資料庫在會計專業中的作用
會計專業的學生要學習《會計電算化》這門必修課，會計電算化的教學內容往往側重於會計軟體的操作，有時會涉及到資料庫的相關知識。那麼，《資料庫》這門課對於會計專業的學生來講如何講授呢?筆者從事《會計電算化》和《資料庫》的教學多年了，發現會計專業的學生對《會計電算化》這門課的重視程度遠遠大於《資料庫》，在資料庫的學習中，經常有學生問，學習這門課有什麼用?
的確，會計專業的學生對計算機的學習僅僅侷限於計算機的操作上，對計算機的其它知識知之甚少，甚至認為沒有必要去學習。我卻不這樣認為，以我講授《Access資料庫》為例，會計專業的學生學習一點資料庫的基本知識和操作，不僅學習了一門新學科，還可以加深對電算化會計這門學科的更深層次的認識，從理論上進一步理解會計軟體規範化操作的含義，同時還可以拓寬相關經濟學科的學習思路。
首先，明確資料庫的含義，從資料庫的角度深入理解電算化會計資訊系統的概念。
會計專業的學生沒有必要學習複雜的資料庫理論及程式設計，但是學會資料庫的基本概念和操作卻大有益處。Access資料庫是一個小型資料庫資訊處理系統，它是Office的元件之一。它的強大功能主要體現在：資料表操作簡單、易學易懂;可以透過嚮導建立表、查詢、窗體及報表;可以有效管理、分析資料等等。讓會計專業的學生透過學習Access資料庫的基本知識來了解電算化會計資訊系統是非常實用的，可以起到事半功倍的效果。
資料庫是按照一定關係組織起來的有聯絡的資料集合，在一個數據庫中，所有的資料相互關聯，構成了一個結構嚴謹、管理嚴密的資訊系統。會計資料通常是指記錄下來的會計事實，是產生會計資訊的源泉。會計資料數量龐大，分佈在企業不同的業務部門，涉及到企業經營的各個方面，需要經過會計部門的不斷加工、處理才能形成有用的會計資訊，因此，會計是一個資訊系統，它所服務的物件是現代企業組織，它向與企業利益相關的各個方面傳遞以財務資訊為主的經濟資訊。那麼，怎樣把二者結合起來呢?
會計資料主要包括會計憑證資料、會計賬簿資料和會計報表資料，從手工會計核算上來看，它們之間的聯絡是：首先取得反映經濟業務發生的原始憑證，然後根據稽核無誤的原始憑證登記反映會計要素增減變化的記賬憑證，再根據記賬憑證登記賬簿，最後根據賬簿資訊編制會計報表。電算化會計則強調資料的輸入、處理和輸出這一流程，會計資訊由輸入會計資料、儲存會計資料和資訊、會計資料的處理和變換以及輸出會計資訊構成，它是一種有序排列的結構。從這點來看，把資料庫基本知識與會計資訊系統結合起來，學習一些簡單的資料庫操作，可以讓會計專業的學生明確學習資料庫的意義，瞭解會計電算化系統的開發原理。
其次，學習、認識資料表，幫助學生認識會計資料所包含的基本內容及儲存方式。
建立了一個“庫”之後要在裡面存放資料並對資料進行管理，這就是“資料表”它是資料庫的基礎。資料表是按行和列組織起來的資料集合，一般具有特定的主題，可以將任何可用的資料放在表中。例如，在會計核算中首先要根據原始憑證編制記賬憑證，在一張記賬憑證中不僅包含經濟業務發生的時間、內容摘要，還包含了經濟業務引起的會計要素的增減變化，即會計科目的內容和數量的變化等等，所有這些資料都可以放在一張資料表中，那麼，這些資料如何在資料表中表現出來呢?
