辦公人員必備的應用技巧
最近我的電腦比較“煩”，Word“壞”了。當修改某些Word檔案後，單擊工具欄上的“儲存”按鈕，立即彈出一個“另存為”對話方塊，我可是在原有的檔案上進行修改呀!這就需要用到Word辦公軟體的技巧.
辦公軟體如果充分利用好，可以很快提高你的辦公速度，Word是常用的辦公軟體之一,通常情況下,為了發揮Word 的強大功能，建議你在使用Word時試試小編在下文中介紹的辦公軟體應用技巧，靈活運用這些技巧，可以使你迅速成為Word高手.
下文中小編將我們在使用中，積累的一些比較實用的技巧整理成文,帶給大家，希望對大家有所幫助。
一：在Word中批次轉換文件
如果我們需要將很多Word生成的DOC檔案,轉化為TXT檔案使用,而苦於往返於“開啟/另存為”之間。那麼,我們可以巧妙的在Word中批次的轉換文件的。只要我們試著單擊“檔案”——“建立新檔案”命令,開啟"新建"檔案對話方塊(注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖示或直接按“Ctrl+N”快捷鍵, 這樣Word會使用其預設模板建立一個新檔案,而不會開啟“新建”檔案對話方塊),點選“其它文件”標籤,並雙擊其中的“轉換向導”專案(但如果你的機器中沒有安裝此模板,系統會自動啟動Office2000或XP的安裝程式,並會提示你插入Office2000光碟),再順著嚮導一步一步操作。利用該向導,既可以將Word2000/XP中所有支援的檔案格式批次轉換成Word2000/XP格式,也可以將Word2000/XP格式批次轉換至 Word2000/XP中所有支援的檔案格式,包括RTF檔案：WEB頁檔案：ps/' target='_blank'>WPS檔案：Lotus 1-2-3：Microsoft工作表：Outlook工作薄等,相信這個強大的功能會給你帶來很大的方便。
二：快速還原圖片檔案
其實，我們利用Word辦公軟體，還可以非常方便地製作出圖文並茂的作品,不過有時往往出於特殊需要(如出版：發行等),要求把其中內嵌的圖片還原出來。這時,我們固然可以使用Word2000開啟該檔案,然後選中相應影象後複製,再啟動畫圖程式進行貼上,最後存檔。這對於僅含有一個兩個圖片的檔案尚可, 如果你的文件中已經內建了圖片檔案而且比較多,那麼一個一個地複製：貼上,相對來說比較麻煩。其實,只要我們單擊“檔案”——“另存為Web頁”命令,Word就會自動地把其中內建的圖片以 “image001.jpg”：“image002.jpg”：“image003.jpg”：“image004.jpg”等檔案,存放在以另存後的 WEB頁為檔名加上“.files”的資料夾下(與在IE中儲存的網頁一樣),非常方便。
三：讓Word認識WPS2000/WPS Office檔案
現在,在我們的個人電腦上最為流行的文字處理軟體，除了常見的Word辦公軟體外,還有國產的WPS2000和WPS Office辦公軟體。軟體直銷網小編髮現在WPS2000/Office中,不需要安裝任何轉換器,就可以直接讀取由Word97/2000/XP產生的文件。不過,在Word97/2000/XP中,卻無法讀取WPS Office文件。其實,以前我們曾記得在Office2000安裝光碟上,有一個WPS2WORD.EXE的程式,利用它就可以使Word讀取 WPS2000檔案。
不過,經小編試驗,發現安裝此轉換器,無法使Word讀取WPS Office檔案。軟體直銷網小編在金山公司的網站上,發現他們已經推出了WPS Office的轉換器,我們可以從http://www.wps.com.cn/download/patch/wps2word.exe上下載。雙擊它會彈出所示的介面,點下“確定”鈕,該程式會自動判斷出你有沒有安裝過轉換器,並會自動為你安裝。以後開啟Word後,在“開啟”對話方塊中的“檔案型別” 框中選擇“WPS檔案(*.wps)”列表項,選擇需要編輯的WPS檔案,點選“開啟”後,即可直接開啟WPS Office檔案了,當然也能夠讀取WPS97/2000檔案了。
