人力資源檔案資訊化的相關知識
一、人力資源檔案資訊化的動力來源
1.現代資訊科技普及應用的推動因素。現代資訊科技是指完成資訊獲取、加工、傳輸與利用等技術的總稱。其主旨在於對各種型別的資訊進行收集、處理、儲存、檢索、傳遞、分析與顯示，是資訊社會背景下科技進步的直接體現。伴隨著經濟社會的快速發展，現代資訊科技的普及應用已成為實施人力資源檔案資訊化建設的重要推動力量。人力資源檔案作為“檔案大家族”的特殊成員，具有自身的鮮明特點：在來源主體與形成渠道方面，突破了傳統人事檔案管理的固有模式：人力資源檔案的來源主體由機構與組織內部擴充套件到社會各個領域，導致人力資源檔案形成範圍更為廣闊，不僅侷限在企業單位，而且拓展到不同的社會機構與組織中；在載體形式與管理要求方面，人力資源檔案的載體型別多樣、體裁規制差異明顯，導致對人力資源檔案管理的要求更加複雜而具體。即不僅要繼續堅持傳統的人力資源檔案實體管理方式，保障人力資源檔案的原始憑證屬性，而且要堅持在此基礎上，更多地應用現代資訊科技手段，不斷地增加技術含量，在人力資源檔案資訊內容的序化類聚、檢索服務、開發利用等方面實現變革，以最大限度地順應現代資訊社會發展的要求；在利用需求與檢索手段方面，因人力資源檔案資訊的需求取向零散繁複、人員構成複雜多樣、時空範圍延宕不定，導致人力資源檔案檢索手段必須朝著整合化與複合化方向發展，建立內容蘊含豐富、傳遞途徑多樣、服務方式靈活的檢索體系等。在這種情況下，如果繼續沿用傳統人事檔案管理的模式，則難以達到服務人才培養選任、服務優秀人才脫穎而出，進而服務社會經濟發展的基本要求。人力資源檔案資訊化的社會需求已經彰顯出強烈的迫切性，而現代資訊科技在檔案管理活動中的普及應用，既可以提高人力資源檔案管理的技術含量與服務手段，更為人力資源檔案資訊化提供了強勁推動力量。
2.人才培養選任機制轉變的帶動因素。當前，隨著社會政治、經濟體制改革的深入，加強對優秀專業人才的培養、積蓄、選任等已成為各類社會機構與組織履行職責、開展業務、完成任務的基礎條件之一，導致加強人力資源管理、實施人力資源檔案資訊化建設成為一種必然趨勢和普遍訴求。人力資源檔案對於實現人才素質複合化、人才培養目標化、人才使用便捷化、人才管理協調化目標具有不容低估的資訊支撐作用，對其缺乏正確認識和深入理解，極易陷入人才任用受到制約甚至人才被埋沒的窘迫境地。因而，針對型別不同、特長各異的優秀專業人才所產生的資訊實施有目的、有針對性地分類收集積累，形成反映人才成長的個人業績、成果貢獻、綜合素質、業務能力等方面的檔案材料，從而更好地為選拔、培養、任用專業人才創造條件已成為一種必然選擇。人力資源檔案資訊化有助於實現對優質人力資源的佔有與配置，有助於實現人才素質複合化、人才培養目標化、人才使用便捷化、人才管理協調化的人事管理目標。隨著人力資源檔案收集渠道的拓寬、歸檔範圍的擴大，尤其是人力資源檔案資訊利用方式與要求的變化，使以往單純依託“檔案實體”利用而達到滿足人力資源檔案資訊需求的傳統手段，已難以適應當前社會條件下人才選拔、培養、任用機制變革的現實要求。因而，人才選拔、培養、任用機制的變革客觀要求人力資源檔案管理活動亦應隨之發生變化：從收集積累到資訊傳遞、內容範圍到載體形式、保管手段到利用服務，人力資源檔案管理的諸多業務環節，無一例外地應當建立與之相適應的新型運轉模式———透過人力資源檔案資訊化的有效實施和不斷深入，滿足社會各類機構與組織對專業人才選拔、培養、任用的需要，促進人力資源檔案的整體開發與最佳化配置，進而為形成優勝劣汰的人才選拔、培養、任用競爭機制提供便捷途徑與資訊支援，以增強各類專業人才的責任感、使命感、危機感，激發各類專業人才的積極性、主動性、創造性。
3.社會檔案利用意識提高的驅動因素。社會檔案意識是檔案及其所載資訊內容在社會公眾思想意識中的直接反映。隨著社會的發展與社會公眾資訊意識的覺醒，公開檔案資訊、實現檔案資訊資源“為民所用”已成為整個社會普遍認同的基本理念，標誌著社會整體的檔案利用意識得到了切實提高———同樣也驅動和影響著人力資源檔案資訊化的實施歷程。人力資源檔案資訊化具有鮮明的創新特點，必然對傳統人事檔案的管理方法、理念模式等形成巨大沖擊。因此，要積極爭取社會各方面的支援、要變被動為主動，破除傳統人事檔案管理理念、模式的桎梏，倡導建立新型人事檔案管理體系，以人力資源檔案資訊化的實際舉措達到滿足社會檔案利用意識，尤其是對人力資源資訊利用意識提高的需要。人力資源檔案資訊化的建設目標之一在於：實現人力資源檔案資訊的共享，透過資訊化平臺及配套的網路體系，實現人力資源檔案的物質載體與資訊內容的“分離”，有助於滿足社會各方面對人力資源檔案資訊的即時利用、專題利用等需求，實現不同社會組織、機構及個人均可依託網路環境，透過人力資源檔案資訊化平臺得到不同程度的資訊服務支援，方便快捷地獲取所需人力資源檔案資訊的目的。
