關於醫療裝置檔案資訊化管理論文
摘要：建立醫療裝置檔案非常重要，因為完善的檔案資料不僅可以提高醫院的維修效率，有效減少醫院的維修成本，還可以為醫療糾紛提供依據。而裝置檔案只有實現了資訊化管理才能提供全面準確的資料，才能有效地避免資料丟失的現象。文章分析瞭如何才能實現檔案的資訊化管理，以此促進醫院的進一步發展。
關鍵詞：醫療裝置；檔案資訊化；資訊化管理；新技術；檔案資料
1概述
當前各大醫院引進的先進醫療裝置越來越多，並且裝置更新非常快，裝置檔案資料也隨之增多。為了能夠對裝置檔案進行有效的管理，進一步提高裝置的利用率，需要利用計算機網路技術建立一個資訊管理平臺，實現醫療裝置檔案管理的智慧化，為醫院提供完整的裝置檔案資料，從而輔助醫院的領導人員能夠根據檔案資料做出正確的決策。
2醫療裝置檔案的作用
醫療裝置檔案不僅詳細記錄了前期裝置採購以及驗收兩方面的相關資料，還詳細記錄了後期裝置使用、維修以及報廢等各個方面的相關資料，具有重要的作用。首先，檔案全面記錄了醫院所有裝置後期保養維修等相關資料，根據這些資料就可以發現使用過程中發生的故障，對故障的內容以及次數進行統計分析，從而預測裝置有可能發生的故障，做出相應的預防機制，這樣不僅可以在很大程度上降低維修費用，而且還可以為遠端維修奠定基礎；其次，從檔案中可以檢視各個型號裝置的利用率，瞭解具體的使用狀況，根據這些資料醫院相關領導就可以做出正確的採購決策，就不會出現重複採購或者出現採購劣質裝置的情況，有效避免一系列的採購風險；最後，檔案資料提供了準確客觀的計量檢測報告等資料，在發生醫療糾紛的時候，可以作為參考依據。
3醫療裝置檔案資訊自動化管理系統的必要性
以往在對醫療裝置檔案進行管理的過程中，醫院通常都是採用臺賬化的管理方法，然後把檔案分門別類放在檔案櫃中，這種傳統的方式存在許多的問題，首先，檔案檔案數量非常多，很不方便儲存，而且長時間儲存以後容易丟失或者損壞，這樣就會給醫院造成較大的損失；其次，查閱者在查詢資料時，查詢很不方便，浪費時間和精力；最後，檔案的管理裝置不具有維修以及維護等功能，不能顯示裝置的使用情況。檔案自動化管理系統可以改變醫院傳統的管理模式，實現檔案資訊的動態管理，使檔案管理實現網路化。檔案資訊自動化管理具有很大優勢：首先，檔案資訊不受外因素的影響而丟失，這主要是因為電子檔案是可以備份的，這樣一旦有了自然災害，檔案資料就不會遺失；其次，查閱資料非常方便快捷，也可以提高管理人員的工作效率；再次，在構建一個系統的網路化平臺以後，醫院的所有醫師和裝置工程師就可以快速獲得裝置的使用情況，各個科室在呼叫醫療裝置的時候就更加的方便，這樣一方面可以提高醫院醫療裝置的利用率，另一方面也可以提高醫院的治療質量，使患者能夠得到及時的醫治，最終實現醫療裝置的高利用率以及合理排程；最後，醫院的相關領導可以全面掌握各種型號醫療裝置的執行資料，這樣就可以把所有資料進行對比，從而利用計算機系統對這些資料進行統計分析，準確客觀地反映出醫療裝置的使用效益。
4檔案資訊自動化管理系統的實現
檔案資訊自動化管理系統主要是在建檔的時候，把所有的文件資料等資訊全部採集到該系統中，從而快速補充檔案的相關資料，對檔案資訊進行登記、檢索以及彙編等工作，這一過程為後期檔案資料的查閱等工作的實現打下了基礎。該管理系統的實現首先需要構建一個管理平臺，平臺所需的文件資料不僅包括靜態檔案，而且還包括動態檔案，然後透過這個管理平臺實現檔案資訊的輸入與輸出。靜態檔案囊括了醫療裝置從採購到報廢階段所有的相關資料，主要有以下四種資料形式：第一個是審批檔案；第二個是紙質資料；第三個是光碟或磁碟資料；第四個是影像資料。前兩種檔案形式需要透過一定的技術處理使其生成數字化檔案，然後才能輸入資訊管理平臺中，而後兩種檔案形式可以直接作為電子文件儲存到資訊管理平臺中，這樣就可以對檔案資料進行管理和檢索。動態檔案囊括醫療裝置在使用過程中產生的所有相關資料，它和其他檔案資料有一定的不同，隨機性非常強，比如裝置的故障多種多樣。然而動態檔案的資訊化管理非常重要，這是作為故障分析的前提條件，做好故障預防工作可以在很大程度上縮短裝置的停機時間，提高裝置的利用率。