人力資源規劃實務操作步驟

人力資源規劃實務操作步驟

人力資源規劃：人力資源規劃是一種戰略規劃, 著眼於為未來的企業生產經營活動預先準備人力，持續和系統地分析企業在不斷變化的條件下對人力資源的需求，並開發制定出與企業組織長期效益相適應的人事政策的過程。它是企業整體規劃和財政預算的有機組成部分，因為對人力資源的投入和預測與企業長期規劃之間的影響是相互的。

人力資源規劃所考慮的不是某個具體的人, 而是一組人員。個別人員的發展規劃寓於整組人員的發展規劃之中。因此，人力資源規劃實質上是一種人事政策，它的制定為工商企業人事管理活動提供指導。

人力資源規劃是為了確保組織實現下列目標：

● 得到和保持一定數量具備特定技能、知識結構和能力的人員;充分利用現有人力資源;

● 能夠預測企業組織中潛在的人員過剩或人力不足;

● 建設一支訓練有素，運作靈活的勞動力隊伍，增強企業適應未知環境的能力;

● 減少企業在關鍵技術環節對外部招聘的依賴性。

為達到以上目標，人力資源規劃需要關注的焦點如下：

● 需要多少人;

● 員工應具備怎樣的技術、知識和能力;

● 現有的人力資源能否滿足已知的需要;

● 對員工進行進一步的培訓開發是否必要;

● 是否需要進行招聘;

● 何時需要新員工;

● 培訓或招聘何時開始;

● 如果為了減少開支或由於經營狀況不佳而必須裁員，應採取怎樣的應對措施;

● 除了積極性、責任心外是否還有其他的人員因素可以開發利用。

人力資源規劃基本操作步驟一：核查現有人力資源

這一階段是後面各階段的基礎, 是人力資源規劃的第一個過程, 它的質量如何對整個工作影響很大，必須高度重視。

核查現有人力資源關鍵在於人力資源的數量、質量、結構及分佈狀況。這一部分工作需要結合人力資源管理資訊系統和職務分析的有關資訊來進行。如果企業尚未建立人力資源管理資訊系統，這步工作最好與建立該資訊系統同時進行。一個良好的人事管理資訊系統，應儘量輸入與員工個人和工作情況的.資料，以備管理分析適用。人力資源資訊應包括以下幾個方面：

(1)個人自然情況，如姓名、性別、出生日期、身體自然狀況和健康狀況、婚姻、民族和所參加的黨派等;

(2)錄用資料，包括合同簽定時間、候選人徵募來源、管理經歷、外語種類和水平、特殊技能，以及對企業有潛在價值的愛好或特長;

(3)教育資料，包括受教育的程度、專業領域、各類培訓證書等;

(4)工資資料，包括工資類別、等級、工資額、上次加薪日期、以及對下次加薪日期和量的預測;

(5)工作執行評價，包括上次評價時間、評價或成績報告、歷次評價的原始資料等;

(6)工作經歷，包括以往的工作單位和部門、學徒或特殊培訓資料、升降職原因、有否受過處分的原因和型別、最後一次內部轉換的資料等;

(7)服務與離職資料，包括任職時間長度、離職次數及離職原因;

(8)工作態度，包括生產效率、質量狀態、缺勤和遲到早退記錄、有否建議及建議數量和採納數，有否抱怨及經常性與否和抱怨內容等;

(9)安全與事故資料，包括因工受傷和非因工受傷、傷害程度、事故次數型別及原因等;

(10)工作或職務情況;

(11)工作環境情況;

(12)工作或職務的歷史資料等等。

利用計算機進行管理的企業和組織可以十分方便地儲存和利用這些資訊。

這一階段必須獲取和參考的另一項重要的資訊, 是職務分析的有關資訊情況。職務分析是企業人力資源管理5大要素(獲取、整合、保持與激勵、控制與調整、開發)中起核心作用的要素, 是下一步工作的基礎。職位分析明確地指處了每個職位應有的職務、責任、權力, 以及履行這些職、責、權所需的資格條件, 這些條件就是對員工的質上的水平要求。

人力資源規劃基本操作步驟二：人力需求預測

這一步工作與人力資源核查可同時進行，主要是根據企業的發展戰略規劃和本企業的內外部條件選擇預測技術，然後對人力需求的結構和數量、質量進行預測。

在預測人員需求時, 應充分考慮以下因素對人員需求的數量上和質量上以及構成上的影響：

● 市場需求、產品或服務質量升級或決定進入新的市場

● 產品和服務的要求

● 人力穩定性，如計劃內更替(辭職和辭退的結果)、人員流失(跳槽)

● 培訓和教育(與公司變化的需求相關)

