多媒體技術在檔案管理中的作用論文
隨著資訊化技術的迅猛發展，電子裝置在檔案管理工作中得到廣泛的普及，解決了檔案管理中許多亟待解決的難題，而多媒體技術的使用極大地提高了檔案管理效率。下面筆者針對多媒體技術在檔案管理中的應用情況談談自己的見解。
1、什麼是多媒體技術
1.1多媒體
廣義的多媒體一般理解為多種媒體的綜合，指能夠同時採集、處理、編輯、儲存和展示兩個或以上不同型別資訊媒體的人-機互動式資訊交流和傳播媒體，這些資訊媒體包括文字、聲音、圖形、影象、動畫和活動影像等。多媒體的本質仍然是計算機資訊、數字資訊，這是它與普通紙張、錄音機、電影膠片、錄影帶上的資訊的根本區別。
1.2多媒體技術
多媒體技術簡單來說是指運用計算機進行綜合處理多媒體資訊的技術，包括對文字、資料、圖形、影象、動畫、聲音等多種媒體資訊進行綜合處理和管理，使使用者可以透過多種感官與計算機進行實時資訊互動的技術，又稱為計算機多媒體技術，通常簡稱多媒體技術。真正的多媒體技術所涉及的物件是計算機技術的產物，而其他的單純事物，如電影、電視、音響等，均不屬於多媒體技術的範疇。多媒體技術極大地改變了我們使用計算機的方式，它是我們可以更便利地學習、娛樂和交流。多媒體技術在教育、工業、農業、軍事、商業、建築、娛樂、金融等各個領域中都有非常廣泛的應用。人們在多媒體技術的基礎上開發出了許多實用的多媒體系統，如多媒體檔案管理系統、多媒體資產管理系統、圖書資料檢索系統等，產生了巨大的經濟效益和社會效益。而在資訊檢索，產品展示等方面所涉及的內容，如多媒體資料庫技術和影象、語音、文字的識別技術、影象和聲音的數字化技術、多媒體資料壓縮與還原技術等等，在檔案數字化建設中都有著舉足輕重的作用。
2、多媒體技術在檔案管理中體現的優點
2.1多樣性
即資訊媒體的多樣性。它將音影片處理、文字處理甚至網路通訊技術融為一體，將聲音、影象、文字、動畫等結合傳遞資訊，為利用多媒體技術管理檔案奠定了基礎。
2.2互動性
使用者可以與計算機的多種資訊媒體進行互動操作從而為使用者提供了更加有效地控制和使用資訊的手段。現在的互動手段相當豐富，觸控技術和語音控制都已經相對成熟，觸控式螢幕幕上的圖形、表格或提示標誌或是用語音發出簡單指令，就可以從得到所需要的各種資訊。這樣，消除了一部分使用障礙，能夠被更廣大的人群所使用。同時，也為檔案的檢索帶來了便利，這是人們獲取資訊和使用資訊變被動為主動的最為重要的特徵。
2.3整合性
整合性是指以計算機為中心綜合處理多種資訊媒體，它包括資訊媒體的整合和處理這些媒體的裝置的整合，它能夠對資訊進行多通道統一獲取、儲存、組織與合成。利用這一優點，我們在儲存電子檔案的時候就可以對照片、影象配上解說，讓人一目瞭然。
2.4實時性
實時性說明聲音、動態影象（影片）隨時間變化而變化，當用戶給出操作命令時，相應的多媒體資訊都能夠得到實時控制。多媒體技術還有很多優點，例如數字化存在，便於儲存，可以透過網路傳輸，擁有理想的使用者介面等就不過多贅述。
3、多媒體技術在檔案管理中需要的技術支援
使用者需求是多媒體資訊管理系統出現的必然．而迅速發展的資訊科技則為多媒體資訊系統的出現提供了可能。多媒體資訊系統要求有較高的資訊科技支援。這些支援技術主要包括：
3.1硬體支援
3.1.1儲存技術。儲存介質發展迅速，從最早的軟盤發展到現在的光碟、硬碟，容量和速度都有了巨大的飛躍。傳統的磁性儲存介質的容量早已不能滿足多媒體系統的要求，如今以光碟、硬碟等儲存介質為主流，其中常見的硬碟可達到4TB甚至更大的容量，對於儲存全文文字、圖形影象、語音資訊和影片資料等電子檔案應當說已經足夠，儲存技術的發展較好地滿足了多媒體技術對儲存電子檔案的要求。
3.1.2I/O裝置。要形成電子檔案，首先需要進行採集，自然就需要高質量的電子裝置，如今像照相機、掃描器、攝像機、錄音機等裝置，技術均已經相當成熟，為影象、語音的輸入輸出提供了快速有效的手段，使檔案工作人員能夠更加方便地、直接生產和獲取電子檔案。
