白領必備郵件注意事項
在寫字樓裡工作的同事們肯定對郵件是再熟悉不過了，每天全國各地，甚至世界各地的郵件紛至沓來，用不同的措辭回覆給不同的人，可能對於在北京找工作的人來說，郵箱只是用來投遞簡歷或者接收offer的工具，但是隻要上了班就知道，收發郵件也是需要技巧的，很多禁忌的事項是一定要注意的，否則很有可能導致完不成工作、達不成合作、以致造成誤解。這裡提供一些參考給大家，不論你是已經在某個北京招聘企業上班還是正在北京求職，都來學習學習吧，注意一下總沒有壞處的！
一忌不稱呼
不少人寫郵件一上來就直接說事情，給人的感覺是“你應該知道我是誰”；有的至多用個“你好”，這些都是不禮貌的做法。
正確的做法是：如果對方有職位要稱呼職位（姓氏+
二忌亂稱呼
比較忌諱的是管所有人都叫經理，普通員工自然很高興，但會冒犯比經理職位高的人。
通常稱呼他人可省去“副”字，但儘量不要跳級，更不可給別人降級。例如對方是副經理，可以稱呼“姓氏+經理”，但不要稱呼“姓氏+總”；而如果對方是副總裁，則不可稱呼對方為經理或總經理。
三忌回覆所有人
通常只需要答覆發件人，很少有需要全部回覆的情況，儘管對方可能同時發給了很多人。為了減少給別人帶來的不必要麻煩，用“回覆”功能即可；如果很有必要抄送給其他人，則儘量自己根據實際需要有選擇性地寫上去。
尤其需要注意的是，好的事情可以抄送給他人，不好的事情儘量一對一處理；這與表揚當眾，批評不當眾是一個道理。當然，那種利用便利的往來郵件打嘴仗的行為只能影響個人形象。
發件人為了避免出現對方隨意點選“回覆所有人”的不職業情況，可以把大批次的收件人地址放在“密送”處，然後在正文起始位置寫上收信人的群體名稱，例如“致：各事業部經理”等，有利於收信人清晰瞭解與自己同時收到郵件的還有哪些人，同時避免了垃圾郵件的產生。
四忌把老闆列為收件人之一
常見人們寫信，幾個收信人中，自己的老闆是其中一位，這通常會被老闆認為不太尊重他。
如果是寫給老闆的信，則需要單獨寫給他，無須抄送其他人。當然，更不能寫給老闆的同時，抄送其他人。我曾在不少培訓的場合問過學員，如果他們是老闆收到類似的信會有什麼反應，他們認為有不被信任的感覺，甚至有威脅的味道。
如果需要老闆瞭解某個相關的事項，則致他人的同時，抄送給老闆比較妥當。例如需要就一個提案徵求大家的建議，則可以寫給大家抄送老闆；若需要同時徵求老闆的意見，則需單獨寫給老闆，或在抄送的同時，在正文中單獨寫一段“請老闆指教”的話。
五忌人名不排序
收件人（包括抄送人）若為一個以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內，均需要排序。
最講禮儀的方式是按照職務高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不瞭解職位時可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。
有內外之別時，以客為先。
六忌不分段
有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說一樣，給人眉目不清晰的感覺，不想看下去，從而自然影響處理的效率。
推薦的方式是，儘量在一個顯示頁面完成全文，一段一個核心意思，然後空行寫第二段；如果說的事項較多，建議加上序號，但一次最好不超過三項，否則不容易記住。
當然，如果能根據收件人的具體情況調整字號大小、字型樣式等，則為最佳。例如對方均是五十多歲的領導，可以適當調大字號，以便對方閱讀，從而也提高了回覆效率。
七忌重點不突出
現在的職場壓力和資訊的.充斥已很難容許人們逐字逐句地閱讀一個完整的郵件。所以寫信人可以把最核心的詞用突出標識加以強調，包括加粗、增大字號或換字型、顏色等。但公文中通常只允許黑色和藍色，只有相當於海報作用時才可以適當用彩色。
郵件的標題至關重要，要行動性很強，只用核心詞，去掉虛詞。與行動、結果相關的字眼可放在句首的【】內，然後再寫具體內容，例如標題可寫為“【請9日前確認】xx會議日程”。
八忌不感謝
有些人沒有感謝的習慣，而這往往是郵件回覆率低的一個主要原因。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是隻是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領導命令對方與自己合作，說句感謝只能表明自己有修養；更何況自己請對方幫忙呢。
九忌多重結束語
常見不少人在信的結尾同時寫上幾種問候，諸如“祝好”、“祝一切順利”、“祝工作愉快”等等（還有用英文寫bestregards,allthebest,haveaniceday）。其實，一句最恰當的結語即可。
有時候，很明顯地可以看出發件人事先設定好了簽名檔，裡面已有問候，那麼在傳送之前務必仔細檢查，否則會給人留下粗心的印象。
避免上述情況的方法，可以在簽名檔中去掉問候語，只留簽名和聯絡方式，因為大多時候的問候是因人而異的。
十忌不署名
不署名，言外之意，對方應該能從郵件地址判斷出自己是誰，或者“不用那麼客氣”，而這樣做會給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時，還需要再查詢。
發件人切忌以自我為中心，自認為了解對方的圈子，其實不然，有時真的不知道是誰發來的郵件（更不用說現在有那麼多酷極了的網名），耽誤了事情。
署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設定好籤名檔，附上自己所有方便的聯絡方式，一勞永逸。
以上的一些規則同樣適用於寫簡訊，例如要稱呼對方、要署名，要一次性地站在對方角度寫清楚具體內容（最常用的恐怕是見面具體地點、周圍明顯建築物、聯絡人及電話等）。
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