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財務管理制度之會計檔案管理制度

財務管理制度之會計檔案管理制度

一、為了加強檔案管理,統一會計檔案管理制度,根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法的規定》,結合本公司實際及內部管理需要,制定本辦法。

二、會計檔案指會計憑證、會計帳簿和會計報表、會計資料備份軟盤等會計核算專業材料。

三、公司每年形成的會計檔案。應由財務部按歸檔的要求,負責整理、立卷或裝訂成冊,當年會計檔案,在會計年度終了後,可暫由財務保管,任何人不得自行封包工儲存。

四、財務部指專人以會計檔案進行妥善保管,存放有序,查詢方便,同時,嚴格執行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴防毀損、散失和洩密。

五、儲存的會計檔案,應為本單位的'財會人員提供利用,非財會人員不得借閱和檢視。向外單位提供利用時,須經本單位主管領導及財務總監簽字批准,會計檔案原則上不得借出。

六、撤消、合併時,會計檔案應隨同單位的全部檔案本並移交指定的單位,並按規定辦理交接手續。

七、各種會計檔案的保管基礎,根據其特點,分階段永久,定期二類。

八、會計檔案保管期滿,需要銷燬時,由財務部門提出銷燬意見。嚴格審查鑑定,編造會計檔案銷燬清冊,並報公司董事會審查,經批准後銷燬。

九、本辦法自公佈之日起執行。

附會計檔案保管期限表:

序號檔案名稱保管年限備 注

一、會計憑證類

1原始憑證、記帳憑證、彙總憑證15年

2銀行餘額調節表15年

二、會計帳簿類

3日記帳15年

其中:現金和銀行日記帳

4明細帳25年

5總帳15年包括日記總帳

6輔助帳簿15年

7固定資產卡片15年固定資產報廢清理後儲存5年

三、會計報表類5年

8主要財務指標快報3年包括方字分析

9月、季度會計報表5年包括方字分析

10年度會計報表(決算)永久包括方字分析

四、其他類

11會計移交清冊15年

12會計檔案保管清冊25年

13會計檔案銷燬清冊25年