3.1.3內部配置。為了更快速的採集、編輯、整理電子檔案，計算機作為其中不可分割的主要裝置，其配置的要求應當強大、快速、合理。包括CPU（APU）、顯示卡（GPU）、記憶體、硬碟、外設等引數都應當能夠完美支援多媒體技術的順利發揮。
3.2軟體支援
3.2.1數字資訊處理技術數字資訊處理技術主要包括模擬資訊與數字資訊的相互轉換，影象、影片的編碼與解碼技術，這些技術的發展使得文字、影象、動畫、影片、聲音成為計算機能夠處理的資料，是其他後期處理技術的基礎。
3.2.2資料壓縮技術。近年來，電子檔案中多媒體資料檔案逐年上升。多媒體技術可以說是所有計算機領域中資訊量最大的領域。多媒體資料中的聲音、動畫、影片、高解析度影象等，在未壓縮的情況下，其資料量十分龐大，例如。一張24位真彩色5寸（1050X1500）照片，解析度為300dpi，那麼大約佔據4.5M儲存空間。而影片資料量則更大，一分鐘PAL制式（352×240解析度，24位色彩，25幀/秒）數字影片的不壓縮的資料量約為362.55M。可以看出多媒體資料形成的電子檔案是多麼龐大，媒體資料壓縮技術要靠軟、硬體合作實現，靠該技術，海量的多媒體資料可以得到大幅度的壓縮，讓各類儲存介質可以收錄更多的檔案，因此對多媒體資料進行壓縮是十分必要的。
3.2.3多媒體資料庫技術（MMMD）傳統的資料庫管理技術，一般比較適合結構化資料，而在多媒體技術中，由於處理的物件變成了文字、影象、影片、聲音等非結構化資料，用傳統的資料庫模型難以對其進行描述和體現。如今，面向物件的資料庫理論與技術逐漸興起，為開發多媒體資料庫提供了依據，它將所有的概念實體都模型化為物件，自然地描述文字、影象、語言等非結構化的資料，在傳統的資料庫基礎上增加的若干種資料型別可以更好地管理多媒體資料，在利用多媒體技術管理檔案的領域相當適用。
4、多媒體技術在檔案管理中的作用
這裡我們探討多媒體技術的目的主要是為了幫助檔案管理人員簡化繁重的檔案整理工作和智慧化檔案檢索工作,多媒體技術幫助我們理解複雜的資訊．透過其互動性，可以讓檔案管理系統以多媒體形式向檔案管理人員或是使用檔案的人員提供所需的各種資訊,其在檔案管理中的作用主要有：
4.1大容量的資訊儲存功能
利用多媒體技術來管理檔案與傳統的檔案管理方式相比,最大的優勢就在於儲存的資料量更大。各種電子檔案,如影象、動畫、聲音、影片等的'資料量非常大，因此多媒體技術必然要針對資料量的問題制定出相應的策略，事實上我們也確實看到其多媒體儲存技術一直在向更大、更快、更廣的方向發展。在如今的檔案管理中，以光碟為載體的多媒體儲存介質已經佔據了主流地位，其具有的儲存量大、儲存型別廣泛、檢索迅速、永不失真等優點被全面發揮。
4.2更便捷的資訊檢索功能。
檔案管理的一個原則就是要便於檢索和查詢，通常來說檢索與查詢分為基於關鍵詞和基於內容兩類。前者常用於符合媒體物件的檢索，後者則更適合用於多媒體檢索。基於內容的檢索是對媒體物件的內容及上下語義環境進行檢索，如影象中的形狀、顏色、紋理，影片中的鏡頭、場景、運動，聲音中的音調、音色、音強，它突破了傳統檢索技術的侷限，直接對影象、影片、聲音內容進行分析，抽取特徵和語義，利用這些內容特徵建立索引並進行檢索，它通常包括媒體庫、特徵庫、知識庫，能夠滿足使用者多層次的檢索需求，並且檢索速度更快，還能進行相似性檢索。將這一功能利用在檔案管理中，就可以更準確找到需要的電子檔案。
4.3簡化了檔案的彙編工作
多媒體技術給檔案彙編工作帶來了巨大的影響，它藉助計算機的編輯功能，將大量的多元化資訊加以整理和排列組合，製作出來的電子彙編檔案攜帶方便、內容充實、生動有趣、功能多樣、檢索快速，較之以往的紙質檔案，電子彙編檔案不論是查閱還是印用都更加方便。
4.4減少了冗餘的電子檔案
利用多媒體技術，可以對影片、聲音等檔案進行編輯、剪接和重組，減少無用的部分，例如某些活動中，攝像或錄音可能從活動準備階段就進行工作，但是攝錄的內容並非全部都有意義，利用多媒體技術可以把這部分無意義的內容進行編輯，減少檔案的資料量，對於聲音檔案還能進行降噪、配音編輯等操作，讓重要的內容更加清晰，這樣檢索也能更加精確。