所以必須要實現動態檔案的網路化管理，具體實現過程如下：首先，在使用過程中發現裝置故障後，立即到網上進行報修，申報者需要填寫裝置的基本資訊，具體描述故障裝置的`狀態，再把這個報修單傳到醫學工程科；其次，醫學工程科檢視裝置報修單，根據故障描述檢查該醫療裝置的具體情況，同時查閱裝置的相關資訊，確定能不能在院內維修，進而科學地評估維修所花費的時間以及費用，告知報修故障科室評估結果，再協同該科室繼續開展下一步的工作；最後，維修人員對出現故障的醫療裝置進行檢修，在完成檢修工作後，應當做好維修的記錄工作，不僅要詳細記錄維修人員的姓名以及故障的原因，而且還要詳細記錄裝置維修費用以及時間，如果不是在院內維修，則應當要求維修單位提供對應的維修報告單。醫學工程科再修改裝置的維修情況，方便各個科室的線上查詢。在平臺中形成檔案檔案後，醫院的各個科室以及部門就可以隨時呼叫，並且還可以具體分析裝置的工作狀態以及利用率。
5檔案資訊自動化管理系統在裝置執行中的應用及發展前景
檔案資訊化在裝置執行中的應用主要體現在以下兩個方面：首先，裝置檔案資訊自動化管理系統具有共享模式，醫院可以利用這個優勢實現線上培訓。把各種型號醫療裝置購置階段的所有資料上傳到資訊管理平臺中，再把裝置除錯階段的所有資料也上傳到資訊管理平臺中，這樣醫院的培訓物件就可以在線上直接瀏覽閱讀。這種培訓模式具有很大的優勢：一方面可以有效提高培訓效率，另一方面使用者在不瞭解具體裝置操作步驟的時候，可以即時查閱資料，從而減少工作誤差，減少裝置的損壞。其次，可以提高醫療裝置的維修效率，不斷更新裝置的維修狀態。醫院在資訊管理平臺中建立的維修記錄檔案，並不是固定不變的，而是從裝置的購置階段開始不斷的變化著，為了能夠準確地掌握各種醫療裝置型號的相關資訊，需要詳細地記錄每一次的維修資訊，不僅要詳細記錄裝置的使用情況，還要詳細記錄裝置的具體維修過程。除此之外還需要詳細記錄裝置質量控制報告等，使醫療裝置的維修維護記錄處於一個動態化的模式中。這樣維修人員才能全面掌握醫療裝置的維修狀態，在裝置出現故障時就可以透過查閱維修記錄，從而迅速地診斷出故障的原因，這樣就可以提高維修效率，並且還能在很大程度上延長裝置的使用壽命。計算機網路技術不斷的發展，醫院在對醫療裝置檔案進行管理的過程中，管理模式也發生了很大的變化，從初期的單機記錄到融入HIS，而檔案資訊自動化管理模式也將成為未來醫院檔案管理的一個重要手段，只有這樣才能進一步實現數字化醫院。而在對數字化醫院進行建設的時候，應當以實現各個醫院的檔案資訊共享為目標，而不是把眼光侷限於單個的醫院。當前大多數醫院採用的醫療裝置管理系統，只是能夠給本醫院人員提供查詢以及檢索等功能服務，而不能把裝置檔案資訊共享到其他的醫院，這在很大程度上影響了醫療裝置的利用率，使其不能充分運用在臨床醫療中。使各個醫院之間的裝置檔案資訊實現共享模式，具有非常大的優勢，在建立一個裝置檔案資訊共享管理平臺後，每一個醫院中的工作人員都能進入這個平臺，從平臺中檢視其他醫院醫療裝置的有關資訊，還可以利用這個平臺對某種裝置的使用效率進行統計分析，從而瞭解裝置產生的效益，全面掌握各種裝置的效能。這樣醫院在採購醫療裝置的時候，就可以結合本醫院的情況，分析購買哪一種型號的裝置最合理。同時有了這樣一個資訊共享平臺，醫院的維修人員就能更全面地瞭解某種裝置有可能發生的故障，從而做好故障預防工作，更加迅速地診斷出故障類別，從而大大縮短維修時間，有效降低維修費用，減少醫院的裝置維修成本。
6結語
醫療裝置檔案的管理涉及醫院未來的發展，因此應當做好醫療裝置檔案的管理工作，進一步完善檔案資料，實現檔案資料的動態化管理。採用新型的管理模式，使裝置檔案管理實現智慧化，需要建立一個資訊自動化管理系統，利用先進的計算機技術建立一個資訊管理平臺，不斷更新裝置檔案的相關資料，為查閱者提供一個全面客觀的資訊，從而為後期裝置的維修維護等工作提供參考。同時也可以從檔案中查閱各種型號裝置的效能以及使用效益，結合醫院的具體情況，決定購買經濟適用的裝置，進一步提高工作效率，有效避免人力物力的浪費。
作者:盧捷婷 單位:廣州市第八人民醫院
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