2014年上海會計基礎學習筆記：會計檔案
會計檔案的概念和內容
一、會計檔案的概念
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。
二、會計檔案的內容
會計檔案的具體內容包括：
1.會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，彙總憑證，其他會計憑證。
2.會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片賬，輔助賬簿，其他會計賬簿。
3.財務報告類：月度、季度、半年度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附註及文字說明，其他財務報告。
4.其他會計資料類：銀行存款餘額調節表，銀行對賬單，其他應當儲存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷燬清冊。
【例題1單選題】以下會計資料中不屬於會計檔案的是（ ）。
A.現金日記賬
B.總賬
C.購銷合同
D.購貨發票
[答案]C
會計檔案的歸檔
1.根據《會計檔案管理辦法》，各單位每年形成的會計檔案，都應按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
2.當年形成的會計檔案，在會計年度終了，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之後，原則上應由財務會計部門編造清冊，移交本單位的檔案部門保管；未設立檔案部門的，應當在財務會計部門內部指定專人保管。
3.移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，應當會同原財務會計部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。
【例題2單選題】各單位每年形成的會計檔案，都應由（ ）負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
A.會計機構
B.檔案部門
C.人事部門
D.指定專人
[答案]A
會計檔案的保管期限
一、永久檔案與定期檔案
各種會計檔案的保管期限，根據其特點，分為永久、定期兩類。
永久檔案即長期保管，不可以銷燬的檔案；定期檔案根據保管期限分為：3年、5年、l0年、l5年、25年5種。會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。
《會計檔案管理辦法》規定了我國企業和其他組織等會計檔案的保管期限，該辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，具體可以分為：（主要了解企業的）
1.永久：會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊以及年度財務報告；
2.25年的：現金和銀行存款日記賬；
3.5年的：固定資產卡片賬於固定資產報廢清理後保管5年、銀行存款餘額調節表、銀行對賬單；
4.3年的：月度、季度財務報告；
5.l5年的：其他。含所有會計憑證，總賬，明細賬，日記賬和輔助賬簿（不包括現金和銀行存款日記賬），會計移交清冊。
【例題3單選題】會計檔案的保管期限是從（ ）算起。
A.會計年度終了後第一天
B.審計報告之日
C.移交檔案管理機構之日
D.會計資料的整理裝訂日
[答案]A
【例題4單選題】原始憑證和記賬憑證的保管期限為（ ）。
A.15年
B.25年
C.3年
D.10年
[答案]A
【例題5單選題】各種會計檔案的保管期限，根據其特點分為永久、定期兩類。定期保管期限分為（ ）。
A.3年、10年、20年、30年、40年5種
B.1年、5年、10年、15年、20年5種
C.3年、5年、10年、15年、20年5種
D.3年、5年、10年、15年、25年5種
[答案]D
會計檔案的查閱和複製
一、會計檔案的查閱和複製
各單位儲存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批准，可以提供查閱或者複製，並辦理登記手續。查閱或者複製會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。
二、會計檔案的交接（瞭解）
（1）單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管。
（2）單位分立
①單位分立後原單位存續的應當由分立後的存續方統一保管，其他方可查閱、複製；
②單位分立後原單位解散的協商後的其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、複製。
單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方儲存，並按規定辦理交接手續。
（3）單位因為業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案應當由原單位保管，承接業務單位可查閱、複製。
對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接的單位儲存，並按照規定辦理交接手續。
（4）單位合併
①單位合併後原單位解散或一方存續其他方解散的原各單位的會計檔案應當由合併後的單位統一保管；
②單位合併後原各單位仍存續的仍應由原單位保管。
建設單位在專案建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算後移交給建設專案的接受單位，並按規定辦理交接手續。
（5）單位之間交接會計檔案的交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。
（6）個人交接時交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢後，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案交清冊上簽名或者蓋章。
（7）我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。
會計檔案的銷燬
會計檔案保管期滿需要銷燬時，可以按照以下程式銷燬：
（1）由本單位檔案機構提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊。
（2）單位負責人在會計檔案銷燬清冊上籤署意見。
（3）銷燬會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。
（4）監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案；銷燬後，應當在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告本單位負責人。
注意：對於保管期滿但未結清的債權債務原始憑證，以及涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的`會計檔案，應當在會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。
正在專案建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷燬。
【例題6多選題】保管期滿，不得銷燬的會計檔案有（ ）。
A.未結清的債權債務原始憑證
B.正在建設期間的建設單位的有關會計檔案
C.超過保管期限但尚未報廢的固定資產購買憑證
D.銀行存款餘額調節表
[答案]ABC
[解析]對於保管期滿但尚未結清的債權債務以及涉及其他未了事項的原始憑證不得銷燬，應單獨抽出，另行立卷，有檔案部門保管到未了事項完結為止，選項A、C屬於這種情況。正在專案建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案也不得銷燬。
【例題7多選題】按照《會計檔案管理辦法》的規定，下列說法中正確的有（ ）。
A.會計檔案的保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類
B.單位合併後原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管
C.企業銀行存款餘額調節表、銀行對賬單和固定資產卡片於固定資產報廢清理後保管5年
D.我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境
[答案]BCD
[解析]各種會計檔案的保管期限根據其特點分為永久和定期兩種。會計檔案的定期保管期限分為：3年、5年、10年、15年、25年5種。
【例題8判斷題】銷燬會計檔案時，應由單位檔案機構和會計機構共同派員監銷。（ ）
[答案]√
總結
1.一定要結合教材將課程完整地學習一遍。
2.學習時重在理解，不要死記硬背。
3.要注意學習方法：結合教材多做練習。