文秘專業第二課堂的自頂向下方法研究了
摘 要： 創新適合於文秘專業第二課堂建設的自頂向下方法，以最佳化第二課堂活動效果，促使學生將所學理論知識與第二課堂活動緊密地結合在一起，在文秘專業開展第二課堂活動中提高學生的秘書綜合技術能力。
關鍵詞： 文秘專業 第二課堂 自頂向下方法
自頂向下方法是在機械建模設計和計算機網路領域使用的方法，此方法成功並出色地應用於機械建模設計和開發網路應用程式的工作中。在文秘專業第二課堂的建設中進行自頂向下方法的研究，對提高該專業第二課堂活動的質量，提升學生的職業素養及技能具有創新而重要的現實意義。
一、自頂向下方法的詮釋
自頂向下設計方法是當前機械建模設計中經常運用的一種方法。自頂向下設計方法基於產品的總體概念設計，能將複雜任務進行有效分解，便於組織團隊進行設計實現，類似於開發新的資訊系統時所使用的系統分析與設計面向物件的方法。
二、引進新穎的“自頂向下”方法，更好地為文秘專業第二課堂教學服務
文秘專業的教學應當圍繞將來秘書崗位工作職能和專業素養及技能來開展。開展第二課堂活動，如寫作、演講、速錄比賽等專業技能小型第二課堂活動和實際會務策劃、會務安排、國際秘書節、秘書技能競賽等綜合技能大型第二課堂活動。這些第二課堂活動的規模、程式、規格，以及實現的任務不同，必須達到理想的效果，任務繁重。針對這些活動，從策劃文案，工作細節，程式進度，成本控制，到效果評價等均可採用“自頂向下”的`方法，將複雜的任務進行不斷地分解，具體到學生以期實現的目標，從而實現文秘專業第二課堂活動的成功舉行。運用這樣的“自頂向下”的設計方法，能更好地取得文秘專業第二課堂活動的效果，是具有科學性和可行性的，並且能夠激發文秘專業學生們的學習熱情，提高文秘專業學生們的專業素養和綜合技能。
三、文秘專業第二課堂活動“自頂向下”方法的設計與實現
根據活動的實際進展情況和活動的總體目標要求，以及具體活動的特點和注意事項，科學合理地把“自頂向下”方法和理念引進文秘專業第二課堂活動中。下面以承辦大型企業召開學習型培訓會議為例，分析如何運用“自頂向下”方法，設計和實現文秘專業第二課堂活動。
（一）活動總體目標及要求
活動總體目標，即活動總體概念設計。充分運用“自頂向下”方法，展示文秘專業學生風采，提升文秘專業學生會議策劃、會務安排和組織會議的職業技能，真正為企業服務，從而為更好地開展校企合作打下良好的基礎。
（1）定義使用者活動需求。大型企業透過此次學習培訓會議，深刻理解與把握《企業改革和發展規劃綱要（2013-2023年）》和新技術革命，積極投身企業改革發展實踐，與此同時，調動每一個企業員工的工作主動性和內在創造力，為打造“團隊 創新 發展”的創新型企業奠定基礎。
（2）保證活動質量。確保學習培訓型會議順利完成，無重大失誤；宣傳到位，有較好的輿論效果；能很好地調動每一個企業員工的工作主動性和崗位創新力。
（3）確定活動承辦者。具有較強溝通協調能力的文秘專業學生。
（4）設想活動受益者。文秘專業學生、願意從事文秘工作的其他專業學生、校企合作單位。
（5）設計活動系統時序圖。採用活動專案管理的程式和時間的分析，將每個環節所需時間進行預測管理和有效分配。預測活動成本及資源環境：活動經費投入，可利用的活動資源與管理平臺。
（二）系統設計活動，將活動複雜階段任務進行有效分解（即面向物件系統分析）
這次學習會議的規格、規模、程式、實現的任務，要達到理想的效果，對於文秘專業的學生來說任務繁重，而且比較複雜。從會議策劃，文案寫作，工作細節，會議進度，成本控制，到效果評價等均可採用“自頂向下”的方法，將複雜的任務進行分解，將每一個具體過程的任務再進行分解，具體到會議以期實現設計的初衷，以期實現的實際效果，從而實現文秘專業學生參與承辦的大型企業學習型培訓會議的成功舉行。
（1）活動前的準備工作。在學院文秘專業學生中挑選會務人員組織好承辦此次會議的團隊，會議專案經理、部門負責人，具體工作負責人員。做好會議召開前期的企業、酒店、學院等各方面的溝通聯絡工作，各部門分工負責、分工測試並進行會議系統演練測試，從而更好地為會議成功舉辦做好準備。
（2）活動中的具體工作。首先，充分調動承辦會議團隊文秘專業學生的主觀能動性，提交會議籌備方案、會議人力資源配置方案、會議系統時序圖、會議預算表、會議質量保證計劃、各部門風險工作預案等。其次，會議團隊通力合作，有效溝通、協調，實施、跟蹤和控制各具體分工部門，確保會議順利進行和會議應達到的效果。
（3）活動後的總結工作。首先，對會議中形成的文字、影像資料進行資訊處理，將其進行核對、分類，形成總結、製作檔案，並且在徵得企業同意的情況下，複製、備份以充實秘書會議實訓教學的素材。其次，對本次會議進行評審、評估和指導，邀請企業專業人士、系領導、教研室老師參與總結會議。對各部門的組織實施過程、完成效果發放評估表進行評估，並進行點評、評議和指導。
（三）管理和支援活動
文秘專業第二課堂活動的成功與否，不僅在於文秘專業學生的專業素養和綜合技能基礎，而且要看教研室主任、指導教師在第二課堂活動中的管理與指導。當然，更有各種資源和平臺的有力支援，文秘專業第二課堂活動才能成功舉辦。
（1）配置與變更管理。首先，教研室主任要做好承辦此次會議的文秘專業學生專案經理的考察工作，召開專題會議，組建好承辦會議的團隊，配好各部門指導教師，選拔好各部門負責學生。其次，各部門指導教師要進行必要的會議知識培訓和業務指導，選好人、用好人，為實現會議質量提供必需的人力資源保障。最後，在會議測試和實現過程中，各項計劃如果出現異常情況，應及時召開協調會議，適當調整方案、加大人手、變更人員或時序，進一步加強管理，確保會議質量。