二、人力資源檔案資訊化的建設原則
1.“立足當前”與“著眼未來”兼顧的原則。人力資源檔案資訊化的階段性目標是強化人力資源檔案管理、實現人力資源檔案價值、發揮人力資源檔案作用，進而使人力資源檔案管理由面向機構與組織人才選任的需求拓展到面向整個社會公共管理活動的需求。因而，實施人力資源檔案資訊化建設必須將“滿足當前的機構需要”與“滿足未來社會需要”結合為一體加以統籌考慮。人力資源檔案所特有的作用功能，理應使其成為現代社會公共管理活動中不可缺少的資訊載體和信任物品：既是人力資源檔案自身特有屬性的直接反映，也是加強人力資源檔案管理、實施人力資源檔案資訊化建設的價值追求所在。伴隨著社會的發展，傳統“人事檔案”面臨著新問題———除因為必須依託檔案實體而受到制約等組織內部層面的問題明顯外，涉及整個社會外部層面的問題表現更為突出。如“死檔棄檔”問題加大了檔案管理的業務投入成本“；人質檔案”問題極大地限制了優秀人才在機構間的合理流動“；克隆檔案”問題頻頻引發機構間的人事糾紛“;注水檔案”問題則嚴重地透支了社會信用，甚至達到挑戰“檔案公信力”的程度。而造成上述問題的原因之一在於：傳統人事檔案過分關注政治控制與身份依附屬性，片面強調其對機構與組織的服務功能，而忽視人事檔案的資訊記錄與信用憑證屬性，人為地制約其對整個社會的服務功能得到正確體現———暴露出傳統人事檔案管理的“短板”與“缺憾”！
2.“實體積累”與“資訊整合”並重的`原則。統籌兼顧、協調發展是檔案工作一貫倡導的基本要求，人力資源檔案資訊化亦應始終遵循這一基本要求組織實施。因此，要尊重人力資源檔案資訊化的客觀規律，正確處理好“實體積累”與“資訊整合”之間的關係，為實施人力資源檔案資訊化建設提供科學保障。作為“真實記錄”和“原生資訊”，決定了檔案必須是一種資訊內容與物質載體融為統一整體的真實的、客觀的物理存在。唯有如此，才能從根本上使檔案所特有的“憑證價值”屬性得到保障。因而，在人力資源檔案資訊化建設過程中，應當始終堅持“實體積累”與“資訊整合”並重的原則，處理好兩者之間的關係。既不能因開展了人力資源檔案資訊化建設而忽視人力資源檔案實體的收集積累，也不可因片面強調實體積累而衝擊人力資源檔案資訊化建設的有效實施———堅持“實體積累”與“資訊整合”並重的原則，就是力圖以“實體積累”來保障人力資源檔案資訊內容的“真”，維繫資訊內容的“依據與出處”；以“資訊整合”來滿足人力資源檔案資訊需求的“用”，實現不同利用群體之間“互通與共享”，構建人力資源檔案的整合系統，從而將人力資源檔案資訊化的優勢發揮到極致。
3.“技術應用”與“強化管理”結合的原則。事實上，人力資源檔案資訊化的核心是運用現代資訊科技對人力資源檔案及其資訊進行“編碼化”處理。即將人力資源檔案的實體內容、相互關係與利用過程等均置於計算機統籌的數字化環境之中。其目的在於充分發揮與有效利用人力資源檔案，更好地為社會各方面提供服務。人力資源檔案資訊化取得社會普遍關注併發揮出巨大效能的關鍵所在，並不完全取決於人力資源檔案資訊系統的核心層構建，亦即不完全取決於技術因素，而是更多地取決於整個執行系統的安全有序運轉。常言道“：三分技術，七分管理。”儘管人力資源檔案資訊化離不開技術手段的支撐，但並不意味著人力資源檔案資訊化可以忽視強化管理的作用！應當注意到：現代資訊科技也是一柄“雙刃劍”，在極大便利人力資源檔案管理與利用的同時，也會因現代資訊科技本身存在的脆弱性、不完善性等因素，使得人力資源檔案在資訊儲存、處理、傳輸過程中受到諸如資訊遺漏、資料丟失，甚至重要資訊被洩露、被竊取、被篡改以及被消除等諸多幹擾。因此，在人力資源檔案資訊化活動中,必須始終堅持“技術應用”與“強化管理”結合的原則———依託人力資源檔案資訊化實踐，按照人力資源檔案資訊化的內容特點、技術指標、安全規範等加以區分，制定科學的、標準化的制度與規則，從制度源頭上強化管理，切實保障人力資源檔案資訊化能夠得到實現，充分發揮人力資源檔案資訊化的作用和功能。