人力資源管理中人事檔案的運用論文
【摘要】隨著二十一世紀知識經濟的快速發展，人才資源成為組織發展的重要戰略資源。人事檔案作為儲存人才資訊的載體，是發現人才的主要資訊源，是選拔人才的重要依據。因此管好、用好人事檔案對人力資源開發具有至關重要的作用。本文就人事檔案在人力資源管理中的作用，當前的運用現狀，以及改變現狀的對策等進行探討，以期更好地促進人事檔案管理工作走向良性發展的軌道，為人力資源開發提供強有力的資訊保障。
二十一世紀是知識經濟日新月異快速發展的時代。經濟的快速增長帶動了人力市場的巨大變化，人成為推動社會和經濟發展的最關鍵的資源。能否擁有高素質的人力資源並實行有效管理對各類組織的生存、發展與成功至關重要。因此開發人力資源已成為各類組織提高組織核心競爭力的迫切需要。而開發人力資源與人事檔案工作的完善密切相關。人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成部分，對人力資源開發具有重要的作用。
一、人事檔案在人力資源管理中的作用
人事檔案是國家機構和社會組織在人事管理活動中直接產生的，記述個人活動、學識水平、德能勤績、工作表現，以個人為單位集中儲存起來以備查考利用的歷史記錄。完善、有效的人事檔案對於組織發現和識別人才，全面考察和正確選拔、使用、培養人才，最佳化人力資源配置具有重要的意義。
1.可為組織發現和識別人才提供依據
人事檔案是人才資訊的重要載體，它反映著各種人才的專業、特長、研究方向等情況。各類組織可透過記載清楚、內容完整的人事檔案進行人才結構的統計、分析，以發現和識別人才，並結合組織自身情況和發展方向，瞭解和掌握本組織人才梯隊的薄弱環節，從而有針對性地制定相應的人才培養計劃，挖掘人才的潛能，使優秀人才脫穎而出。
2.可為組織考察和選拔人才提供依據
由於人事檔案具有現實性、真實性、動態性、認可性等諸多特點，能夠較全面、準確地反映人才各方面的情況，是各類組織瞭解本組織人才的數量、文化程度、專業素質等方面資料的重要依據。因此，人事檔案是為組織的發展壯大考察、選拔、任用人才提供研究的第一手資料，是組織進行科學分析、合理規劃人力資源發展方向，做出準確的人才規劃的基石。
3.可實現資訊共享，最佳化人力資源配置
人事檔案是各類組織進行人事管理活動形成的原始記錄，是個人資訊的重要載體，亦是人事管理和人力資源開發的資訊來源。各類組織透過人事檔案提供的資訊建立的人才資訊庫可以實現人力資源資訊共享，有利於組織根據不同人才的能力和各類人才的特點，科學預測人力資源的需求，進而在組織內進行合理選人、用人，最大限度地發揮人才效力，實現人力資源的最最佳化配置。
二、人事檔案在人力資源管理中的運用現狀
雖然人事檔案在人力資源管理中是不可或缺的重要組成部分，然而就目前人事檔案在人力資源開發中的實際運用情況而言卻未盡如人意，存在著一些較為嚴峻的問題，這些問題嚴重製約了人事檔案管理工作的發展，同時也影響了人力資源開發的正常進行。
1.人事檔案內容的不完整降低了人力資源的管理效力
人事檔案應該全面、歷史、完整地反映一個人的全貌，然而目前有相當一部分人事檔案的內容不夠完整。究其主要原因，一是終身制的用人制度被打破，使人員流動成為可能。而用工單位性質、用工形式、用工時限的多樣化，也導致了相當一部分人員的檔案無法做到檔隨人走，因此造成棄檔、重新建檔的情況屢見不鮮。少數流動人員私截檔案的現象也時有發生，使人力資源的管理成為新的管理盲區。二是外省籍高校應屆畢業生就業戶籍實行各項要素評分制，各項要素累計分值高於標準分值的方可辦理戶籍，則檔案隨其人走；而低於標準分值的，則可按相關規定申請辦理人才類《居住證》，其檔案則隨戶籍由高校直接保管或留校保管二年後退回生源地。如此，就業單位只能重新建檔，而此類人員一旦流動，人才中心(市場)卻又拒絕接收其檔案，原單位只得被迫繼續保管其檔案，直至廢棄。以上現象都造成了同一人員的人事檔案相對不同階段的資訊在不同地區、不同機構間的分散，導致了檔案工作的脫節，檔案內容的斷層，也直接影響了人才資訊的完整性，降低了人力資源的管理效力。
