檔案管理員論文
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篇一：淺談檔案管理人員的素質與檔案管理
【摘 要】檔案管理質量的好壞，主要取決於檔案管理人員素質的高低。要做好檔案管理工作，必須要有具備一定檔案專業知識、文化科學知識以及較高政治素質的檔案管理人員。為了使檔案管理工作規範化、標準化，必須建立健全切合組織實際的檔案管理制度，運用先進手段和現代化管理技術，科學有效地進行檔案管理。本文從檔案管理人員的素質要求出發，探討加強檔案管理工作的一些措施與方法，促進組織和社會的和諧發展。
【關鍵詞】檔案管理;人員素質;措施與方法
一、檔案與檔案管理
《中華人民共和國檔案法》將檔案定義為：是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化資訊。也可簡單表述為：檔案是再現歷史真實面貌的原始文獻。
檔案種類繁多，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄影檔案、印章檔案等。而對於一些專業性、業務性較強的還可建立專門檔案，如：稅務檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關檔案等等。
檔案管理，也稱檔案工作，是檔案館(室)直接對檔案實體和檔案資訊進行管理並提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。對檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用的活動就是檔案管理。
檔案管理並非只是將檔案歸檔整理就行了，它有自己的工作內容。檔案局管理主要包括兩個方面的內容：一是對檔案資源的管理，也稱檔案實體管理;二是對檔案中所包含的資訊的管理，也稱檔案資訊組織。
做好檔案管理工作，不僅要將檔案歸類整理好，不出差錯，更重要的是必須與時俱進，不斷地更新檔案管理觀念，以提高檔案管理工作的質量與水平。
二、檔案管理人員的素質要求
檔案管理人員的素質是指檔案工作者在崗位上所必須具備的知識、技能及各種基本素養等的總稱。檔案管理水平與質量的高低，根本上取決於檔案管理人員素質的高低。《中華人民共和國檔案法》明確規定：“檔案管理人員應當忠於職守，遵守紀律，具備專業知識。”這是從法律的高度對檔案管理人員的政治素質和業務素質提出的要求。
1.良好的政治素質
檔案管理人員應該具備各類專業工作人員必須具備的基本政治素質，堅持社會主義道路，遵紀守法。由於檔案管理工作的特殊性，要求檔案管理人員應具備更強的政治素質。無論何時何地，都應堅持正確的政治方向，立場堅定，嚴守機密。
2.精湛的業務素質
業務素質是指檔案管理人員應具備專業的技能和素質。具體體現在以下幾個方面：
(1)掌握檔案管理專業知識。從檔案的收集、整理、編目、保管、鑑定、檢索、統計到提供利用、進行編研等各項業務環節都有一整套的理論和工作方法，檔案管理人員只有學習和掌握這些理論和方法，才能保證檔案工作質量，提高工作效率。
(2)熟悉檔案管理相關的法律法規。檔案管理人員要熟悉黨和國家有關檔案管理的各項法律法規和方針政策，熟悉針對本行業制定的各種規章制度和業務規定，按照這些規章制度和業務規定進行檔案管理。
(3)全面、紮實的實踐能力。檔案管理人員必須將檔案的專業知識、法律法規和各項規章制度的要求都靈活地應用於日常的檔案管理工作實際中，從而高效率地完成好本職工作。
(4)檔案管理人員還需要及時掌握和熟練應用現代化的辦公手段。隨著檔案管理的現代化，要求檔案工作者還必須具有熟練的計算機操作能力，掌握檔案現代化裝置的使用。
3.愛崗敬業，遵守職業道德
檔案管理人員應具有良好的職業道德，無論在什麼情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠於職守。遵守職業道德主要表現為：一要熱愛檔案事業;二要有珍檔敬業、無私奉獻的精神;三要有甘於寂寞、甘於清貧的品質。
4.與時俱進，百導教育，勇於創新
隨著社會生產力和經濟的整體發展，尤其是科學技術的進步和提高，檔案管理人員在思想和業務上必須順應社會的發展趨勢，與時俱進。同時檔案管理人員要更新觀念，打破常規，勇於探索新的檔案管理手段和方法，不斷提高工作質量和檔案管理水平。
此外，檔案管理人員還應具備高度的責任心，具備較強的表達和溝通能力，具備高度的安全意識，具備一定的專業管理知識。
三、加強檔案管理的措施與方法
加強檔案管理，更好地為經濟社會發展服務，本人認為應從以下幾個方面入手：
1.建立以人為本的檔案管理制度
檔案種類繁多，形式各異。要實現規範、標準的管理，就必須以《中華人民共和國檔案法》為指導，建立符合組織實際的以人為本的檔案管理制度。檔案管理工作要以“人”為中心，把組織成員個人需求與自我實現和組織協調發展作為管理的核心，創造一種學習型的組織氛圍，促進組織成員個人發展與組織發展相結合，從而形成組織成員個人的自我實現和組織檔案管理工作的創新發展。
2.嚴格規範檔案的制發
