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辦公室的述職報告

有關辦公室的述職報告

根據公司《工作標準》和****年目標責任,經理助理、辦公室主任的主要職責是:

1、受經理委託,協調公司領導之間、機關各職能部門之間,分(子)公司之間的工作關係。

2、受經理委派、處理具體事務和問題,各項工作對經理負責。

3、督促、催辦公司領導分管的年度重點工作的完成,必要時建議召開協調會議。

4、不斷了解公司生產經營中出現的新情況、新問題、重大問題及時向經理彙報,並協調有關部門、有關單位處理和解決。

5、及時傳達貫徹上級和公司有關會議、檔案、批示精神。

6、組織安排公司黨、政、工各種會議,負責並督促會議決議的貫徹落實。

7、及時組織完成經理,公司和黨委所需檔案的起草,有關材料的擬製。

8、控制監督公司機關管理費、招待費用的使用程式、核定使用標準。

9、協調公司後勤工作和組織機關的後勤工作。

10、管理公司機關的辦公車輛以及文印、信訪、接待等工作。

總之,我的主要職責歸納起來是三句話六個字,即:參謀、協調、服務。

一年來,在公司黨委、班子的領導下,在各分公司、廠、處和機關各處室及辦公室全體同志的大力支援下,較好完成了本職工作、責任目標和“參謀、協調、服務”三大職能,現簡要述職如下:

幾年來的工作實踐使我深深體會到,作為一個辦公室主任,要作好工作就要首先清楚自己所處的位置;清楚自己所應具備的職責和應盡的責任;正確認識所處的位置和所要謀的政,就地位而言:從領導決策過程看,我處在“輔助者”地位,從執行看處在“執行者”地位;對處理一些具體事物,又處在“代理者”的地位。這個角色的多重性決定了在實際工作中容易產生履職或者越位,何況所要協調工作的物件都是公司領導,自己的上級、同級和下級,在實際工作中我的具體作法是:為領導參謀到位但不越位:督促、催辦到位,但不“拍板”;服務到位但不干預領導工作。只有把“位置”認準,把“政”字搞清,維護領導之間的團結,在工作中盡職盡責,從不越權,嚴格要求自己作一個為人誠懇、忠於職守,勤於職守、勝任職守的助理和辦公室主任。摧辦和協調是我的主要工作之一,一年來雖然難度不小,但領導和同志們都給予了我很大的支援,我也注意力爭作到對工作主動摧辦、協調,承上啟下,溝通左右,協調各方,因此一年來的工作相對還比較順利。

我處的位置決定了“服務”是我的根本職責,這個工作有很大的從屬性和服務性,因此在日常工作中我主要是圍繞“服務”這個根本,從參謀、承辦,管理、協調督辦等方面進行操作。

為發揮好參謀助手作用,必須經常深入調查研究,瞭解和全面掌握實際情況,才能為領導參好謀、獻好策,真正為公司和職工辦一些實事,在實際工作中注意去基層單位利用各種方式瞭解生產經營情況,傾聽各級領導和職工的建議,徵求機關相關處室的意見、圍繞公司領導決策和生產經營實際,及時向經理或有關領導同志反映,全年共提交重要的工作建議XXX項,領導採納XXX項,協調較重要的工作XXX起,基本盡到了參謀,協調的職責。

為減少會議和提高會議質量,我們安排會議堅持了會前有準備、有議題,建議與會者會上講話要短、話不離主題、講話要解決實際問題和開小會、開短會、不開無準備會的原則等。堅持了張多次要求的“會前無議題,會上臨時動議的問題,一律不予研究”這些原則,****年全公司大型性會議明顯減少,會議質量大有提高,基層單位比較滿意。在實際操作中主要採取了四個方面的措施:

一是控制會。結合公司生產實際,認真貫徹公司“XXX”中規定的會議審批制度,哪些會議能開,哪些會議不能開,哪些會議可以合併開,對會議參加的人員、內容、時間都進行嚴格的把關,尤其是讓基層一把手參加的會議,必須要經過公司主要領導同意才能開,從而控制了會議的數量,保證了會議的質量。

二是少開會。開會是推動工作的重要方法,但不是唯一方法。在工作協調中、本著向基層服務,眼睛向下、方便基層的精神和意識,凡有些工作打個電話,發個通知或者到基層調查研究,通一下氣就可解決的問題,就堅決不安排開會,做到了既少開會或不開會又保證了政令暢通,保證了工作進行有序。

三是開短會。每次安排會議前,都按領導的意圖,事先確定議題,並提前通知,對於臨時動議的,不予安排。這樣大大縮短了會議時間。

四是開實會。開會是一件非常嚴肅的事情,為了使會議起到預定效果和解決實際問題,我們一是做到了會前要準備實、準備充分,堅持杜絕漏洞;二是做到了內容實,對領導的講話,會議材料和下發的檔案等要語言簡明,言之有據,不拖泥帶水;三是形式實,為了改變會上領導讀講話稿職工不愛聽的現象,近二年我們注意在準備講話稿時,儘可能多提供具體素材,使領導在吃透講話內容精神上,面對觀眾講材料而不是讀材料;最後是效果實,對於會議精神和領導提出的要求,會後我們注意進行檢查和督辦,保證了會議精神落到實處。

