭解並收回賬款。
1、營銷部門的業績、業務提成等可一目瞭然。
2、到款明細
記錄每一筆到款金額，包括每個訂單的到款時間、到款金額、到款單位等。
3、開票明細：記錄開票資訊。
4、應收賬款：系統會按照要求將應收賬款進行提醒，從而使財務人員不需要一筆一筆單子進行查詢核對。
5、成本結算：根據合同的不同，媒體的不同，進行分門別類的進行成本核算，免去了財務人員以前的一項一項的手工錄入。
（六）設計管理
設計管理是對廣告設計業務的管理。
1、設計申請
設計申請是廣告設計業務提出。
2、車身廣告訂料
車身廣告訂料是對車身設計需要的材料的預定。
3、候車亭廣告訂料
候車亭廣告訂料是對候車亭設計需要的材料的預定。
4、製作管理
製作管理是對製作業務的管理以及日常維護工作的記錄。
5、製作派工
車身廣告訂料是對車身設計需要的材料的預定。可以查詢指定訂單的派工或根據派工狀態篩選。
6、釋出調整
釋出調整是對已釋出廣告的重新調整發布。
7、日常維護
日常維護是對廣告製作的記錄。
8、廣告監測
廣告監測是對車身、候車亭廣告的監測。系統設定提前5日提醒媒體管理員安排監測。
（七）系統管理
系統管理是對使用系統的使用者、角色、許可權的設定。
1、使用者管理
使用者管理是為每個使用系統的使用者開設一個賬戶。
2、角色管理
角色管理是公司內部職務或職能的定義。
3、許可權管理
許可權管理是對申請的`使用者根據其角色的不同配備不同的許可權。
4、流程管理
流程管理是對業務流轉節點的設定，可以指定角色執行人。
5、流程管理
流程管理是對業務流程的控制，是資料有效性的保證。
流程管理共分為5個流程-----合同啟動流程、合同執行流程、設計流程、監測流程和補缺補損流程。
（八）提醒警報
提醒警報是在各個功能模組中對業務的自動提醒功能，是能夠使其輕鬆應對，避免了廣告到期，但遺忘完成的情況發生。
1、廣告到期提醒
設定廣告到期前15日到期下刊提醒。
2、日程提醒
設定日常工作前一日提醒。
3、客戶事件提醒
設定客戶事件前一日提醒功能。
4、請款警報
設定訂單的請款警報功能。
5、催款警報
設定訂單的催款警報功能。
6、首到款通知
設定訂單的首到款通知功能。
三、管理系統實施後對企業管理的效用
安裝和使用廣告媒體資源管理系統以後，可以為公司日後的發展插上騰飛的翅膀，增收節支，管理到位，工作效率大大提高，企業形象在同行業中也有效提升。具體地講，有以下幾點：
1、實現資訊有效的流通：營銷人員隨時檢視媒體情況，能快速把握客戶，簽訂合同。
2、提高工作效率：透過業務單據流轉的自動化，避免了傳統單據流轉時由於手工遞送而帶來的工作延誤以及人員、時間的浪費，保證了工作能夠快捷、準確的被處理。
3、實現有效管理：有效監管工作人員的工作情況，實現實時工作任務的監督與催辦。
4、工作流程化更加明瞭，各個工作崗位和環節，嚴格按照流程規定辦事和操作，有條不紊，工作有序。
5、職責分明：工作崗位與工作職責更加明確，增強人員的責任感，減少工作中的推託、扯皮等現象。
6、降低成本：大大減少辦公開支，降低管理成本。節約時間、節約紙張、節約電話費、傳真費用等，減少了差錯率，提高整體的工作效率。
7、瀏覽器使用方式，無須安裝專用程式，實現遠端辦公和移動辦公，使辦公不再受地域的影響，可以透過網路連線隨時隨地辦公。
8、資訊集中管理、支援企業內部使用者資訊共享。
9、採取許可權配置的方式，確保資料的安全性。
10、進一步提升精細化管理
11、無紙化辦公：電子化、智慧化的管理，實現了無紙化辦公。使工作效率大大提高，工作資料的採集全面而完整。
當然，由於是電子化操作，必須注意系統維護，防止出現系統故障，而使整個系統癱瘓。同時，要注意加強系統管理操作人員的業務培訓和崗位練兵，避免出現操作風險和失誤。
我們與上海的區別就是，他們整個車輛的資訊資料他們全部相當的全面，如有車輛變動或年檢，均會第一時間通知廣告公司進行系統資料更新；我們是分了好幾個公司負責的，而我們廣告公司主要就是負責企業的宣傳和廣告營收，如果我們上了這個系統後，也就是希望各營運公司或相關處室能夠大力的配合和支援工作。
四、建立實施該管理系統對我司的挑戰
隨著廣告媒體資源管理系統安裝和使用，進一步提升精細化管理，成為擺在我們公交廣告公司面前的一道新的課題。精細化管理，不僅需要我們的的管理人員掌握一定的現代化管理知識，計算機系統管理經驗，而且，對我們的普通工作人員，也將面臨全新的挑戰，需要熟練掌握媒體資源管理的工作流程，按規定操作，避免出現操作失誤，同時，要為客戶負責，廣告經營管理釋出的過程中，確保廣告效果，實現客戶、公交公司與我公司的多贏格局。
五、建立和實施該管理系統的資金投入和管理流程
財務管理對合同金額的管理，包括到款明細、開票明細、應收賬款等。開設了請款通知、催款通知功能，便於業務員及時瞭解並收回賬款。
銷售部門業績、銷售提成等模組可根據使用者需求新增。