關於寫E-mail的格式是什麼
關於寫E-mail的格式是什麼
E-mail僅是一種交流工具,並不是非它不可。如果可以透過別的方式來溝通,不妨嘗試其他,如:會議溝通、電話溝通或紙質溝通。
明確檢查郵件的時間,如:什麼時候、隔多長檢查郵箱等。
養成標註郵件的習慣,如:已經閱讀過但尚未處理的郵件,如重要郵件等。要給大腦減負。
寫作語言不要很隨便,儘管它沒有商務信函那般正式。
寫E-mail的格式:
日期(右上角)
稱呼
開頭
正文
結尾問候
簽名
稱呼
不熟悉或者不知道對方姓名的可以寫:Estimado/a/os/as 或者Muy seor/a mío/a。
不想寫的很正式的話可以寫:Buenos días問個好。
想寫的親切些可以寫:Querido某某。
給老師的話是: Querido/a profesor/a,或者 Estimado/a profesor/a。
開頭
開頭一般不直接進入主題,先寒暄幾句,如果是回對方的話以“En respuesta a …”開頭。一般要寫寫信的原因,可以以“Debido a …”或者“Le envío esta carta porque…”開頭。
正文
開始寫主要內容,常用到的詞如:另外(además),因此(de esta manera 或 por este motivo)一般在寫結尾前會另列一行,寫一句 Quedo a su disposición para ampliar cuanta información estimen necesaria(如有任何問題請隨時與我聯絡)。
結尾
正式的:Reciban un cordial saludo 或者 Les saludo cordialmente
不想太嚴肅又想表達友好的:Un saludo
給非常請的'朋友或愛人:Besos
給熟悉的朋友:Un abrazo
簽名
寫上自己的全名,如果是公司的話,寫上你的職位。
郵件管理
1、直接X掉的郵件
郵件內容跟你的工作職責沒有直接聯絡或者是相沖突。
跟你有間接關係,但你不確定要如何回覆的郵件。
沒有明確表示要讓你做什麼的郵件(無意義的郵件)。
適合採用直接溝通的交流方式的郵件。
已經解決過問題,但再次詢問的郵件。
內容不完整的郵件。
來歷不明的抄送資訊。
2、閱讀郵件
發件人是直接還是間接發給你的。
發件人是否在郵件中表達期望你答覆的意願。
郵件內容主旨是否清晰。
資訊跟你是否相關。
開啟附件先防毒。
3、回覆郵件
及時回覆是給對方最好的尊重。
理想的回覆時間是2小時內。
自動回覆慎用,避免成為別人的垃圾郵件源。
要有針對性的回覆。要區分單獨回覆和全體回覆。
避免反覆討論同一個問題,如有這種情況,改用電話溝通。
有技巧地控制郵件的往來。如,提醒“無需回覆”、“已經辦妥”。
4、郵件過濾
善用郵箱過濾系統,避免收到垃圾郵件。
對垃圾郵件拉黑標註。
使用搜索功能,篩選郵件。
星標郵件,避免忘記。