檔案來源於檔案，檔案是檔案的前身，檔案是檔案的歸宿。因此，在檔案制發過程中必須要解決好規範化、標準化問題，確保這些作為檔案的原始憑證符合檔案的要求，全面提高檔案實體質量。檔案的制發必須做好以下幾項工作：
(1)檔案格式要規範、文種要合理，便於分類歸檔;
(2)檔案要素要齊全、內容要完整;
(3)檔案字跡要清晰、牢固，便於儲存;
(4)檔案用紙要統一、標準，便於整理。
3.科學管理電子檔案
在現今的網路工作環境下，電子檔案也屬於檔案的一部分，必須加強電子檔案的管理。 (1)提高電子檔案載體的穩定性，確保電子檔案傳輸和使用暢通。
(2)建立電子檔案形成部門、檔案部門、計算機與資訊管理部門三結合的電子檔案管理體制，正確進行電子檔案的分類與歸檔。
(3)做好電子檔案的技術處理工作，實施電子檔案管理戰略，保證電子檔案的可靠性，使之與紙質檔案一樣發揮社會效用。
(4)解決好電子檔案的儲存與利用。
4.提高紙質檔案的立卷質量
在電子檔案日益發展的今天，在實際工作中，紙質檔案仍以其特有的優勢得到廣泛應用。紙質檔案在唯一真實的原始性、無法替代的憑證性、內容材料的隱私性、持久穩定的安全性、提取利用的直接性等方面是電子檔案無法替代的，因此任何組織都必須提高紙質檔案的立卷質量。
在推進檔案工作規範化、標準化的過程中，必須注意解決好紙質檔案立卷的兩大問題：一是注意解決好檔案立卷方法問題，以有利於檔案標準化管理中的分類和檢索，二是注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利於檔案規範化管理。
5.創新檔案管理工作
用科學發展的眼光，創新組織檔案管理工作。
(1)思想觀念的創新。要有積極的資訊化轉化意識，強化檔案使用效率意識。
(2)管理方式的創新。解決好檔案資源量的有限性與人們需求的多樣性之間的矛盾。
(3)檔案管理隊伍整體素質的提高。
6.堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路
(1)立足於法，搞好建章立制工作。法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。
(2)實現檔案管理同現代技術的有機結合。利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。
(3)檔案管理的根本目的在於檔案利用。只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經濟又好又快地發展提供優質、高效的檔案服務。
參考文獻：
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篇二：談檔案員如何管理檔案
摘要：檔案管理工作一方面為機關高層管理人員及時瞭解本機關整體工作狀況，適時調整政策、策略提供準確依據;另一方面有利於社會各方準確認定機關單位工作成效。文章從檔案管理者應具備的素質、檔案員管理檔案的措施和應具備的職業道德幾方面進行了論述。
關鍵詞：檔案員;管理;檔案;措施;職業道德
Abstract: the file management provides accurate basis for authority on the senior management personnel to understand the whole work condition organ so that they can adjust policy and strategy, On the other hand for social parties accurately ascertain the authority unit work results. This article from the archives management shall have the quality, filing clerk management files measures and the professional ethics several aspects.
Keywords: filing clerk; Management; File; measure; Professional ethics
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
檔案管理工作是機關單位管理工作的一部分，是提高機關工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。 科學規範的管理檔案，是衡量一個單位工作成效與管理水平的重要尺度。 檔案管理工作做好了，一方面為機關高層管理人員及時瞭解本機關整體工作狀況，適時調整政策、策略提供準確依據;另一方面有利於社會各方準確認定機關單位工作成效。 因此，做好檔案管理工作對於促進經濟社會的全面發展、不斷提升本單位的社會地位具有重要意義。
一、現代檔案管理者應具備的基本素質
