電子檔案安全管理的策略論文
1電子檔案歸檔管理制度的安全策略
①電子檔案是指單位在內部管理和履行行政職能的過程中所產生並存儲在光碟、硬碟等載體中的，可進行網路傳輸，並且可作為參考資料透過計算機系統調閱和使用的檔案。
②只有文字、影象、影片、音訊等檔案以及超媒體連結檔案才可作為電子檔案進行歸檔處理。
③從歸檔方式來看，電子檔案支援邏輯歸檔方式，同時也可進行物理歸檔。基於計算機網路的邏輯歸檔可將原電子檔案直接移交檔案室歸檔，不必調整其儲存方式或儲存位置。而物理歸檔則需要藉助可離線儲存的載體，先將源電子檔案網路傳輸到該載體中，經由其轉換加工再移交檔案室。按照儲存載體的型別，筆者首推光碟，另外還可以用磁帶、硬磁碟等。軟磁碟也不適合長期儲存資料。由專用軟體生成的電子檔案必須按照通用格式轉換，然後儲存在指定磁碟。
④電子檔案歸檔時，機讀目錄、相關軟體、其他說明等應與相對應的電子檔案一同歸檔儲存。
⑤電子檔案管理系統採用“計算機集中處理+電子檔案儲存資料資料+資料有效管理”的方式，實現對檔案資料“一次採集、反覆利用、資訊共享”。
⑥歸檔方式由“紙質”變“電子”。一改以往每年發一份表格，要求每人填完後裝入牛皮檔案盒就了事的方式，創新建立專門檔案管理系統，由專人負責錄入管理，一人一檔，定期校驗和轉存，實行檔隨人走“終身制”。
⑦時間由“短期”變“長效”。新建立的電子檔案管理系統更具有連續性和長效性，可做到隨時可新增，隨時可變更，隨時可查閱，有利於長期儲存。擯棄了以前填一年管一年，資料填報不持續完備的'缺點。⑧需銷燬的電子檔案必須編制銷燬清冊，經上級批示後統一銷燬。銷燬保密等級較高的電子檔案時，若其所在載體上的痕跡不可擦除，應該一併銷燬其載體，確保不留任何痕跡。銷燬一般性檔案則可邏輯刪除。行政管理人員負責監管電子檔案的接收、保管和鑑定銷燬工作。
2安全保密制度
①辦公室行政人員必須對數字檔案系統的登入帳號、密碼保密。另外，為了保證系統安全，應該用數字+字母的形式設定登入密碼，且不得少於八位數，每隔一段時間修改一次。非單位內部計算機未經上級批示無權登入檔案管理系統。
②除業務檔案以外的電子檔案只允許單位內部查詢。③使用者本人可查閱電子檔案資料，未經上級批示不得外傳。涉密檔案禁止網路共享。
3數字檔案室提供各類非涉密室藏檔案查詢
①非單位內部人員，未經本單位領導批示不得調閱本單位檔案資料。若須查閱檔案資料，經批示後由本單位後臺管理部門授予訪問許可權方可進入系統進行調閱。單位內部人員可透過提前申請的帳號登入蘭臺檔案管理系統，根據需要調閱電子檔案。
②根據檔案的保密等級，系統按照登入許可權將單位內部人員分為三類，即普通使用者、中級使用者和高階使用者。
③可以對外開放的檔案有的設定了限制條件。比如調閱數字檔案時，要求調閱人提前透過網路遞交調閱申請，經檔案管理人員審查後自由調閱，調閱人不得擅自轉載檔案資料。而紙質檔案則要透過上級批覆再進行調閱。
4檔案資料管理維護制度
①認真做好檔案的收、發工作，檔案的收集整理工作，保證歸檔檔案材料完整、準確、系統；做好檔案的統計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷燬、利用等進行準確統計，積極做好檔案資訊資源的開發利用，以確保能為各局室的工作提供便捷的服務。
②數字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負責管理和維護，確保檔案資料安全；
③各部門數字檔案經主管部門領導簽字同意後由行政秘書交檔案室統一管理；④非檔案管理者不得修刪數字檔案；數字檔案至少製作三套備份（一套硬碟，兩套光碟），其中一套異地儲存，另外兩套分開保管；行政秘書應請示領導配備專用的電子檔案櫃，規範存放歸檔電子檔案和數字檔案。
5數字檔案鑑定銷燬制
①堅定數字檔案時，首先由領導批示，從各部門挑選專業人員成立工作組，按照檔案保管期限定期審查逾期的數字檔案，就檔案存毀給出專業意見。然後，工作組統計出不再具有利用價值和儲存價值的檔案清單，編寫銷燬清冊。
②檔案鑑定工作組以報告的形式向上級如實反映檔案逾期情況，並遞交銷燬清冊。經批示後按規定流程將逾期檔案一併銷燬。但是銷燬清冊必須永久儲存。禁止任何部門或個人未經批示擅自銷燬檔案資料。
6檔案資料網路和資訊裝置維護使用制度
①數字檔案的使用和維護一律參照計算機操作規程操作。假設調閱時計算機突發故障，須儘快通知技術部進行排障，切忌個人盲目處理。
②指派專人保管硬碟、光碟等儲存載體，切忌將介質外接，也不允許在本單位計算機載體上使用外來儲存載體。檔案室的計算機未經許可不得上網操作或供個人娛樂。