公文寫作基礎知識彙編14篇
公文寫作基礎知識1
第一章公文的基礎知識
一、什麼是公文？
公文是法人之間為處理各種事務而形成的具有特定格式的書面文字材料。公文就是公務活動中使用和形成的一切文字材料。
二、公文的種類？
1《國家機關公文處理辦法》中規定的公文種類有十三種，即：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議記要。
2《中國共產黨機關公文處理條例》中規定的公文種類有十四種，即：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批覆、條例、規定、函、會議記要。3企業常用應用文
通知、通報、規定、請示、報告、批覆、函、會議紀要、講話稿、簡報、計劃、總結等
三、公文的作用
1策令作用2規範作用3計劃作用4組織作用5協調作用6控制作用7協調作用8聯絡作用9憑證作用
第二章公文撰寫方法
一、總結
1.怎樣撰寫總結
總結――是對已經完成的工作進行全面回顧，它要對整個工作進行分析、評定和綜合，找出經驗、教訓，提煉出規律性的東西，以便指導今後工作。
2、總結的分類
總結按照其工作範圍的不同，可分為：綜合性工作總結和專題性工作總結。
3、總結的文章結構
①標題：由單位名稱、時限、內容、文種四部分組成
②開頭，即情況概述。
③主體，即經驗體會。
④結尾，即存在的問題及今後努力的方向。
4、撰寫總結要注意以下四點：
①收集和佔有材料
②實事求是，一分為二
③圍繞中心，突出重點
④敘議結合，語言簡樸
二、計劃
1、怎樣撰寫計劃
計劃――為做好某項工作或完成某項任務，根據上級的要求，結合本單位實際情況，確定具體的目標、要求，提出相應的措施和辦法而預先作出安排時擬定的一種公文。
2、計劃分類
按時間劃分年度計劃、季度計劃、月份計劃、一週計劃；按範圍劃分單位計劃、部門計劃、車間（處室）計劃、科室計劃.
3、計劃的文章結構
①標題：一般由單位名稱、計劃時限、計劃內容和文種四部分組成
②正文：前言，相當於導語，說明為什麼這樣做和主要依據。 ③主體，計劃的主要內容，由目標、措施和步驟組成。
④結束語
4、撰寫計劃要注意以下三點：
①從實際出發，量力而行
②計劃中的目標、任務、指標等要寫明確
③使用表格式表達計劃內容，表格設計要簡明，不要在一張表格上列過多的專案，必要時，可以把計劃內容分成幾張表格來體現。
三、請示
1、怎樣撰寫請示
請示――下級單位在工作中發生的不能自行決定的重大問題，或不屬於本單位許可權審批範圍的事項，需要上級解決、批准或指示時使用的文種。
2、請示的分類
請示大體上有五種，即審批事項請示、解決問題請示、建議性請示、請求性請示、答覆性請示。
3、請示的文章結構
①標題：要準確點出請示事項。
②主送機關：堅持“主送一個機關”的原則。
③正文：
請示緣由
請示事項
結束語
落款
4、撰寫請示要注意以下三點：
①不越級請示
②不多頭請示
③要一文一事
四、報告
1、怎樣撰寫報告
報告――向上級彙報工作、反映情況、提出意見、報送材料、答覆上級詢問時使用的文種，可分為綜合報告和專題報告。
2、報告的文章結構
①標題：要準確點出報告事項。
②報告引據：用簡明扼要的語句交待出全文的主要內容。 ③報告事項
④結尾
五、會議紀要
1、怎樣撰寫會議紀要
會議紀要――傳達會議議定事項和主要精神，要求個與會單位共同遵守和執行的文種，它是將會議研討情況和成果摘要綜合而成。
2、會議紀要的分類
會議紀要可以分為辦公會議紀要、專題會會議紀要、座談會議紀要。
3、會議紀要的文章結構
①標題：單位名稱+會議名稱+文種；會議名稱+文種
②正文：
③總結部分
④分述部分
⑤結尾
六、述職報告
1、怎樣撰寫述職報告
述職報告――述職者在被考核過程中，向自己的任命部門和上級領導及職工群眾彙報自己在一個時期內守職、盡責和施政情況的書面報告，是幹部考核過程中普遍使用的一種事務文書。
2、述職報告的文章架構
①標題
②稱謂
③正文：
④開頭部分
⑤主體部分
⑥結尾
⑦落款
3、撰寫述職報告要注意以下兩點：
①實事求是
②語言要恰當、得體
第三章公文寫作技巧
一、公文寫作的基本套路
公文寫作的基本套路三段式：
1、是什麼
2、為什麼
3、怎麼辦
即：提出問題――分析問題――解決問題
二、要養成打腹稿的習慣
打腹稿的過程就是謀篇和立意的過程：
1、正確領會領導意圖
2、擬定寫作提綱
三、公文寫作怎樣收集材料
公文材料是公文寫作的物資基礎
1、以前的和最近的
2、正面的和反面的
3、點上的和麵上的
4、直接的和間接的
四、熟記公文的結構
從公文結構的整體來分析，一般的結構為：
開頭――主體――結尾
五、公文開頭的幾種寫法
公文開頭要開門見山，起句立意、簡潔精煉、富於概括力。
1、根據式
2、原因式
3、目的式
4、引文式
5、時間式
6、事實式
六、公文結尾的幾種寫法
結尾是對全文的總結，應簡明概括，意盡言止。
1、總結式2、展望式3、號召式4、要求式5、特定式
第四章公司行政公文處理常識
一、行政公文管理和制發的責任單位
公司總經理辦公室是本公司公文處理的管理部門，對各職能管理處室起草的以公司名義制發的上行、下行和平行公文進行稽核和管理，從政策、格式、行文規則上把關。未經總經理辦公室稽核登記，任何車間和處室均無資格以公司名義制發公文，沒有法定效力。
二、公文格式
1、公文標題中除法規、規章制度類名稱加書名號外，一般不用標點符號。
2、公文如有附件，應當註明附件順序和名稱。寫在正文之下，成文日期之上。
3、公文除“會議紀要”以外，都應加蓋印章。
4、成文日期以負責人簽發的日期為準。
三、發文辦理
發文辦理是指公司名義制度公文的全過程，即：
草擬→本處室負責人簽字→會籤→稽核→簽發→登記、批發文字號→打字→校對→繕印→用印→登記、分發
※必須明確的幾個問題：
1.引用公文應先引標題，後引發文字號
2.公文結構層次序數
3.應當適用國家法定計量單位
4、公文中的數字
5、擬製公文
6、裝訂要求
7、公文的版面要求
公文寫作基礎知識2
一,公文寫作基本要求
公文是一種特殊的文章,寫作過程中除了要遵行一般的寫作通則之外,還需要遵循一些特殊的規律,公文寫作基本要求就是對這些規律的反映.其內容是:合"法",求實,合體,簡明,嚴謹,準確,規範,完整,清晰,耐久 .