透過領導的重視和認真貫徹了公司“XXX”及採取了以上措施,今年安排的會議明顯減少,經徵求意見,大部分單位是基本滿意的。

承辦工作是助理,特別是辦公室的主要工作之一,有來自上級領導、上級機關的,也有來自外部的,但主要是來自公司領導、機關職能部門和分公司,各廠處的事宜,還有些日常事務性工作,可以說是千頭萬緒,如何處理和承辦好每一項工作,我們的作法一是先辦主要工作、後辦次要事項,先急後緩;二是先辦上級和外來的,後辦內部的;三是先辦基層單位的,後辦機關的,因為基層的同志來一趟公司不容易,不但我這樣做;同時也要求辦公室全體同志都必須這樣做;四是按職責分工進行承辦,辦公室四名副主任都有明確的分工,誰主管的工作由誰負責辦理,其它人協助,但的原則,承辦的每一項工作和事情,都必須做到向公司負責,向領導負責,向職工負責。為了落實公司“狠抓內部管理,壓縮各項費用開支”的要求,特別是機關的管理費,在20xx年的基礎上,20xx年壓縮了XXX%,20xx年又在20xx年基礎上壓了XXX%,也就是說今年的管理費比20xx年降低了XXX%,而機關的工作量沒有減少,車輛、微機、辦公裝置越買越多,越用越破,維護、更件、修理量越來越大,再加之現在車輛長途任務多,費用也就自然上升;原先打字室油印(費用低)保證了整個機關,現在隨著辦公現代化的不斷提高,消耗品的價格由此而升,影印機、一體機的耗品都在幾百元以上,大部分處室的電腦雖然能夠列印,但油印、影印量卻越來越大,費用較以前相比有大量增加,以上這些實際情況及問題與壓縮近一半的費用成了反比。面對這個現狀,經與有關處室共同研究,並請示領導同意,採取了一些措施,如車輛、微機、裝置等加強平時的維護保養,能自己修理、排除的故障不去送修,而確需更件、修理的,必須由使用人事先填寫更件修理申請單,所在處室領導簽字,專管人員進行檢查鑑定,批准後方可發生;對公司內部發文、實行無紙辦公,凡有電腦的'處室、單位,不再印製文字檔案,一律在網上發;儘量減少材料影印量,超過XXX張者不予影印,能油印儘量油印,除辦公室把好關外,大部分處室領導也都進行控制和把關。儘管採取了很多措施,但管理費還是超出了核定的數量。公司12月10日工作會議已明確,****年的管理費還要減,再壓XXX%,有些要進行包乾,如辦公費原先XXX元/人,壓縮XXX%,20xx年就是XXX元/人。

辦公室工作是相當繁雜和十分辛苦的,一年到頭只有受苦、受累、挨批而看不出明顯的政績,其酸甜苦辣是其他人所體會不到的,又都是默默無聞的“配角”工作和“地下”工作,有些又是其它部門無法代替的,為了提高辦公室工作人員的思想素質、業務能力和工作作風,搞好辦公室自身建設,我們一是採取不同方式進行教育和引導,使大家樹立敬業愛崗的精神,樹立榮譽感,克服“配角”的自卑感,使大家感到能在辦公室工作是領導、同志們的信認,是一種榮譽。二是堅持了各項制度的落實,如學習制度,會議制度,勞動紀律,辦公秩序等,堅持了月有工作研究會,常有碰頭會的作法;三是為了提高工作人員各項素質、工作能力,不定期組織學習,並有意安排寫一些不同方面的文字材料和佈置一些具體事務性工作,強調辦事率和完成時限;四是狠抓了勞動紀律,堅持考評、講評,對遲到早退者除批評教育外,在扣分罰錢上,誰被扣了分誰就把錢全部拿出來。從而更進一步加強了勞動紀律性。辦公室全年擬草、擬稿各種檔案、結、報告,工作佈置,領導講話稿、整理各種資料、材料共二百餘篇(份),及時組織完成了黨委、公司領導所需的一切文字材料。今年還著重抓了車輛管理和行車安全,辦公室管理著公司機關辦公車輛,為了保障公司領導、機關辦公按時出車並保證安全,使車輛始終保持良好狀態,除嚴格派車制度外,我們繼續堅持了由辦公室正、副主任、班長和安全員參加的,不定時、不事先通知檢查車況和車容車貌,並進行逐項登記和評比,節假日,星期天進行停車位置的檢查,大大提高了司機人員維護車輛、愛護車輛、保證安全的自覺性、主動性和責任感,從而保證了全年行車安全。

工作中存在的主要問題和不足:

二年來雖然作了一些應該作的工作,這與公司的正確領導和各分公司、機關各處室同志們的大力支援是密不可分的,也是辦公室全體同仁共同努力的結果,但細查起來,問題也還不少,主要是:

1、調查研究深入還不夠,有些情況沒有及時地掌握,以致為領導參謀、決策還不到位。

2、有關處室相繼組織開展的活動太多,致使基層單位承愛不了,意見太大,應加強全公司性活動的計劃性。

3、為基層服務的深度還不夠,需進一步加強辦公室內部建設,強調服務意識和服務態度,不斷提高辦事效率和工作能力,為公司建設、發展做出新的貢獻。