時間管理的迴圈系統
別信賴你的大腦
一般而言，系統管理員都很聰明你聰明，我聰明，我們都聰明我們靠腦力達成我們的?度境界，而不是靠發達的肌肉當然，好的外表有幫助，但是深入我們的心的是“大腦”的工作平均而言，人在短期內有能力記住7樣事情，加減2項（7±2）那麼本書讀者的平均值呢？我相信你的接近8或9，或者，天啊！你還能邊看漫畫書，大概有10吧（加3項）
翻開我的工作表，我看大約有20項，哇！這比10項還多很多
我的大腦無論如何也記不住20項，我需要一點外在的儲存器，你也是
我希望，當我說“別信賴你的大腦”時，你不要覺得受羞辱
我是不相信自己的，所以每次都寫下每個請求無論使用PDA還是PAA，當有人要我做某件事時，我都寫下來這變成一則箴言：
每次寫下每個請求
我的大腦覺得不被信賴而有點受辱當有人要我做事時，大腦開始叫：“我記得住的！放下PDA，Tom！相信我一次！”但是，所有能讓我重新想起客戶的請求的`靈感，是當我面對客戶氣急敗壞跑來對我抱怨說我沒有完成他的請求時，而我只能以蹩腳的理由說：“我忘了”
第二章討論過委派、記錄和執行當我們委派一個工作時，我們不需要記錄它，雖然有時聰明地記錄它後，可以追蹤受委派的人是否完成請求（我們稱它為兄弟的守護者）
另外，如果我們要立刻執行請求，就不用寫下來如果有人要求你：“請把鹽遞給我”我不必把“遞鹽”寫到工作表，然後再劃掉它，這樣很荒謬但是，如果有人要我做某事而我回答：“沒問題，等我把這件事做完，就來做你的”我就會記下來別把“當我做完這件事”和“馬上就做”搞混事實上，對我而言，不寫下來最大的誘因是我認為我記得住下一個要做的事情
我們可憐的大腦它們被我說不能記住每件事而受屈辱但是請記住，大腦也是保持我們自尊的地方有時候，自尊會跨越它的邊界，並且過度推銷它的好朋友??大腦當你聽到自己想說：“我不想寫下它”或者“這次我要來個例外，我怎麼可能忘記這個請求？”時，記住這是你的大腦自大到像蒙大拿??過度承諾,就好像微軟的銷售人員試圖達到他們的月度業績配額一樣
如果要讓大腦覺得受較少的羞辱，記住，別把事情填入無趣的工作表，我們把這件事保留給精力旺盛的工作在第1章，我提及有關愛因斯坦的故事，他試圖消除其他腦力工作，像是如何決定每天穿的衣服，然後保留更多的腦力給物理學傳說也曾提到，愛因斯坦從來不記地址或電話號碼，甚至包括他自己的比較重要的幾個號碼他寫在紙條上塞在他的皮夾裡，因此不會用盡珍貴的腦容量當有人問起他的電話號碼時，他回答說電話號碼在電話簿並禮貌地請人們自己找要像愛因斯坦一樣，保留腦力給系統管理
如果有人提出請求而我沒帶著筆記（這種事通常發生在我上洗手間時），我會直接把責任留給請求者以確認他的請求被記錄例如，我會說：“哎呀，我趕著去開會，但又不想忘記你的請求請你答應我寄?求助（這會在請求追蹤系統建立一個請求票）E-mail，上面寫?Glenn，我需要x-y-z，詳情問Tom“我知道，我把記住請求這件事的責任放在筆記上或加在請求者身上，就是別放在大腦內
我不信賴大腦能記住東西，相對地，我信賴紙張一旦寫下後，它就在那裡如果有10項工作記在紙上，我不用擔心它會消失類似“會消失的墨水”這種東西只存在於卡通裡，而狗也不會吃掉我的作業
我也信賴PDA雖然我怕PDA壞掉或不知怎麼的失去資料，這就是為何我使用PDA的同時備份資料到檔案伺服器相對於一定程度的我的大腦忘記事情時，PDA就和紙張一樣值得信賴
完美的PDA環境
當PDA剛問世且沒有多少品種時，我對特定的品種設了一個標準化的環境系統管理團隊在檔案伺服器上設定PDA同步到使用者主目錄因此，使用者資料可以有規律地備份
當PDA壞掉時，我們有備用品，將它放入個人的同步底座，那些資料馬上就會回來由於大家都有同樣的PDA，當我們在處理壞掉的PDA時，人們很快就擁有備用品
這麼做對於使用PDA的團隊來說非常方便舒適今天有更多種PDA硬體，使得這種服務較難以提供，但是仍然可以做近似的較小協調