二,行文規則
行文規則是關於正確有效傳遞檔案的規定,也是撰擬公文的指導依據.遵守行文規則具有重要意義.
行文規則的主要內容包括:根據機關間的工作關係準確行文;選擇適宜的行文方式,一般不越級行文;正確選擇主送,抄送機關;明確發文許可權,不越權行文;堅持"黨政檔案分開";聯合行文時,作者應為"同級";行文前需就有關問題協商一致;嚴格控制檔案數量,簡化行文手續.
三,文稿書寫規範
文稿書寫規範主要涉及:文稿用紙要求;圖文區的規定;稿紙的使用;書寫格式要求;字型與各種計量單位的使用;標點符號使用;外文字母書寫;公文中的數 字表示;序號表示;標註格式設計,排版,印刷注意事項的要求;文稿的修改;頁碼的標註;註釋的處理;公式的處理;文中的表格的編排.
四,公文寫作的一般步驟
(一)公文寫作前的準備
1.明確行文目的和要求.
2.確立公文主題.
3.選定公文文種.
4.佔有材料.
5.確定具體表達方式.
(二)撰擬文稿
1.安排好結構,一是確定總體的構成;二是確定正文的具體構成,解決好各組成部分的編排次序,安排各層次,段落間的銜接與轉換,處理好開頭和結尾.
2.擬出寫作提綱.
3.正式撰擬文稿.
(三)稽核修改
文稿的稽核修正要認真嚴肅反覆進行,要按規定的程式進行.
五,公文的語言特點
公文語言的主要特點是:莊重,準確,樸實,精煉,嚴謹,規範.這些特點具體體現在公文詞語,公文語句,公文表達,公文修辭中.
六,公文詞語的選擇
在選擇詞語的過程中應注意: 認真辨析詞語的確切含義,使詞語的意義符合客觀實際;注意分辨詞語的感情色彩,以正確表達作者的立場觀點;注意詞語聲音和語調對語義的影響,以提高表達效 果;注意詞語間的正確搭配,遵循語言法則;注意公文具體使用場合對詞語風格的要求,維護公文的嚴肅性及強制執行性;注意針對公文具體收受物件的特點選詞, 以"有的放矢"便於理解和執行;注意根據公文中所涉及的人和事物的特殊性質選詞,以獲得更加鮮明直接的表達效果;注意根據上下文的需要選詞,以維護公文的 完整有效性;注意根據文種的不同特點選詞,以保證語言得體而有力;注意詞語的規範性,以提高公文溝通的效果,擴充套件溝通的範圍.
七,公文中特殊事物和概念的表達要求
在對公文中所涉及的事物和概念進行表達的過程中,除了必須遵循一般的語法規則,邏輯規則之外,還必須遵循一些特殊要求.其中特別需要注意:時間的表達;空間的表達;職務,姓名的表達;數量的表達;範圍的表達;程度的表達;語氣,神態的表達.
八,公文修辭
公文修辭在其所追求的效果方面,重準確鮮明,質樸平勻,精練順達,反對含糊暖昧,繁冗堆砌,輕浮造作,重內在美而不只求形式美;在修辭手法方面,以消極修辭手法為主,以積極修辭手法為輔,重在選詞煉句及章法方面下功夫,審慎使用修辭格.
九,公文專用詞語
由於表意和表現特殊色彩的需要,公文中有一些出現頻率較高的詞語.這些詞語詞形確定,詞義精確特定,用途穩定專門,併為從事公文工作的人們所熟悉,它 們就是公文專用詞語.正確地使用公文專用詞語可使寫者順手,讀者便當,保證表意精當得體,理解精確周嚴,可提高制發和處理公文的質量與效率.
公文寫作基礎知識3
公文，即公務文書，是國家機關及其他社會組織在行使職權和實施管理的過程中形成的具有法定效用與規範格式的檔案材料,是辦理公務的重要工具。公文的基本含義,可以從四個方面來理解：
(1)公文形成的主體是國家機關及其他社會組織。
(2)公文形成的條件是行使職權和實施管理。
(3)公文是具有法定效用與規範格式的檔案材料.這是公文區別於其他文章和圖書資料的主要特點。
(4)公文是辦理公務的重要工具之一。
常見的公文格式有函、請示、報告、通知、規定的公文格式等，下面是十三種公文寫作格式：
(一)命令(令)
1、命令(令)的用途：
(1)依照有關法律公佈行政法規和規章;
(2)宣佈施行重大強制性行政措施;
(3)嘉懲有關單位及人員。
2、命令(令)的種類：
(1)釋出令
(2)行政令
(3)嘉獎令
4、命令(令)的寫作：
(1)釋出令：
標題：發令機關名稱或發令機關領導人職務名稱+文種，如：《中華人民共和國國務院令》。
令號：位於標題下面，令號不按年度編排，而是從發令機關領導人任職開始編流水號，至任滿為止，下任另行編寫。
正文：說明公佈的法規名稱，透過或批准的機關或會議，透過或批准的時間及施行時間。
落款：簽署發令機關領導人的職務名稱和姓名，然後註明發令日期。
(2)行政令：
標題：發文機關名稱+主要事由+文種，如《國務院關於在我國統一實行法定計量單位的命令》。
正文：①說明發布命令的緣由，做到理由充足，使人信服;②寫出命令的具體內容，包括強制性行政措施及執行機關等，要求條目清晰，層次分明，便於執行。
(3)嘉懲令：
標題：發文機關名稱+主要事由+文種。
正文：包括嘉獎緣由、嘉獎事項、發出號召三個方面內容組成。
5、寫作命令(令)的注意事項
(1)內容要符合有關法律和政策。
(2)態度要鮮明。
(3)文字要簡煉，結構要嚴謹，中心要突出，語言要肯定。
(4)發文機關要合乎要求。
(二)決定：
1、決定的用途：
決定適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。決定是一種重要的指揮性和約束性公文。
2、決定的寫法：
(1)標題：作出決定的機關或透過決定的會議名稱+決定的事由+文種，如：《××市關於平衡財政收支、嚴格財政管理的決定》。
(2)題注：會議透過的決定，要加上題注，說明這個決定是什麼時間，在什麼會議上透過的。
(3)正文：按其具體用途和內容不同分為兩類：
①對重要事項作出安排的決定。主要有表彰決定、懲處決定、機構設定決定、人事安排決定、授權決定及釋出法規性事項的決定等。其正文包括兩部分，一是說明作出“決定”的根據和執行名稱;一是分條寫明決定事項。
②對重大行動作出安排的決定。這是一種事先對某項重要工作的開展進行佈置的決定，指揮性極強。正文通常包含兩層意思，即透過或制發決定緣由和決定的事項。
(4)結尾：重申要求，明確工作步驟或申明要求發出號召。
3、寫作決定的注意事項：
(1)要作好調查研究。
(2)要做到觀點鮮明。
(三)公告
1、公告的用途
公告適用於向國內外宣佈重要的事項或者法定事項。
2、公告的寫作：
(1)標題：
①發文機關+文種，如：《中國人民銀行公告》。