● 為提高生產率而進行的技術和組織管理革新

● 工作時間

● 預測活動的變化

● 各部門可用的財務預算

在預測過程中, 預測者及其管理判斷能力與預測的準確與否關係重大。 一般來說，商業因素是影響員工需要型別、數量的重要變數, 預測者透過分離這些因素, 並且收集歷史資料去做預測的基礎。從邏輯上講, 人力資源需求是產量、銷量、稅收等的函式, 但對不同的企業或組織, 每一因素的影響並不相同。

人力資源規劃基本操作步驟三：人力供給預測

人員供給預測也稱為人員擁有量預測，是人力預測的又一個關鍵環節，只有進行人員擁有量預測並把它與人員需求量相對比之後，才能制定各種具體的規劃。人力供給預測包括兩部分：一是內部擁有量預測，即是根據現有人力資源即其未來變動情況，預測出規劃各時間點上的人員擁有量;另一部分是對外部人力資源供給量進行預測，確定在規劃各時間點上的各類人員的可供量。

人力資源規劃基本操作步驟四：起草計劃匹配供需

起草計劃匹配供需包括

(一)確定純人員需求量

這步主要是把預測到的各規劃時間點上的供給與需求進行比較，確定人員在質量、數量、結構及分佈不一致之處，從而得到純人員需求量。

(二)制定匹配政策以確保需求與供給的一致

這步實際是制定各種具體的規劃和行動方案，保證需求與供給在規劃各時間點上的匹配。主要包括：晉升規劃、補充規劃、培訓開發現劃、配備規劃等。

(三)具體行動方案

人力資源規劃基本操作步驟五：執行規劃和實施監控

人力資源規劃應包括預算、目標和標準設定，它同時也應承但執行和控制的責任，並建立一整套報告程式來保證對規劃的監控。可以只報告對全公司的僱傭總數量(確認那些在崗的和正在上崗前期的)和為達到招聘目標而招聘的人員數量。同時應報告與預算相比僱傭費用情況如何，損耗量和僱傭量的比率變化趨勢如何。

(1)執行確定的行動計劃。在各分類規劃的指導下，確定企業如何具體實施規劃，是這一步的主要內容。一般來說，在技術上或操作上沒有什麼困難。

(2)實施監控。實施監控的目的在於為總體規劃和具體規劃的修訂或調整提供可靠資訊，強調監控的重要性。在預測中，由於不可控因素很多，常會發生令人意想不到的變化或問題，如若不對規劃進行動態的監控、調整，人力規劃最後就可能成為一紙空文，失去了指導意義。因此，執行監控是非常重要的一個環節。此外，監控還有加強執行控制的作用。

人力資源規劃基本操作步驟六：評估人力資源規劃

雖然人力需求的結果只有過了預測期限才能得到最終檢驗，但為了給企業人力規劃提供正確決策的可靠依據，有必要事先對預測結果進行初步評估.由專家、使用者及有關部門主管人員組成評估組來完成評估工作。

評估者應考慮以下具體問題：

(1)預測所依據的資訊的質量、廣泛性、詳盡性、可靠性，以及資訊的誤差及原因;

(2)預測所選擇的主要因素的影響與人力需求的相關度, 預測方法在使用的時間、範圍、物件的特點與資料型別等方面的適用性程度;

(3)人力資源規劃者熟悉人事問題的程度以及對他們的重視程度;

(4)他們與提供資料和使用人力資源規劃的人事、財務部門以及各業務部門經理之間的工作關係如何;

(5)在有關部門之間資訊交流的難易程度(如人力資源規劃者去各部門經理處詢問情況是否方便);

(6)決策者對人力資源規劃中提出的預測結果、行動方案和建議的利用程度;

(7)人力資源規劃在決策者心目中的價值如何;

(8)規劃實施的可行性。評估預測結果是否符合社會、環境條件的許可, 能否取得達到預測成果所必需的人、財、物、資訊、時間等條件。

為了提高人力資源預測的可靠性，有必要使評估連續化，除了上述因素可以對一項人力資源規劃評價時提供重要參考外，還要對如下幾個因素進行比較：

(1)實際招聘人數與預測的人員需求量比較;

(2)勞動生產率的實際水平與預測水平比較;

(3)實際的與預測的人員流動率的比較;

(4)實際執行的行動方案與規劃的行動方案比較;

(5)實施行動方案後的實際結果與預測結果比較;

(6)勞動力和行動方案的成本與預算額的比較;

(7)行動方案的收益與成本的比較;

評估要客觀、公正和準確;同時要進行成本效益分析以及稽核規劃的有效性;在評估時一定要徵求部門經理和基層領導人的意見，因為他們是規劃的直接受益者，最有發言權。