2.人事檔案內容的失真阻礙了人力資源的正確評估
人事檔案具有的真實性特點是組織選賢舉能、知人善任的重要依據。近年來，人事檔案中的資訊內容失真現象屢現，主要表現在兩方面：一是“三齡一歷”(即年齡、工齡、黨齡、學歷)填寫不規範或隨意填寫，造成時間填寫前後不一致。二是為追逐名利弄虛作假。一段時間以來，少數幹部為了個人目的在檔案上弄虛作假，有的組織人事部門稽核把關不嚴，致使塗改偽造年齡、學歷、身份等問題時有發生，使得年齡、工齡、學歷、經歷、身份等造假之風愈演愈烈，甚至出現兄姐的填寫年齡竟比自己弟妹小的荒唐現象，這在廣大群眾中造成了不良影響。面對檔案中魚龍混雜、真假難辨的資訊，檔案管理人員無從辨別，亦無渠道進行有效的鑑定。如此被動的資訊接受嚴重製約了人事檔案作為個人資訊源的使用價值，使得組織在對人才的考察、選拔、任用時無法憑藉人事檔案的資訊資料對人力資源作出正確的分析和評估。
3.管理模式落後制約了人力資源的開發
現代人力資源管理要求人事檔案管理能夠及時準確地提供各種資訊，為人力資源的開發和合理配置提供快速有效的服務。但現階段人事檔案的管理仍處於傳統管理模式，只著眼於看攤守點，檢索仍以手工操作為主，這與現代資訊社會的發展不相適應。由於軟體開發跟不上，計算機在人事檔案管理方面的作用未充分發揮出來，使得人事檔案資訊化管理滯後，無法實現對人才資訊的篩選、排序、分類、彙總，亦無法對組織內當前與未來的人力資源規劃中涉及的人員配置需求進行科學預測和正確制定，這不僅影響了人事檔案的利用效率和資訊價值，還影響了人事檔案社會價值的發揮。人事檔案不能為人力資源開發提供有效的服務，也就意味著人事檔案對組織選人、用人失去了其真正意義上的參考價值。
三、以人事制度改革為契機，推進人事檔案在人力資源開發中發揮應有作用的策略
隨著政治經濟體制、人事制度改革的不斷深入，人事檔案在其形成特點、管理方式和開發利用等諸多方面都發生了深刻變化。為此，我們應當抓住當前人事檔案工作中存在的突出問題，以改革為契機，認真總結，不斷改進，努力使人事檔案管理工作跟上人力資源開發的用人新機制。
1.堅持人檔統一管理，維護檔案的完整準確
市場經濟體制的建立迫使用人制度也隨之進行了一系列改革，幹部能上能下、全員聘用合同制、勞動合同制、勞務派遣制等新型人事制度改革的不斷推進，使得人才流動日益頻繁。由此，個人與工作單位之間的關係由原有的超穩定狀態逐步向具有一定自由度的方向發展。但同時市場經濟在追求效益的前提下，對人才的使用也越來越強調其現實業績與能力，對記錄個人經歷與業績的人事檔案的要求也越來越高。這在客觀上要求我們人事檔案工作者要適應市場經濟和改革開放的發展要求，轉變觀念，將傳統的人事檔案管理調整到整體性的人才資源開發使用上來。一方面要在人員流動或管理許可權變更時必須堅持個人的管理單位與人事檔案的管理單位相一致的人檔統一管理原則，以保證個人的有關材料能及時收集、整理、歸檔和利用，確保人事檔案材料在數量上和內容上的完整無缺；另一方面，認清維護人事檔案的完整、準確是各類組織和每個人的共同責任，要加大宣傳力度，加強人事檔案管理的對口銜接工作，按照流動人員檔案管理法規及時轉遞檔案，做到“檔隨人走”，同時還應將人事檔案管理與人事工作掛鉤，建立與人事制度改革相適應的人事檔案管理新制度。隨著戶籍制度改革的不斷深入，要積極推進人才引進、“居轉戶”的辦理，解決不能透過打分落戶人才的戶籍問題，及時辦理他們的人事檔案的轉移工作，以解決所需人才的後顧之憂，使人事檔案管理工作在國家政治經濟體制改革、機構改革、工資制度改革、人員流動、幹部任免、分流轉崗等方面發揮最大的作用，以提升人力資源管理效力。