②發文機關+事由+文種，如：《中國人民銀行關於進一步改革外匯管理體制的公告》。
(2)正文：大都只限於宣佈具體事項。也有的公告正文相對複雜一些，即包括緣由或根據、事項和結語三項內容。其常用“特此公告”作結或省去結語。
(四)通知
1、通知的用途
通知適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文。傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員。
2、通知的寫法：
(1)格式：
用公文的一般格式。
(2)標題：
發文機關+事由+文種，如：《××省關於進一步做好城市蔬菜產銷工作的通知》。
事由+文種，如：《關於召開省屬高校檔案工作會議的通知》。
(3)正文：
1)批示性通知
批示性通知含“頒發”型通知、“轉發”型通知和“批轉”型通知三種。
a)“頒發”型通知
公文寫作基礎知識4
一、計劃文書的種類與作用
計劃一類的文書，有計劃、規劃、方案、綱要、要點、打算、設想、預測和意見等，這些文種的內容都是寫的未來，即還沒有發生或將要發生的東西。但是，它們之間有範圍、時間、粗細、遠近等方面的差別。一般地說，規劃、綱要的時間跨度大、範圍廣，帶有全面性和長期性;方案、預測的時間跨度小，多指專項工作，思考得較細;計劃的時間有長有短，內容可全面可單項，如五年計劃、年度計劃、季度和月度計劃，其內容有國民經濟發展計劃、工業生產計劃、教育工作計劃等;設想、打算屬於初步的或非正式的東西，設想的時間較長，打算的時間較短，思考不很周密，帶有粗線條的想法。因此，作者可以根據內容、時間、重要程度等多種要求，確定選用哪一個文種。例如，考慮未來的十年可用規劃，考慮未來的三、五年可用計劃、考慮近期的要做的某項工作可用方案、意見、打算等。
計劃文書在工作中有著很重要的作用：一是可以明確奮鬥的目標和方向;二是對人們的行為可以作指導性的規範;三是可以激勵人們的熱情和鬥志。
二、計劃文書的基本特點
寫計劃一類的文書，必須瞭解其基本特點：
1、超前性。做任何工作都要有超前思想，而寫計劃文書這一點尤為突出。因為，規劃、計劃必須事前制定，所以，在制定規劃、計劃前，必須有超前思想，才使規劃、計劃立於不敗之地。
2、創新性。不論是中、長期計劃，還是近期計劃，其內容都要有新意。如果每年的計劃都是老套套，那麼這個計劃可以不要。對一個地區來說，在發展的規劃、計劃中，要有新專案、新指標、新措施、新的增長點。否則，這個地區的經濟建設望洋興嘆能前進，甚至倒退。對一個企業來說，在發展的規劃、計劃中，要有新產品、新技術、新的經營戰略，否則，這個企業不僅不能發展，而且連生存也難以為繼。所以，寫計劃文書一定要堅持創新精神。
3、指導性。規劃、計劃、方案等經過上級機關審批以後，就具有權威性。它既是行動的方向，又是指導工作的根據。所以，寫計劃文書前一定要認真調查研究，落筆慎重，防止失誤。
4、客觀性。計劃文書雖然是人們主觀意志對未來的設想，但是，這種思想並不是幻想，或者胡思亂想，而是有依據、有實現可能的設想，符合客觀事物發展的規律。一般地說，在寫規劃、計劃前，先要深入調查，充分佔有資料，瞭解各種因素，在此基礎上，綜合分析研究，提出切實可行的任務、指標和措施。因此，計劃文書是主觀和客觀的統一，不是純主觀的產物。
三、計劃文書的一般寫法
計劃文書的結構，大體可分為：
標題：計劃文書的標題直截了當，是什麼規劃、計劃就是什麼名稱，不轉彎抹角，不需要文采式的或形象生動的標題;一般也不分正副標題。例如，某某市國民經濟第九個五年計劃，某某縣“九五”農業發展規劃，某某鄉20××年植樹造林計劃。有時在地區或單位下面插入“關於”介詞，如某某局關於20××年工作計劃，有點類似公文標題。總之，計劃文書的標題，應該按照規劃、計劃的時間和內容來確定。
正文：計劃文書在通常情況下，分為四個部分：
第一部分，導言。它介紹寫此規劃或計劃的背景，交待其依據，說明目的及其重要意義。按照意思分層次寫，不一定用一二三四等序數詞來排列。(這部分的篇幅不要太長，如中長期的計劃可以多說一些，年度工作計劃或忖項工作計劃用幾句話交待一下根據就行)，使人知道這個規劃、計劃是有依據的，不是憑空寫的。
第二部分，任務(含指標)。這部分是計劃文書的核心，也是奮鬥的目標和方向。計劃文書中如果不提任務、指標，那就沒有制定規劃、計劃的必要。任務包括兩個方面：一是總的任務和指標，說明本地區本單位在計劃期內，經濟增長的總體水平，達到怎樣的規模，經濟總量的發展要求;二是具體任務，比如農業、工業、交通、財政、金融、科技、教育、文化、衛生等行業的任務和指標，以及發展的程度。總的任務要概括寫，具體任務應分項分條寫。這樣使人看了一目瞭然，知道在規劃或計劃期間，該地區該單位的總任務是什麼，各行各業的具體任務是什麼，做到心中有數、目標明確。
上述任務部分是指大的全面的計劃而言，至於短期計劃和某項工作計劃，不必要這樣分開寫，總的任務和具體任務可合併起來，可分條寫，也可不分條寫。因為這類計劃比較簡單，內容又不太複雜。
第三部分，因素分析。這部分是對完成任務的各種有利因素和不利因素的分析，也可以說對完成任務的可能性進行評估，說明完成任務的有利條件有哪些，不利條件或困難有哪些，從而充分利用有利條件，正視不利因素與困難，達到趨利避害，完成與超額完成計劃任務。寫這部分時可梳理成幾條寫寫，即有利條件幾條、不利條件幾條，對於那些不穩定的可變因素還要估計在內。既不要把各種因素寫得過分具體，也不能寫得空洞抽象，點明瞭，說到為止。因為因素分析，畢竟屬於依據客觀情況推斷出來的認識，難免不含有個人的意志，決不能把話說死了。
第四部分，措施和步驟。這部分是計劃文書的重點，也是任務部分的延伸。沒有任務，就談不上措施;沒有措施，任務就是空中樓閣。所以，寫計劃文書兩大部分最重要：一個是任務，一個是措施。這是相互依存、不可缺少的兩部分。寫措施可梳理幾條寫，可用一二三四序數詞，亦可用小標題，使措施之間隔開，重要的放前面，將要的放後面，儘可能寫細寫實，便於執行單位操作。至於不太重要的措施，可概括寫，一筆而過，也可省略不寫。
