碎片時間管理與利用

碎片時間管理與利用

越來越多的職場人發現，工作時間變得零碎起來：檢視郵件時不由自主地上網“衝浪”；碰上個“極品”客戶難以遏制發微博的衝動；正想打業務電話人事部門卻讓填表格；好不容易排除干擾想工作了，卻又不得不去修理“罷工”的印表機……

“時間碎片”自己製造出來的

李忻然準備在上午趕完一份報表，並打幾個電話核查一下資料。她正按著號碼，“嘀嘀……”QQ上中學同學陳杰的頭像閃了起來，說是商量下週同學聚會的相關事宜。於是，兩人在QQ上你來我往，一會是笑臉，一會是鮮花，本來一個電話就能解決的事，再QQshang卻聊了半天還沒過癮，不知不覺竟然快到午飯時間了。

看著桌面上沒有完成的報表，李忻然直犯嘀咕：怎麼回個資訊，就耽擱了一個上午？

為了接收客戶的模板，張亮一早就上了QQ，可幾百兆一時半會兒也下不完，於是就順便瀏覽新聞；可瀏覽網頁不免影響下載速度，模板傳了幾個小時，傳來之後又因為格式問題不得不下載軟體，再加上午飯時間，到真正開啟模板已經過了5小時。後來跟客戶溝通後才知道，兩家的辦公樓只差500米，直接取樣絕對快多了。

何麗是一個“微博控”，碰上什麼新鮮事，總是忍不住拿出手機發微博。剛開始，她還為創意工作中這種難得的頭腦休息感到振奮，甚至覺得勤發微博給了不少靈感。但她很快就發現：“微博本來是利用碎片時間，現在則是在製造時間碎片。”

工作中，無論你多麼謹慎地安排工作，總會出現這樣那樣的.“時間碎片”：乘坐的公交車晚點你只好耐心等待；開會時有些同事遲到你又得等著；正處理郵件突然遭遇網路掉線你還得等……

管理“時間碎片”的有效幾招

作為時間管理專家，某檢驗檢疫機構高階協調員沈敏吉表示：“目前，大多數白領工作環境相對寬鬆，可以自由上網、聊天，時不時彈出的QQ、MSN訊息，很容易打亂工作節奏，很少能長時間集中注意力，導致工作效率低下。”

所以，在web2.0工具氾濫的今天，杜絕“碎片時間”是找回工作效率的首要辦法。

沈敏吉建議：職場人可以從以下幾點開始做起。首先，上班時間儘量不開QQ、MSN。其次，每天上班的前一兩個小時是精力最集中時段，保證用這段時間去處理最重要的工作。再次，一個問題如果用QQ、MSN三句話無法解釋清楚，就直接用電話溝通。最後，兩分鐘內無法完成的臨時任務，如果不是緊急就延後，先解決當務之急。

而張亮則從技術上給琢磨出了杜絕“碎片時間”的方法：

首先，管理QQ、MSN等聊天工具，遮蔽無關的QQ群訊息，公司內部溝通時儘量採用RTX，同時在工作列中隱藏相關圖示。

其次，堅持用手機看微博，時間固定在上班前、下班後或午休時間。

再次，可以用Google reader訂閱源，訂閱感興趣的資訊，省得隨意上網瀏覽。這些資訊了利用午飯後的半小時快速瀏覽，對於重要的文章進行標記，或者存在IE收藏夾的臨時資料夾，等空閒時段再閱讀。

最後，工作或私人郵件用Formail、live-mail等工具架設，設定為5分鐘自動收取一次，有新郵件時給出提示，避免登入幾個郵箱網站檢視浪費時間。

既然無法避免不妨主動利用

無論如何規劃，總有一些“碎片時間”無法避免。沈敏吉建議，既然無法避免，不妨主動利用。“碎片時間”最適合用來處理瑣碎事務，每天可以事先在記事本或手機上做記錄，記下需要打的非重要電話、購買的小物品、查詢的相關資料等，並按完成時間進行分類。之後一旦碰上“碎片時間”，那麼只需要拿出這個記錄直接照作就行。

李忻然也有自己的小竅門：她常常會預估碎片發生的情況，如果是經常遇上的“碎片時間”，那麼她會安排同時做兩件事。比如，她要打電話核實資料，這肯定需要頻繁地進行來回溝通，在幾段等待對方回覆電話的時間裡，就抽空去做一部分報表，或者分類整理一些單據。何麗的方法使是儘量集中辦事，比如她這一天既要開會又要拜訪幾位客戶，那麼她會是把拜訪客戶安排在一起，完成後再開會。

沈敏吉指出，其實無論什麼方法和竅門，關鍵是樹立起利用“碎片時間”的意識。某種程度上，時間被碎片化是現代社會一個不可逆轉的趨勢。對職場人而言，誰能利用好“碎片時間”，誰就能在工作中脫穎而出。