四：Word 2000的兩種水印
1，文字水印
插入文字水印的步驟：單擊“格式”選單的“背景”子選單中的“水印”命令,可以插入不同顏色：樣式：大小：方向和字型的水印,還可以根據需要選擇或輸入要作為水印的文字。
編輯文字水印的方法：單擊“檢視”,選中“頁首和頁尾”(出現“頁首和頁尾”工具欄),把滑鼠移到文字水印處單擊,再單擊“藝術字”工具欄,可以設定藝術字格式：藝術字形狀：對藝術字作方位旋轉：進行繞排等編輯操作,選中水印文字,單擊右鍵,選擇“設定藝術字格式——版式”,選擇“襯於文字下方”,滿意後,開啟“檢視”選單,取消對“頁首和頁尾”的選中(即去掉該專案前面的鉤)。
2，圖片水印
單擊“插入——圖片”,檢視片的.來源選“剪貼圖”或“來自檔案”,選定圖片後向文件中插入圖片。在圖片插入處單擊滑鼠左鍵,出現“圖片工具欄”(如果沒有,請依次開啟“檢視——工具欄——圖片”)。在“圖片工具欄”要進行的幾個關鍵編輯操作是：“文字繞排”選“襯於文字下方”,“影象控制”選“水印”。此外,還可以對圖片亮度：對比度：尺寸等進行設定,滿意後在文件其它處單擊即退出水印編輯,一幅圖片水印就製作好了。
五：實現Word個性模板
我們都知道，用Word辦公軟體建立的檔案預設頁面是A4大小,即寬210毫米：高297毫米。不過,有時由於工作的需要,我們不希望用A4大小的紙張, 這樣每次都必須開啟“頁面設定”對話方塊進行設定。同時,Word中預設生成的文件檔案,是不自動縮排的,必須使用手工調整它們的縮排,非常麻煩。其實,巧妙利用Word的模板檔案功能,可以設定Word的預設頁面大小和自動縮排,從而實現個性模板。
1，進入WordXP的模板資料夾,在Windows 9x和Windows Me下為C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates資料夾下,而在Windows 2000和Windows NT上為C:Documents and Settings使用者名稱\Application DataMicrosoftTemplates資料夾下(此資料夾為隱藏資料夾,你必須對資料夾選項進行設定才能夠進入,詳見Windows手冊), 你會看到在此資料夾中有一個normal.dot檔案,此檔案就是Word的預設模板檔案。雙擊它,系統就會自動呼叫WordXP開啟它。
2，單擊“檔案”——“頁面設定”,調出頁面設定對話方塊,將頁面大小及上下左右邊距,設定自己所需的值。軟體直銷網小編經常使用它來寫作,每次左右拖動捲軸,來檢視文章不太方便,所以把寬度設定小了一些,為15釐米,高度不變,仍為24釐米。
3，單擊“格式”——“段落”,在段落設定對話方塊中選擇“縮排和間距”標籤,點選“特殊格式”下拉框,選擇“首行縮排”,並設定度量值為0.7釐米(相當於兩個漢字字元),即設定每段自動縮排兩格(中國人用中文的特色)。
4，單擊“檔案”——“儲存”命令,選擇儲存型別為文件模板檔案,由於此時normal.dot原模板已經啟動,所以無法直接儲存為normal.dot檔案。在此,軟體直銷網小編將它儲存為normal1.dot檔案。
5，再次進入C:WindowsApplication DataMicrosoftTemplates資料夾下,這時會看到兩個模板檔案normal.dot和normal1.dot。選中 normal.dot檔案(老模板檔案),按下F2鍵,選擇“重新命名”,將它重新命名為oldnormal.dot檔案。按照此法,再將新的模板檔案 normal1.dot重新命名為normal.dot檔案。