計劃文書的四個部分，在內容上是有機的聯絡，是一環套一環的。即使結構有改變，或寫三個部分，或寫五個部分，也是四部分內容的某一部分的展開或濃縮。不管如何調整，這樣三個問題是要回答的，即寫計劃文書的依據是什麼，它的任務要求是什麼，怎樣來完成這個任務。只要掌握這些原則，就能駕馭自如，寫好計劃文書。
四、寫計劃文書應注意三點
1、基礎材料要準確。計劃文書中的設想是建築在各種材料基礎上的，是科學的設想，符合客觀事物發展的規律，並不是毫無根據的天方夜譚。因此，寫計劃文書的各種基礎材料，包括資料、資訊、資源情況、歷史資料等凡是需要參考的資料，一定要準確、真實、不能有假。如果以假材料為依據，推測出來的設想，將使規劃、計劃很難實現，還會造成重大失誤。
2、任務指標有餘地。計劃文書裡所提出來的任務、指標和各種措施要求，一定要實事求是，既不能脫離現實、好高騖遠，也不能因循守舊、停滯不前。否則，不是保守，就是冒進。所以，在任務、指標、措施上應留有餘地，允許上升的空間。就是說，在充分調動群眾積極性的基礎上，經過努力，可以實現和超額完成計劃。
3、使用樸實的語言。計劃文書與總結、調查報告不同，不需要生動、形象的語言，也不要更多的修辭方法，一般使用相實、莊重的語言。因為計劃文書的內容，都是要求人們未來做的，只有理解明白，才能做，才能執行。所以，語言要樸實無華，不能似是而非、模稜兩可，特別是任務指標決不能含糊，一定要清清楚楚，表達準確，這是計劃文書對語言的要求。
公文寫作基礎知識5
1.概述
命令是一種非常莊嚴的指揮性下行公文，要求所屬機關堅決執行，是強制性的領導與指揮檔案。
命令常用於國家最高權力機關或政府元首根據國家最高權力機關的決定，頒佈憲法、法律、法令等法規性檔案，宣佈為執行法規檔案而採取的強制性措施，部署重大任務和下達重要指示。也可用於其他行政機關宣佈下屬的任免、獎懲。
黨的領導機關一般不單獨使用命令，如須使用常與國家或政府領導機關聯名。命令有時簡略為令。公文命令範文節選!
2.寫作要求
命令通常由三部分構成：
(1)標題
直接標明什麼命令(令);也可在命令(令)的前面標明發布命令(令)的機關名稱或領導人的職務。
(2)正文
命令的正文多由“原因”和“使命指揮”構成。前者說明為什麼要釋出該項命令，後者要說明命令所屬機關必須遵照執行的事項，生效與執行的時限。
(3)簽署
標示簽發此項命令的機關或法定作者，簽發的日期，並蓋上印章。
命令的撰寫，要求文字非常簡明扼要，篇幅簡短，主要傳達領導機關的決定，不必作具體意義的闡發。行文結構要嚴謹，文句要精煉準確，語氣要堅決肯定，不能使用商量或模稜兩可的口吻。
3.例文
中華人民共和國國務院令(第351號)
《醫療事故處理條例》已經xx年2月20日國務院第55次常務會議透過，現予公佈，自xx年9月1日起施行。公文命令範文節選!
總理 朱榕基
xx年4月4日
公文寫作基礎知識6
一、熟悉每個文種的例文
有人說過這樣一句話：“天下公文一大抄”，這句話或許存在一定的誇大成分，但更多地是給我們提供了一個備考方略——透過熟悉例文掌握公文寫作。在熟悉了公文的基本格式以後我們能做到“形似”，但是要讓我們寫作的公文更加符合題目要求，得到更高的分數，我們在寫作公文時還要讓我們的公文符合特定文種的一些基本特點，在形似的基礎上做到特色突出。而要突出特色就要對每種文種進行深入的瞭解，熟悉例文是深入理解具體文種特色的最直接有效地途徑。
二、熟悉公文的基本格式
公文寫作和文章寫作有著千絲萬縷的聯絡，但二者也有著極其大的差別，公文寫作非常注重寫作的格式，因為公務文書有一個顯著的特徵——規範的體式。這也就給廣大考生提供了一個明確的訊號，在複習備考公文寫作題時一定要注意公務文書的基本格式，比如公務文書的三大組成部分（眉首、主體、版記）以及每個部分中所包含的一些基本要素（如：發文字號、標題、主送機關、成文日期、附件等）。尤其要注意每一個部分的特別之處，比如發文字號的書寫格式，標題的書寫規範，成文日期的書寫規範以及位置要求等等，掌握好了這些基本的格式要求之後，我們的寫作的公文就做到了“形似”。
三、注意特殊用語
公文寫作過程中注意了前面兩個方面，我們可以保障寫出的文章沒有形式上的錯誤或者問題，但要想得到高分特別是要和其他考生拉開差距更多地是要做到“神似”，這時候我們就要注意每種文種的特殊用語，比如請示的結束語使用錯誤就很容易形成扣分點，把“妥否，請批示”寫成“妥否，請批准”，一字之差，語氣就有天壤之別，得分也會有非常明顯的差距。所以在備考公文寫作的過程中一定要注意公文當中的特殊用語，這是公文達到神似的基礎要求。
四、注意語言風格
許多考生在備考公文寫作時也注意寫作訓練，希望透過多寫多練來提高分數，這種做法值得表揚，但是在寫作訓練時一定要注意公文寫作的文體要求，即公文的表達方式和語體特徵。公文的表達方式包括敘述、說明、議論，以說明為主，在公文寫作過程中一般不會使用抒情的表達方式，而有些考生在寫作公文時神采飛揚，大發感慨，這樣就違背了公文寫作在表達方式上的要求；公文的語體特徵是準確、簡明、莊重、得體，一般不會出現網路流行詞或者是新聞式的詞語，而有些考生為了體現自己的與時俱進，在寫作公文時大量使用時髦詞語如“親”“給力”等等，則違背了公文在語體特徵上的要求。所以在寫作公文時一定要使用規範的語言，或者使用“官方”語言，這樣才會讓我們寫作的公文更加符合公文的“神”，也才更加符合考試的要求，也才能獲得高分。
公文寫作基礎知識7
一、公文概述
什麼是公文?公文是公務文書的簡稱，它是一級機關在行政管理過程中為處理公務而按規定格式製作的書面材料。
公文是黨組織、國家機關、企業、事業、團體、學校等在黨務活動、政務活動、技術活動和經濟活動等公務活動中的產物;公文還是宣佈和傳達政策法令、指導工作、報告和商洽國家事務的一種工具。
公文具有直接生效的指導作用。這種指導作用包括命令作用、法律作用、執行作用、指示作用、宣傳作用、教育作用、交涉作用……等等。
寫作公文不能離開政策和法律，必須符合黨和政府的方針、政策和法規、法律。只有不斷提高公文寫作水平，才能不斷提高辦文質量，使公文發揮它的特殊的功用。
根據國務院辦公廳1993年11月釋出的《國家行政機關公文處理辦法》規定，我國現行的國家行政機關公文分12類13種：①命令(令);②議案;③決定;④指示;⑤公告、通告;⑥通知;⑦通報;⑧報告;⑨請示; 10 批覆; 11 函; 12 會議紀要。 根據中央中央辦公廳1996年5月印發的《中國共產黨機關公文處理條例》規定，我國現行的各級黨的機關公文有14種：①決議;②決定;③指示;④意見;⑤通知;⑥通報;⑦公報;⑧報告;⑨請示; 10 批覆; 11 條例; 12 規定; 13 函; 14 會議紀要。