現實世界中客觀存在的事物一般都有多個屬性特徵，一項經濟業務的發生在會計記錄中可以表現為“發生時間”、“內容摘要”、“會計科目”、 “金額”、“附件張數”、“責任人簽名”等屬性。目前廣泛使用的關係型資料庫由一系列二維表組成，二維表由行和列組成，表中的每一列表示資料的某一個屬性，在資料表中稱為“欄位”;表中的每一行表示一個具體的屬性值，在資料庫表中稱為“記錄”。把發生的經濟業務記錄在記賬憑證中，主要包括“年月日”(即經濟業務發生的時間)、“摘要”、“會計科目名稱”、“借方金額”、“貸方金額”等內容，它們是一張資料表中的幾個欄位，它們從不同方面表明了一項經濟業務的屬性，在資料表中表現為不同的列;而這項經濟業務發生的具體內容則以“行”的形式表現在表中，有多少筆經濟業務就有多少這樣的“行”，它們被稱為資料表中的“記錄”。大量的記賬憑證就是透過這樣的“表”表現出來的。如果開發一個會計核算資訊系統，首先就要設計表現和儲存這些資料的“資料表”。如果操作財務軟體，就要明白輸入的會計資料儲存在哪裡了，它們是怎樣被儲存的。
再次，透過資料表的操作，學習資料的屬性，讓學生更進一步理解會計資料的內涵，進而能規範會計軟體的操作。
明白了資料表的概念之後，還要學習一個重要概念：資料的型別。定義資料型別的目的是區別不同資料在輸入時的不同要求，即要遵循的相應規則。例如，在輸入會計憑證中的摘要資訊時，要明確輸入的是“文字型資料”，就要按照文字型資料的輸入要求進行操作;輸入借方、貸方的金額時，就要按照“數字型資料”的輸入要求輸入數字，而不能輸入文字。
設計了資料的型別，還要對不同資料型別的資料進行屬性的設計。如定義資料的取值範圍，在資料表中就是定義欄位的大小。這時，我們可以拿一張真實的會計憑證讓學生去體會。在一張會計憑證中要記錄會計要素的貨幣指標，但是標準的憑證上金額指標只精確到兩位小數，最大值只能到百萬。在這個例項操作中，讓學生計算這個資料的大小，很多學生得出9。這個資料正確嗎?從數學角度講完全正確，但從計算機角度講卻是錯誤的，為什麼?因為在計算機中，小數點也要佔用一位，那麼在定義這個資料的欄位大小時，就要設定為10。透過這樣一個簡單的例子，學生很快明白了以下問題：
1、不同的資料可以透過定義其型別進行區分。明確了這一點，學生在輸入資料時不會輸入非法資料。例如輸入貨幣指標時不能輸入文字。
2、不同型別的資料其屬性是不同的，可以透過定義其屬性提高資料輸入的.準確性。例如，一般情況下輸入會計憑證時不允許逆時，即輸入下一張憑證時其業務時間不能小於上一張憑證的業務時間，要對這一點進行正確性驗證，可以為其定義有效性規則即可。
這些問題都可以反映在會計軟體操作的規範性上，學生學習了資料表的相關操作之後，理解了資料表的設計原理，對會計軟體的規範化操作要求就有了更深的認識，會計專業學生深厚的會計知識就很容易融合在資料庫知識中。
最後，學習了資料庫和資料表之後，要建立資料表之間的關係，在這個學習階段，可以透過建立會計科目表與其它表之間的關係加深對資料庫的認識。
在電算化會計軟體的操作中，首先要進行賬務系統的初始化，賬務系統的初始化是指將通用會計軟體轉化成適合本單位會計核算需要的專用會計軟體、將手工會計業務資料移植到計算機中等一系列的準備工作。在此除了要設定具體核算規則和方法外，還要輸入有關的基礎資料。在資料庫的教學中可以此為突破口，透過建立資料表之間的關係，深入講解資料之間的鉤稽關係。例如，資料庫中有一個重要的規則“參照完整性規則”，它屬於資料庫的表間規則系統，用於控制資料的一致性。在Access中使用這個規則系統可以確保相關表中記錄之間的有效性，對於一個數據庫中的相關表，如果只對其中的一個表進行插入、更新或刪除操作，就會影響到資料的完整性。以會計科目表為例，進行會計核算首先要建立“會計科目”表，這一張資料表非常重要，任何單位在設計會計制度時首先要明確其進行會計核算所需要的會計科目，這是會計核算的基礎。在電算化會計系統中它是一個數據字典，填制記賬憑證、登記各種賬簿、編制報表都要以此為依據的。因此，在一個會計核算系統中，會計科目表與其它資料有著密切的聯絡。
一個數據庫不能只含有一張表，它由一系列表組成，更為重要的是這些表之間是有關係的，在資料庫中我們把這些關係分為三種：一對一關係、一對多關係、多對多關係。在建立會計科目表的過程中，要讓學生找出會計科目表與反映記賬憑證的資料表、反映各種賬簿的資料表之間的關係。例如，在會計科目表中必須建立“會計科目編碼”欄位、“會計科目名稱”，其它可根據需要建立，在此應當明確“會計科目編碼”的含義，在手工會計系統，會計科目編碼的意義不很明顯，但是在電算化會計系統中會計科目編碼是資料處理的關鍵字，它便於檢索、分類及彙總，可以提高輸入速度，減少工作量。如果在會計憑證中輸入了一個在會計科目表中不存在的科目編碼，軟體就會提示這張憑證輸入錯誤，這一點在任何會計軟體中都如此，那麼，這個驗證是怎麼實現的呢?這就是“參照完整性”規則在起作用，首先在“會計科目”表與“會計憑證”表之間透過“會計科目編碼”欄位建立一個“一對多”的關係，然後實施“參照完整性”規則，“會計科目編碼”欄位在會計科目表中是主鍵，在會計憑證表中是外來鍵，參照完整性規則要求不能在相關表的外來鍵欄位中輸入不存在於主表的主鍵的值，這樣在輸入會計憑證時就不會出現非法資料，保證了資料的有效性。以此類推還可以建立其它表之間的關係，充分體現了會計資料之間的內在聯絡，保證會計資訊的真實完整。
透過以上學習，學生運用會計軟體時，不僅能規範化操作，還能知道這樣做的原因，從而激發其對資料庫這門課的興趣。在《Access資料庫》中還可以利用其本身自帶的示例資料庫“羅斯文商貿”資料庫深入講解，拓寬學生相關經濟學科的視野。因此，會計專業的學生學習一點資料庫知識具有現實意義。