6，上面的製作步驟完成後,使用起來就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖示或直接按“Ctrl+N”快捷鍵,即可以用你剛才的設定,來進行檔案處理了。
六：給Word檔案減肥
現在,我們的個人電腦上是Microsoft Windows的天下,軟體也越做越大,連一些文字資料的檔案也不例外。如我們在Word中打一點兒字,動不動就幾十k位元組,檔案一多,給我們交流：使用都帶來了不便(尤其是上網發附件)。其實,只要我們使用“檔案”選單下的“另存為”命令,Word則會重新將資訊進行整理存檔,這樣會使得檔案的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話,可以開啟Word,單擊“工具”選單中的“選項”命令,再單擊“儲存”選項卡,在設定視窗中取消選擇“快速儲存”選項,以後Word就會在每次儲存檔案時,自動進行資訊整理並存盤,實現“減肥”操作“一勞永逸”。另外,如果我們使用了Word的嵌入字型技術, 則在選中“嵌入TrueType字型”後,還應選中“只嵌入所用字元”複選框,否則Word會把所用到的TrueType字型一同“打包”,使得檔案增大。
七：一次儲存多個檔案
在WPS2000/Office中,有一個“儲存所有檔案”命令,這個命令非常有用,只要執行該命令,即相當於將所有的檔案進行存檔操作,免去了一個檔案視窗一個檔案視窗切換：存檔之苦。其實,我們也可以在Word中一次儲存多個檔案：只要在要儲存檔案時,按下Shift鍵就可以發現,原來的“儲存”命令已經變成了“全部儲存”命令了。此時單擊這個命令,相當於WPS2000中的“儲存所有檔案”命令,即一次性將所有開啟的檔案進行存檔。
八：合併Word檔案
我們在使用Word製作文件時,經常要與別人合作,一般情況下,我們都是把別人的檔案複製過來列印,這雖然方便,不過不利於檔案的管理。試著單擊“插入” 選單下的“檔案”命令,在彈出的視窗中選擇“Word檔案”,再找到同事的檔案,點選“插入”鈕,同事的檔案已經歷歷在目了,而且圖片：表格：字型：字號：格式都絲毫沒有任何變化。
九：修復檔案
我們在進行文件的處理時，最怕的就是遇到突然停電,而自己的檔案沒有儲存：檔案找到卻無法開啟的情況嗎?那時候的你一定比失戀更痛苦!其實,在Word中設計了一個修復程式,只不過它比較隱蔽,你沒有注意罷了。巧妙地使用它,能夠把你的工作成果恢復過來。請點選“檔案”——“開啟”,在開啟檔案對話方塊中的檔案型別下拉框中,選擇“從任意檔案中恢復文字”項(請將滑鼠向下拖動,否則無法看到這個專案),再點選原先打不開的檔案,耐心等待一會兒,凡是能夠被恢復的文字,都會出現在Word視窗中,這時候就麻煩你按一下存檔圖示吧!
十：更改檔案預設存檔格式
在Word預設情況下,我們都將檔案存為Word的DOC格式。不過,有時候我們出於特殊的需要,如投稿時需要TXT格式：多媒體軟體中需要RTF格式等。把Word文件存為其餘的格式固然很方便,只要單擊“檔案”——“另存為”命令,然後在儲存對話方塊中選擇欲儲存的型別再點選“儲存”鈕就行了。不過, 每次這樣做未免有些麻煩。其實,只要我們單擊“工具”——“選項”,開啟設定視窗,點選“儲存”標籤,在“將Word檔案儲存為”下拉框中的“Word檔案(*.doc)”改為自己想要的格式,以後每次存檔時,Word就會自動將檔案存為你所預先設定的格式了。
講點技巧可以達到事半功倍的目的，上文中小編就各大家分享Word 辦公軟體應用技巧，讓你成為辦公高手。