2.嚴把個人資訊稽核關，確保檔案內容真實、可靠
人事檔案材料不是雜亂無章的堆積，也不是任意放進去或隨意編選的個人材料。人事檔案中的材料必須是經過組織程式，由組織審查認可的個人的真實材料。人事檔案的真實性是檔案工作嚴肅性的`基本保證，不允許不實和虛假個人資訊材料歸入人事檔案，凡歸檔的材料必須真實可靠、實事求是、完全符合人員的實際情況。嚴禁塗改人事檔案，嚴禁在“三齡二歷一身份”(即年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷和身份)等方面弄虛作假，必須“檔如其人”，應明確塗改偽造人事檔案屬於違法違紀行為。人事檔案管理部門要嚴審歸檔材料，杜絕一味追求人事檔案的現實效用而熱衷於更改個人資訊的違規行為的發生；嚴格實行幹部檔案任前稽核制度，發現檔案塗改、材料和資訊涉嫌造假的，要立即查核，未核准前一律暫緩考察並停止任職、錄用程式；凡已經組織認定的幹部出生日期而本人要求更改的，均不予辦理。也就是說，人事檔案記載的就應當是這個人真實情況的準確反映。個人資訊材料的真實性是人事檔案最基本的特性，是人事檔案發揮作用的基礎和賴以存在的前提，它直接關係到人事檔案的使用價值，關係到組織部門對人才的正確評價和使用，關係到貫徹落實黨的幹部路線和幹部的政治前途。可以說，人事檔案的真實性是為組織部門瞭解、選拔、任用幹部和挑選使用人才提供可靠依據的重要保證。因此，要在制度上保證歸檔材料必須是經由組織嚴格審查認可並與本人見面的、內容準確、手續完備、符合歸檔要求的材料，由此確保人事檔案內容的真實、可靠。
3.轉變觀念，改變固有模式，實現人事檔案資訊化管理
二十一世紀是資訊化快速發展的時代，社會的需求和人事檔案資訊自身的特性使人事檔案現代化管理成為必然。各級組織的決策部門在根據本組織發展戰略要求進行經營規劃、人力資源開發等科學決策時，在人事的安排和調整、生產力的組織分配、各類崗位的人員合理配置時，都要求人事檔案管理部門必須迅速、準確、有效地提供所需的個人資訊和各類資料，而若繼續靠人工摘錄、統計、分析各種人事檔案資料，既費力又費時，且極易造成漏檢、誤判等。因此必須轉變觀念，探索資訊化管理新模式，藉助計算機建立科研成果、幹部管理、技能人才等不同型別的資料庫，實現人事檔案管理模式由實體型向資訊型轉變，為組織全面、快速地根據各種人才資料庫提供的資訊來了解、預測組織內的人力資源供給並進行合理配置提供更有力的保障，避免人才積壓和“用非所長”的現象發生。綜上所述，在市場經濟競爭激烈的今天，我們應準確把握人事工作的發展規律，以快速、有效地提供人力資源資訊服務為核心，改革人事檔案管理制度。透過對制度的設計，體現人本管理和動態管理的原則，合理規範人員配置，使人才在崗位上的作用獲得最大限度的發揮，積極推進組織發展戰略和人力資源開發戰略的穩步實施，使組織和個人在工作目標實施過程中獲得雙贏。總而言之，透過改革將人事檔案進一步管好、用活，使人事檔案這一財富在新的歷史時期發揮更大的作用，藉此逐步實現對人才的相對全面、科學的衡量與評估，最終實現人事檔案管理工作自身生存與發展的良性迴圈。
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