4.5修補和復原破損的檔案
檔案管理中會整理出很多具有重要意義的照片、影象、歷史手稿等珍貴檔案，但是某些重要歷史檔案因歷盡滄桑，會出現許多破損，利用多媒體技術可以對區域性區域內有資料丟失或損壞的數字影象按照某種特定規則進行修復，使其恢復影象的完整性。利用這種技術可以對這些破損的原件進行技術修復，更好地保護原件。
4.6利用展示技術進行宣教
多媒體技術被廣泛地利用在各種展示活動中，同樣，運用這種功能我們可以更形象的向社會宣傳檔案和檔案工作，利用圖形或是3D技術、配上文字和配音解說，做成一個內容全面的檔案收藏情況介紹，讓更多的人能夠更直觀地瞭解檔案管理工作的基本情況，既節省開支，又能形象地進行宣傳和教育。
5、多媒體技術在檔案管理工作中面臨的挑戰
多媒體技術雖然已被廣泛地應用，但整體上仍處於發展階段，要想達到普及，從價格到技術都還需要探討。多媒體技術的功能深廣複雜，卻並非全部都與檔案管理工作密切相關，而且有些技術尚不夠完善或成熟，還有許多問題需要解決。
5.1保管存放成本高
目前檔案管理中最常用的儲存介質是光碟，價格低，個體小，儲存容量也讓人滿意，但是當這些小個體的儲存介質不斷增加，所需要的空間也就大大增加了，這無疑給檔案管理增加了巨大的成本，不僅僅要擴大房間，購置櫥櫃，增加硬體條件來儲存這些介質，還需要定期採購新的介質進行重新備份，以免某些儲存介質達到了使用年限或是其他原因造成檔案丟失。
5.2安全性仍有漏洞
這裡的安全性是包括多方面的。其一是儲存，這也是最重要的，檔案因其存在才有意義，電子檔案儲存在硬碟、光碟、磁帶等介質中，極易被介質的使用壽命和質量所左右，而例如氣候、個人使用習慣等因素也很容易造成電子檔案的丟失或是損毀。另一方面是保密性，檔案中有很多資料都是需要嚴格保密的，在調取檔案的過程中，如果有人居心不良，利用網路技術或是傳播病毒，可以輕易地搜尋或是破壞電子檔案。而且一個電子檔案可以同時傳送給多個終端，這個問題對於電子檔案保密工作帶來了非常大的威脅。
5.3真實性無法保證
電子檔案本身為資料資料，在形成的時候，工作者很難留下一些認證痕跡，而且相關的負責人員也沒有辦法在電子檔案的材料磁碟上面簽字確認，即使留下了痕跡，在現在的嘿客技術面前也不易起作用，這種情況下，電子檔案很容易在使用中被別有用心的人修改，所以很大程度上影響了電子檔案的真實性和可靠性。如果說有人對電子檔案中部分資料進行了修改，工作人員和負責人也無從知曉，調查極為困難。
5.4多媒體網路技術
多媒體網路技術是未來的趨勢，也是需要解決的一個難題，為了讓文字、圖片、影片、聲音可以暢通得進行網上提取和傳遞，網路速度和頻寬都應當達到一個較高的水準。目前推出的多媒體系統還並不能完全滿足檔案管理的實際需要，因此多媒體網路技術的發展和突破必然引人關注。除上述幾點外，多媒體技術還存在著許多需要解決的問題，其中包括：資訊介質的高儲存壽命、多媒體系統的相容性等等。
6、多媒體技術在檔案管理領域的未來
多媒體技術的出現，改變了傳統的資訊交流方式，也改變了傳統檔案管理的手段，其充分調動了我們的眼、耳、口、手等多種感覺器官，與計算機互動作用、交流資訊，使人與機器的距離更加接近，更加友好。利用多媒體技術進行檔案管理工作，已在檔案部門獲得較理想的應用，利用多媒體技術，可以在計算機終端上隨時查詢文字、圖片、影片、聲音等形式的檔案資料，藉助多媒體網路技術，還可以實現使用者之間資訊資源共享，由於其資訊已數字化，所以可以無限期，無損傷地使用。其發展的趨勢就是檔案數字化管理（數字檔案館）。我國許多省市的檔案資訊化建設規劃都把檔案數字化工作提上了議程，北京、上海、深圳、浙江等地也都已經將數字檔案館投入使用。我們應從多個方面尋找與拓寬多媒體技術在檔案管理工作中的應用範圍，開發出具有檔案管理工作特點的實用多媒體檔案管理系統。