以上兩個檔案是黨政機關公文制發的依據，同時也成為企事業單位、社會團體、行業等選擇通用公文文種的依據。當然一些專職機關，如軍事、外交、經濟、法律等的機構另有一些專用公文。
公文的處理程式一般包括：①收文;②分辦、批辦;③催辦;④擬稿;⑤稽核、簽發;⑥編號、印發;⑦立卷(歸檔);⑧銷燬。與寫作有直接關係的是擬稿。
二、公文的格式與要素〖ht〖kh*3/4公文具有規定的格式，公文要按規定的格式寫作。這樣可以保證公文的完整性、準確性和程式性，並且便於公文的處理，提高辦文的工作效率。
公文的格式要素一般包括：
(一)發文機關(版頭)
發文機關即公文的作者，發文機關應寫機關全稱或規範化的簡稱。同級政府、政府各部門、上級政府部門與下級政府可以聯合行文，各級政府及其部門與同級常委、軍隊、人民團體和行使行政職能的事業單位、公司也可聯合行文。幾個機關聯合行文，應將主辦機關排列在前。
版頭是發文機關的標記。目前我國使用的公文版頭有以下三種：
1、由發文機關全稱或規範化簡稱加“檔案”兩字組成，以大字套紅居中，印在檔案首頁上端，俗稱“大版頭”。例如，“浙江省人民政府檔案”、“浙江省人事廳檔案”。
2、由發文機關全稱或規範化簡稱加圓括號標註文種名稱，俗稱“小版頭”。例如，“浙江省人民政府(通知)”、“××市教育委員會(函)”。
3、印有發文機關全稱的公函紙，作為版頭。
至於幾個機關聯合行文的，可用公文主辦機關一家版頭，也可用所有聯合行文機關的版頭。
(二)公文份號 〖ht公文份號是同一公文印製若干份時每份的順序編號，位於版頭左上角，用阿拉伯數字標識，用以掌握每份公文的流向。絕密、機密公文應標明份號。
(三)秘密等級 〖ht公文的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三種，由發文機關依據《中華人民共和國保守國家秘密法》及其《實施細則》、中央和國家各部、委、辦、局制訂的國家秘密及其密級具體範圍的規定等確定，標註在版頭左上角“公文份號”之下。其具體標識為“”，“”前標密級，後標保密期限。沒有標上保密期限的，絕密、機密、秘密分別可按30年、20年、xx年認定。
(四)緊急程度
緊急程度是指對公文送達和辦理速度的要求。緊急公文分為“特急”、“急”兩種，標註在版頭左上角“秘密等級”下。電報分別標註“特急”、“加急”。
(五)發文字號 〖ht發文字號是指發文機關編制的公文代號，簡稱文號。發文字號由發文機關代字、發文年度、發文順序號三部分組成。其中發文年度用六角括號括入。如國務院1998年制發的第12號檔案，發文字號為“國發〔1998〕12號”。發文字號位於版頭與紅線之間的正中處，用公函紙製發的，位於標題右上側。幾個機關聯合發文，一般只標明主辦機關發文字號。
(六)簽發人簽發人與簽署不同。簽署是某些需要以本機關行政首長名義釋出的公文，由其簽名或加蓋簽名章後才能發出。簽發人則有兩種情況：一是指機關負責人在審定文稿後簽上姓名錶示同意印發;二是報送上級機關的請示、報告，必須註明簽發人。這裡指的是後一種情況，簽發人的姓名署於版頭紅線之上發文字號的右側：“簽發人：×××”。為使公文顯得對稱，發文字號應相應向左移位。重要的或涉及面廣的，必須由正職或主持日常工作的副職領導人簽發。
(七)標題
公文標題位於版頭下面居中的位置，通常在版頭與標題之間，用一紅線作區別標誌。如一份公文沒有版頭，標題置於公函紙首端機關名稱下的紅線稍下居中位置。
公文標題由發文機關名稱、公文主題(事由)、文種三部分組成。例如，《國務院關於加強血吸蟲病防治工作的決定》，這裡“國務院”是發文機關;“關於加強血吸蟲病防治工作”是事由;“決定”是文種。事由一般都用介詞“關於”和表達主要內容的片語組成介詞結構。
擬寫公文標題時，應特別注意以下幾點：
1、批轉或轉發公文的標題，一般由批轉或轉發機關名稱、被批轉或轉發的公文標題、文種三部分組成。如《國務院批轉國家土地管理局關於部分地方政府越權批地情況報告的通知》。批轉和轉發公文的標題，應杜絕出現介詞和文種的重疊，如“關於”的“關於”，“通知”的“通知”。同時應注意，除批轉法規性檔案加書名號外，均不對原標題加書名號。
2、事由應簡明確切地概括公文的主要內容。例如，某市人民政府對歷年來制定的規範性檔案進行清理，應予廢止的共有幾十件，發文時如將這些廢止的規範性檔案的標題全部列為事由，顯然不可能，即使僅寫一個，後加“等”字，也嫌過長，但概括為“廢止部分規範性檔案”，就顯得既明確又簡潔。
3、在擬寫標題時，一定要準確選定和標明文種，不能自造文種。
4、標題排列要對稱、美觀，除字數較少的一行字標題外，兩行以上的可排成寶塔形，也可排成長短一致的雙平行形或三平行形。在轉行時，不要把人名、地名、機關名稱等專用名詞乃至詞拆開。
5、公文標題中除書名號的使用有明確規定外，一般不加標點符號。標題過長或中間需停頓的，可用空格或換行的方式表述。例如：
國務院關於依靠科技振興農業
(八)主送機關
加強農業科技成果推廣工作的決定
主送機關是發文機關要求對公文予以辦理或答覆的對方機關。除了直接面向社會發布的公文之外，公文一般均應在正文之前標題左下方頂格書寫主送機關的名稱。
確定主送機關應注意：
1、政府各部門應根據本級政府授權和職權規定，方可對下一級人民政府直接行文。
2、請示的公文，應堅持主送一個機關的原則，不能多頭主送;除特殊情況外，不得越級請示。受雙重領導的機關向上請示，應根據內容寫明主送機關和抄送機關，由主送機關負責答覆。除領導直接交辦的事項外，請示不得直接送領導者個人。
3、批覆下級請示，只能主送原請示機關(單位)，對相關機關(單位)，用抄送。
4、普發公文，主送機關應寫規範化統稱，如××省人民政府普發文件，主送機關寫為“各市、縣人民政府，各地區行政公署，省政府直屬各單位”。
(九)正文
正文是公文的主體，是反映公文具體內容的部分。正文緊接主送機關之後，提行空兩格書寫。(寫法見後)
(十)附件
附件是根據正文的需要附加的公文或材料，用以對正文作補充說明或提供參考資料。附件附於正文之後。
