讓人力資源工作者從事務性工作中解放出來
由於工作的關係,筆者經常接觸企業人力資源部門的人員。去年有機會為一家國內大型國有企業搞了幾次培訓,結識了這家企業的幾位人力資源工作人員。今年,回訪這家企業時,問起一位當時在培訓中積極提問的同志,卻得到他英年早逝的訊息,畢竟這位對工作極其負責的同志才剛剛50歲!
沒過幾天,再到這家公司落實上次談的合作事宜,人力資源部的劉小姐說:“你等等吧!我們王經理住院了,還要做手術,不知道什麼時候能上班,領導還沒說這事情怎麼安排呢。”一席話,讓我不安。王經理才40歲的人,怎麼一下子就病倒了呢?原來,王經理是在公司例行體檢中被發現患了嚴重的心臟病,需要進行心臟搭橋手術。末了,劉小姐說:“還不是累的,最近幾個月,公司每月都要新進幾百人,還打著幾個勞動合同糾紛的官司,還要進行成本測算、薪資改革……就這麼幾個人,哪裡忙得過來。本來想快點上你們的軟體會省點力,哎……”
聽完劉小姐一席話,我不禁沉思起來。改革開放以來,很多國企已經完全市場化,人力資源部門作為行政支援單元,人員已經經過大幅精簡。這家企業是勞動密集型企業,招聘任務十分繁重,企業的薪資也已經市場化。由於市場和成本壓力,幾乎每年都要大規模調整薪資,人力資源部門的工作任務極其繁重。上次來,王經理就忙於新進員工的合同簽訂和培訓工作,我們談了幾句話,王經理就被老總叫走,一會兒又到下屬公司培訓新員工。沒想到,幾天的時間,王經理就住進了醫院。
怎樣才能讓人力資源工作者從事務性工作中解放出來呢?加強人力資源資訊化就是一條有效的出路。拿招聘工作來說,上面提到的這家企業,由於行業關係,員工簽訂的一般是一至兩年的短期合同,流動性較強,但是員工離開公司後又回到企業簽約的可能性也比較大,但由於該企業資訊化基礎較薄弱,只靠輸入姓名、身份證號的Excel表格,未建立包含較完整資訊的離職員工庫,而且在招聘過程中也沒有儲存未錄用人員的資料,更談不上電子化,結果每次員工合同到期人數較多時候,人力資源部門都疲於奔命地招聘新員工,再加上企業薪資吸引力有限,招人也難,完成任務並非易事。
如果該企業採用朗新的人力資源系統,實施人員最初規劃時就會建立涵蓋各類人員(在職、臨時、離退休、離職、未聘用人員等)的資訊,這樣,一個員工只要招聘簡歷進入軟體資料庫,資訊就會一直保留在系統中,企業在招聘新員工時,可以透過對人才庫管理(包括應聘簡歷庫、在職員工、離職員工庫)的檢索,搜尋所需人才,可減輕招聘的壓力。同時,人員錄用後,因為資料庫中有他的資訊,可以透過網路迅速辦理錄用手續,提高招聘效率,如果是錄用原來在企業工作過的員工,員工入職的培訓也可以減少,這樣不僅可以提高招聘效率,還可以有效降低招聘和培訓成本。
人力資源部門還有一個崗位是非常累人的,就是做工資工作的。在勞動密集型企業中,工資管理員每月要面對上千乃至數千人員的工資發放,有新進員工、有崗位變動、有長期休假的……工資管理員們EXCEL用的非常熟練,但是到了每月發工資時,加班還是難免的。
這類企業倘若採用網路化的人力資源軟體管理人事薪資,一切問題都變得非常簡單。比如採用朗新公司的V4版本的軟體,所有人事變動情況會自動通知給工資管理員,透過預先設定好的'薪資標準和計算公式,只需要工資管理員點選按鈕就可以自動計算出各類人員應得的工資。就連必須每月採集的考勤休假資訊,也可以透過批次錄入的方式來解決。如果單位有考勤機,那就更簡單了,朗新軟體可智慧接收各類考勤機的資訊彙總為月考勤,連錄入也不用了。用了朗新軟體,再遇到工資測算和調整,就不是什麼難事了。員工薪資的歷史資訊都在,只要調整新的標準,進行計算就可以核定新的工資總額,利用不同標準的對比,就可以尋找最佳的薪資方案。
勞動密集型企業的人力資源管理透過資訊化手段,可以讓人力資源工作者從繁重的事務性工作中解放出來,不僅可減輕工作壓力、保護好身體,而且可以讓這些企業的人力資源管理者致力於人力資源管理水平的提高,達到實現企業發展的最終目的。