1、堅定的政治素質。檔案人員必須有明確的政治信念和政治方向，要熱愛祖國，熱愛社會主義，堅持四項基本原則，立場堅定，旗幟鮮明，有強烈的'事業心和責任感。
2、優良的思想品質。要幹一行愛一行，能全身心地投入到本職工作中，能忠於職守，嚴守秘密，無私無畏地維護黨和國家的歷史真實面貌。
3、紮實的工作作風。工作中要做到積極主動，熱情周到，把能為利用者解決問題、排擾解難，看成是工作中的最大樂趣。
4、廣博的科學知識。作為一個稱職的檔案人員，既要學習本專業知識，又要學習有關的科學文化知識，有較為廣泛的知識涉獵和較高的文化水平。
5、過硬的技術本領。面對知識經濟的挑戰，檔案人員必須很好地學習掌握檔案業務知識，不斷提高業務能力和技術水平，成為業務精通的行家裡手。
6、良好的心理素質。良好的心理素質必須具備“四心”，即安心、熱心、耐心、信心。“安心”就是安心檔案工作，幹一行，愛一行，專一行。“熱心”就是滿腔熱忱，誠心誠意地為他人服務，為社會服務。“耐心”就是擺正位置，耐住寂寞。“信心”就是樹立在檔案這塊天地裡幹一番事業的信心和決心。
二、檔案員管理檔案的措施
1、建立健全檔案管理機制。透過修改和完善檔案日常工作規章制度，統一檔案工作標準，加強檔案管理。加強領導管理，設立專門領導小組。科學合理、簡明實用地健全檔案管理制度。制度主要約束服務物件和執行者。堅持制度執行的嚴肅性，建立獎懲機制。確保檔案管理工作向法制化、制度化、規範化方向推進。聘請檔案管理專家指導監督檔案管理工作。實行檔案年度評比制度，每年組織一次檔案管理工作集中檢查。
2、遵守章程，規範操作。檔案管理員要熟悉檔案管理的基本知識，按照管理章程操作。對原有檔案進行重新規範整理，實現標準化管理。檔案工作的操作過程中要堅持集中收集、分類整理、歸檔完備、科學鑑定、安全保管、查詢方便的基本原則。在收集整理檔案資料的過程中及時追加新的資料，準確全面的完善檔案。檔案工作年初要有計劃，年末要有總結。對檔案進行編目和檢索，可以為檔案的查詢提供方便，解決了很多供需矛盾。為更好地保護檔案安全流通可以在檔案管理中建立借閱檔案登記簿，檔案轉入、轉出登記簿等。健全特種裝置安全管理檔案。加強檔案的資訊開發和統計工作，為領導決策和資料查詢提供方便。
3、檔案管理交接規範化。一是檔案交接要納入議事日程，是檔案管理中的重要環節，應按程式辦理。二是檔案管理員在離崗或離職時要充分做好檔案移交準備工作。檔案管理員對所保管的檔案全面清理，催還借出的檔案，整理好借據。分類歸檔零散材料，對交接工作進行日程總結。三是認真做好檔案交接監督管理工作，對交接工作負責。四是加強檔案交接中的思想教育工作，教育交接雙方提高認識，明確責任。
4、檔案管理程式規範化。一是加強領導幹部的檔案管理意識，配備高素質的專業管理人員。提高檔案管理人員的業務素質是加強檔案管理工作的根本。思想道德水平高，專業知識過硬，資訊操作能力強的檔案管理人員更能適應現代化的檔案管理要求。二是資金投入充分，配置硬體裝置，保證檔案庫、檔案室日常保管工作所需。引進計算機管理軟體，建立檔案的資訊儲存和檢索系統。三是分門別類對檔案集中統一管理，保護檔案的完整和安全，方便日後查詢和其它工作的利用。四是建立檔案部門工作目標考核和檔案管理業務工作考核相結合的考核制度，這樣在總體考核檔案管理工作成效的同時又能檢驗檔案管理員的業務水平。五是尋找外援，加強檔案的業務指導工作。可以採用會議指導和現場操作指導的方式讓檔案專家指導工作，這樣更容易對存在的問題進行分析研究，更好地找到解決的辦法，保證檔案管理工作更有成效。
5、加強檔案資訊化建設，提高檔案管理質量。微機應用，網路管理，是知識經濟時代的檔案管理標誌。檔案作為豐富的資訊資源要加快微機管理與利用。
(1)減輕檔案管理工作人員的勞動強度，提高工作時效。檔案管理工作實現微機處理後，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由於實現隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改變為平時隨時整理檔案歸檔。這樣，集中的工作量，就變為分散的工作量，而且可隨時補漏增缺，使文件不形成存積，提高了歸檔管理水平，從而達到檔案管理工作及時歸檔的目的和檢索利用的方便。
(2)微機管理有利於遺漏檔案的補漏增缺。微機網路管理，文件按“件”整理微機歸檔，檔案插入就十分方便了，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就完成了。
(3)微機管理保持了檔案的歷史原貌。微機網路管理按“件”隨機存檔後，整理工作就不存在這方面的問題了。只須把諸如報表、圖紙等檔案摺疊成統一尺寸歸檔即可。
(4)利用檔案資料方便，檢索簡便，準確率高。微機的應用，網路的開通，為擺脫以往的經驗式的管理模式，完成檔案管理由案卷級向檔案級管理的轉變，將手工立卷變為微機自動管理，就成為可能。只有這樣，才會極大地提高檔案管理與利用的質量、精度和效率，實現檔案管理服務水平質的飛躍。
(5)微機管理更有利於文件的保密。微機管理將其改為單份檔案提供利用，利用者就無法接觸其他無關的檔案，從而達到了文件保密的要求。