(十一)印章
印章是機關權力的象徵。公文加印，是制文機關確認公文效力的憑證。印章蓋於公文右下端落款處，上不壓正文，下要騎年蓋月。印章要清楚、端正。聯合上報的非法規類公文，由主報機關加蓋印章，但在首頁要註明會籤機關的簽發人姓名。聯合下發的公文，都應加蓋印章。以行政首長名義行文的公文，前具職務，後蓋簽名章。 黨的檔案，有特定版頭的普發性檔案不加蓋發文機關印章。這是與國家行政機關公文的一大不同。
(十二)成文時間
一般就是公文的簽發日期，標註於正文右下方。聯合行文的成文時間，以最後簽發機關領導人的簽發時間為準。會議討論透過的公文，應以會議透過的日期為準，並寫上會議名稱及屆次，以圓括號括入，標註於公文標題之下。
(十三)附註 〖ht附註用以說明在公文其它區域不便說明的各種事項。如需要加以解釋的名詞術語，或用於表示公文的閱讀範圍、使用方法等內容，標註於落款下另起一行空兩格位置。其中閱讀範圍是對閱讀物件的規定，還應用六角括號括入，如〔發至省軍級〕、〔發至縣團級〕等。
(十四)主題詞 〖ht主題詞是由對這一公文內容所述及的主題用規範的詞加文種組成，以便日後按公文的主題和文種進行檢索。制訂公文主題詞表，是為準確選用表中的詞目提供方便，防止隨意性。上報的公文，應標註上級機關公文主題詞表中所規定的主題詞。一件公文的主題詞至少用兩個，一般不超過七個。例如，《國務院關於深入開展企業扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題詞就有“企業”、“經營”、“效益”、“通知”四個。從這裡也可歸納出，主題詞必須正確無誤地反映出公文的內容特徵和歸屬類別，要有層次性，並且不要與標題混同。
(十五)抄送機關
民工抄送機關是指雖然不主辦，但應該瞭解這件公文內容的有關機關。抄送機關名稱應寫在“主題詞”後公文尾部的兩條等長平行細實線內。
(十六)印發機關和時間
印發機關，為發文機關的辦公部門;印發時間，一般為印刷時間，放在抄送機關細實線下。
以上的公文格式要素在一份公文中要根據規定，合理安排，以示公文的嚴肅性。隨著辦公自動化的逐步實現，格式要素和編排更為嚴格規範，同時還將新增一些格式構成要素。
三、公文正文的寫作方法
草擬公文正文必須符合以下要求：
(一)符合國家的法律、法規、規章，符合黨和國家的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定，就要切實可行，並需另紙加以說明。
(二)情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字精練，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。
(三)人名、地名、數字、引文準確。時間應寫具體的年月日，如“1994年”不能寫成“94年”。
(四)公文中的數字，在堅持同一公文中保持數字使用前後一致的前提下，除成文時間、部分結構層次序數和詞、片語、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，都要使用阿拉伯數字。
(五)結構層次序數，依次為“一”、“(一)”、“1”、“(1)”。
(六)公文中應使用國家法定計量單位。
(七)引用公文，應先引標題，後引發文字號，並加圓括號。
(八)用詞準確、規範。使用簡稱時，一般應先用全稱，並註明簡稱。
(九)請示的公文應一文一事，報告中不得夾帶請示事項。
公文正文的寫法主要有兩條： 第一、透過敘述、說理表明目的。
公文的行文分上行文、平行文、下行文三種。不管是哪一種，公文的正文一般是分敘事、說理、目的(或結論)三個方面來寫的。敘事是擺事實，說理是講道理，目的(或結論)是指要求對方做的事，或是對某一事項所作的結論。應該透過敘述，說理表明目的。具體來說：
(一)向上級機關寫請示性的公文，一般先敘述情況，再提自己的看法，最後提出要求，請上級機關審批。
(二)寫陳述性的公文，一般是先陳述情況，再寫做法，最後請領導機關或請上級對下一步做法給予指示。
(三)向平級機關寫商洽性的公文，常常是先提出因為什麼事情，再根據什麼規定，最後請示協助解決所要解決的問題。
(四)向下級機關釋出指示性的公文，通常是先寫根據什麼情況，再提應該怎樣解決，最後提出具體辦法，要求下級貫徹執行。
(五)寫覆文(對下級請示的公文的批覆)，一般先根據來文所要求解決的事項，再寫明稽核的意見，最後要求下級按批覆執行。
透過敘事、說理來表明目的，就是要深入調查，真正掌握情況，進行分析、研究，使理由充足、觀點正確，提出的目的既考慮到實際的需要，也考慮到可能性。因此，材料必須真實可靠，論據確鑿，說理符合政策、方針，又有的放矢，實事求是。這樣，公文的目的就既明確又具體。
第二、文字表達簡明、確切、條理清楚。
簡明，是指簡潔、明確。公文除綜合性報告外，採取的是一文一事制。寫作時，應反覆地、認真地壓縮文字，去掉可有可無的空話。較長的公文也應“開門見山”。同時，公文比一般文章對明確的要求更為嚴格。它的用語以語體文為原則，力求通俗，能說明問題。不準使用自造的簡體字。它的語言必須符合語法，還要正確地使用標點符號。 確切，是指準確、貼切。公文必須符合準確性的原則，運用概念、判斷、推理要合乎邏輯。表達上既重視內容的正確性，也不忽視形式的準確性。從內容到形式，從篇章結構到用詞造句，都要與主題高度均衡、統一。
條理清楚，是指公文的佈局和其它文章同樣重要。一切較長的公文，均應開門見山，首先提出要點，即於開端處，先用極簡要文句，說明全文的目的或結論(新聞學上稱為“導語”，亦即中國古人所謂“立片言以居要，乃一篇之警策”)，喚起閱者注意，使閱者腦子裡先得一個總概念，不得不繼續看下去。然後，再作必要的解釋。長的公文分為幾段時，每段亦應採取此法。一份公文有幾層意思或幾項要求時，必須注意條理，分清層次，以數目字標明段落和專案。這樣就可以使公文的正文做到綱舉目張，條理分明。
公文寫作基礎知識8
倡議書是個人或集體提出建議並公開發起，希望共同完成某項任務或開展某項公益活動所運用的一種專用書信。
【特點】
(一)倡議書的群眾性
倡議書不是對某個人、某一集體、或某一單位而言的，它往往面向廣大群眾，或對一個部門的所有人發出，或對一個地區的所有人發出，甚至向全國發出。所以其物件廣泛的群眾性是倡議書的根本特徵。
(二)倡議書物件的不確定性
倡議書是要求廣大群眾響應的，然而其物件範圍往往是不定的。它即便是在文中明確了自己的具體物件，但實際上有關人員可以表示響應，也可以不表示響應，它本身不具有很強的約束力。而與此無關的別的群眾團體卻可以有所響應。
(三)倡議書的公開性
倡議書就是一種廣而告之的書信。它就是要讓廣大的人民群眾知道了解，從而激起更多的人響應，以期在最大的範圍內引起共鳴。
【格式及寫法】
倡議書一般由標題、稱呼、正文、結尾、落款五部分組成。
(一)標題
倡議書標題一般由文種名單獨組成，即在第一行正中用較大的字型寫“倡議書”三個字。另外，標題還可以由倡議內容和文種名共同組成。如“關於為雅安地震災區捐款的倡議書”。
(二)稱呼
倡議書的稱呼可依據倡議的物件而選用適當的稱呼。如“廣大的青少年朋友們”、“廣大的市民朋友們”等。有的倡議書也可不用稱呼，而在正文中指出倡議的物件。
(三)正文
倡議書的內容需包括以下一些方面：
1.寫倡議書的背景原因和目的
倡議書的發出貴在引起廣泛的響應，只有交待清楚倡議活動的原因，以及當時的各種背景事實，並申明發布倡議的目的，人們才會理解和信服，才會自覺的行動。這些因素交待不清就會使人覺得莫名其妙，難以響應。
2.寫明倡議的具體內容和要求
這是正文的重點部分。倡議的內容一定要具體化。開展怎樣的活動，都做哪些事情，具體要求是什麼，它的價值和意義都有哪些均需一一寫明。
倡議的具體內容一般是分條開列的，這樣寫往往清晰明確，一目瞭然。
(四)結尾
結尾要表示倡議者的決心和希望或者寫出某種建議。倡議書一般不在結尾寫表示敬意或祝願的話。
(五)落款
落款即在右下方寫明倡議者單位、集體或個人的名稱或姓名，署上發倡議的日期。
公文寫作基礎知識9
1、下列符合批覆寫作要領的有（）
A、針對性要強
B、嚴格掌握行文物件
C、靈活運用結構形式
D、堅持一文一事
E、有申請就有批覆
2、下列事項適用通報的有（）
A、表彰先進B、批評錯誤
C、任免幹部D、傳達重要精神或情況
3、表彰性通報的正文由下列哪幾個部分組成（）
A、表彰緣由B、表彰決定C、希望號召D、知曉範圍
4、通報寫作要領主要有（）
A、以具體事實為基礎B、以典型事例為題材
C、以教育指導為目的D、以及時有效為要求
5、下列符合答覆函寫法內容的有（）
A、告知情況B、答覆意見C、爭議結果D、結尾
6、請示的結構由以下選項的哪幾部分組成（）。
A、標題，寫明制發機關名稱、事由與文種
B、主送機關
C、正文，包括請示理由、請示事項及請示的具體要求
D、制發機關名稱與成文日期
7、關於請示的特點，說法正確的是（）。
A、請示的內容必須是屬於本機關職權範圍內無權或確實難以處理的問題與事項
B、使用範圍廣泛
C、具有執行性
D、有較強的時效性，強調及時快捷
8、下列陳述呈請性公文不得夾帶請示事項的有（）
A、工作報告B、請示C、答覆詢問的報告D、批覆
9、下列說法符合工作報告寫作要求的是（）。
A、適宜採用概括敘述的表達方式，避免描述事情的細枝末節或羅列數字
B、中心明確，重點突出
C、報告內容應有新意
D、點面結合，實事求是
10、在撰寫總結報告正文的開頭部分時通常採用何種方法（）
A、介紹工作的成績及工作程序
B、敘述佔有的材料
C、概述基本情況
D、簡要揭示總結的主題，為進一步展開敘述奠定基礎參考答案
1、ABCD 2、ABD 3、ABC 4、ABCD 5、ABD
6、ACD 7、AB 8、AC 9、ABCD 10、CD
公文寫作基礎知識10
公文的結構分三部分：版頭、主體、版記。
版頭有六個要素，份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號和簽發人。這六個要素中，發文字號作為區分兩份公文最主要的區別，也是考試中最重要、最常考的考點。發文字號由“發文機關代字、年份號、順序號”三部分組成的，其中年份號必須用六角號括住，如果是大括號、中括號或小括號則是錯的，改錯時尤其要注意這一點。在順序號那裡也容易出錯，如在順序號前面加“第”或標虛位等，正確的發文字號表示如下“國辦發〔20xx〕5號”。
版頭六要素
版頭六要素並不是所有公文都必備的，有些要素是可能有也可能沒有的，如份號，涉密公文必須有份號，而不涉密的就可有可無;密級和保密期限以及緊急程度也是，只有涉密的公文才需要寫密級和保密期限，緊急的檔案才需要寫緊急程度，其他的則不需要;只有在上行文中才需要標註簽發人，下行文和平行文則不用。還有一點需要注意的是，如果標註簽發人，則發文字號和簽發人分居紅色反線上方左右兩側，左右各空一格編排。
主體
公文主體是考查的重中之重，由標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名和印章、成文日期、附註以及附件等組成的。在標題這一塊，專家提醒大家注意標題的三種形式，完整形式：發文機關名稱+事由+文種;簡略形式：事由+文種或者只有文種。在改錯時，尤其要注意標題中的發文機關名稱要和後面的發文機關署名一定要保持一致，如果不一致，根據正文確定發文機關後修改。在公文改錯或者公文寫作中，不建議大家把標題擬成只有文種的這種簡略形式，這種有點投機取巧的做法，雖然不能稱之為錯，但是會影響得分，所以最好寫完整形式的標題。
主送機關這一塊，需要注意兩點即可，一是主送機關必須是“機關”，而不能是個人，如果主送機關寫的是“XX機關領導”一定是錯的;第二是要注意主送機關為多個時它們之間的標點符號，一般遵循“同級不同類的用逗號隔開，同級同類的用頓號”這樣的原則。正文部分，大家按照一般的語言要求語句通順、表達準確、無歧義即可，但是要注意請示只能“一文一事”，如果出現了多個請示事項的，一定要把附加事項進行刪除。
附件說明的修改需要結合正文來看，如果正文中出現了“見附件”的字樣，而後面沒有附件說明的，一定要把附件說明加上。在加附件說明的時候，一定要注意附件的名稱不加任何標點符號。後面的發文機關署名和印章以及成文日期這一部分，需要大家注意兩點，一是大部分公文都需要蓋章的，大家在發文機關署名後面加“(印章)”即可，此時成文日期右空四格;二是成文日期必須用阿拉伯數字，年月日標全，且不標虛位，如“20xx年11月6日”。
附註是在成文日期下一行右空兩格用小括號標註的部分，有時有，有時無，所以無需刻意新增。不論是在公文寫作還是公文改錯裡面，附件一般不會出現，裝訂時也是在後面，所以有人會認為附件是版記部分。大家一定要記清楚附件是公文主體的組成部分。
版記
版記主要由抄送機關、印發機關和印發日期組成。其中，印發機關和印發日期位於版心的最後一行，分列左右兩側，左右各空一格，印發機關與發文機關可以不一致，印發日期也可以遲於成文日期。
對於公文格式的掌握，專家建議大家拿出一張白紙把公文的各要素寫出來，多寫幾遍，腦海裡就會留下一份完整的公文格式。這樣，不論是公文改錯還是公文寫作，格式這一塊拿分就會易如反掌。
公文寫作基礎知識11
一、按形成和使用的公務活動領域劃分
1.通用公文是各級各類機關、團體、企事業單位，在公務活動中普遍使用的公文。
2.專用公文指一定的專門業務機關、部門、組織在業務工作範圍內，因特殊需要專門使用的行業、專業、部門公文，例如外交檔案、司法檔案、軍事公文、審計檔案等等。
二、按公文的來源劃分
1.對外檔案簡稱發文指本單位向外單位發出的檔案。
2.收來檔案簡稱收文，指由外單位傳送來本單位的檔案。
3.內部檔案限於單位內部制發、執行和使用的檔案。
三、按公文的行文關係和行文方向劃分
1.上行文指下級機關、單位向隸屬的上級領導機關和單位報送的公文。
2.平行文指同級或者不相隸屬的機關單位之間的行文。
3.下行文指上級領導機關單位對所屬的下級機關單位的行文。
四、按公文的秘密程度和閱讀範圍劃分
從公文內容涉及秘密的'程度，以及對公文規定的閱讀範圍，可將公文劃分為：
1.絕密檔案指內容涉及國家核心秘密，一旦洩露會使國家的安全和利益遭受重大損害的公文。
2.機密檔案指內容涉及國家重要秘密，一旦洩露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的公文。
3.秘密檔案指內容涉及國家一般秘密，一旦洩露會使國家的安全和利益遭受一定損害的公文。
公文寫作基礎知識12
文書一詞，在人們日常生活和公務活動中，使用的極為普遍和廣泛。它可以作為所有檔案材料的總稱，既可以指公務文書，也可以指私人文書，是一個整體概念。文書還可以指一種職業，如某某人在做文書工作，也可以指職務名稱，如文書、文書科長、文書處長等。
檔案同文書一樣，有時也可以指檔案材料的總稱。如一次大型會議，會議結束之後，要將會議檔案立卷歸檔儲存。這裡說的檔案，即指會議形成的有規範格式的正式檔案，如會議紀要、決議等，也包括會議進行中的簡報、領導講話、代表發言、會議紀錄，甚至還包括錄音、錄影、照片等有關資料。但是，對於一些重要的檔案，如：中共中央檔案、國務院檔案等具有規範格式的正式檔案，人們往往鄭重地稱之為“檔案”，而不稱文書或公文。就某一單份的檔案來說，人們也習慣地稱之為一份檔案，而不叫一份公文或一份文書。
至於公文的概念，它的特指範圍是很清楚的，是指各級關單位為了辦理公務二產生的文書或者檔案。從這個意義上說，它是公務文書或者公務檔案的簡稱。
從一些史籍的記載來看，文書、檔案和公文這三個要領是分別在不同的歷史時期出現的，有一個產生和演變的過程。
“文書”一詞，最早見於西漢賈誼《新書·過秦下》：“禁文書而酷刑法，先詐力而後仁義。”王充《論衡·別通》也有關於“文書”的記載：“蕭何入秦，收拾文書，漢所以能制九州者，文書之力也。”這些地方所說的“文書”，是泛指古代的文籍圖冊。在我國先秦時期，“文”與“史”是很難分開的。“文書”的概念範圍要大些，一些有史料價值的文字材料都可稱之為文書。
漢代以後，文書作為公文與案卷的含義才逐步被確定和沿用下來。《漢書·刊法志》：“文書盈於幾閣，典者不能遍睹。”唐元稹《望喜驛》詩有“滿眼文書堆案邊，眼錯偷得暫時眠”的句子。這些地方所說的“文書”就是指的公務文書。
“公文”一詞，出現於東漢末年和三國時期。漢代多稱文書，稱公文較少。三國以後，多稱公文，指官府之間往來的公事文書。如《後漢書·劉陶傳》：“州郡忌諱，不欲聞之，但更相告語，莫肯公文。”是說東漢末年，黃巾起義的領袖張角等人勢力強大，可能聚眾起事，但州郡官員只是口頭相互轉告，不肯以公務文書的形式上奏朝廷。《三國志·魏志·趙儼傳》中也有“輒白曹公，公文下郡，綿絹悉以還民”的記載。自此以後，公文就成為公務文書的統稱了。
“檔案”一詞，大約在清末才出現，當時在外交文書中提到“尋常往來檔案”，“交涉檔案”等。宣統三年五月，朝廷三年五月，朝廷頒佈的《內閣屬官官制》，將“掌本閣公牘檔案”，作為承宣佈廳職責之一。後人承襲歷史，文書、公文、檔案這三種叫法一直沿用至今。
公文寫作基礎知識13
一篇好的作品，必須思路清晰、具備選擇材料的技能。材料是構成公文的要素之一。沒有材料的支撐，主題無法成立，更談不上有什麼說服力。公文材料可分為兩大類：事實性材料和觀念性材料。事實性材料指客觀事物，主要包括人物、事件、事物、現象、統計數字等。如總結、報告中得到。觀念性材料是作者從別人那裡引用來證明自己的觀點的理性認識。這些理性認識一般都在實踐中經過反覆驗證，其正確性得到了人們的公認。觀念性材料主要包括科學原理、定義、名人名言、格言諺語等等。
不論是事實性材料還是觀念性材料，都可以以因形態、性質、來源的不同，再區分出兩相對的型別來，主要有：一是個別性材料和綜合性材料。單獨存在的事實或個人的觀點，用作材料時就是綜合性材料。二是現實材料和歷史材料。與作者的寫作行為共同用一個時代背景的材料都是現實材料，在以前的歷史時期發生和存在過的事實和觀念都是歷史材料。三是正面材料和反面材料。與作者的觀點相一致的材料是正面材料，相違背的材料是反面材料。不過，由於作者的觀點在沒有確定之前是不斷深化和變動的，有時甚至會走反面，因此正面材料和反面材料也會發生轉化。四是直接材料和間接材料。來源於作者的直接生活經驗的直接材料，透過各種渠道間接得到的都是間接材料。直接材料最為真實、生動、可靠，但數量有限，僅靠直接材料寫作，內容必定十分貧乏。公文寫作，運用間接材料比直接材料還要多。
公文材料的作用兩大類：一是材料是觀點賴以產生的基礎。以上我們提到，主題的提煉在於深入的實踐和豐富的材料，那是從主題的角度去看材料在提煉主題時的作用。透過對材料的分析、鑑別、綜合歸納之後產生的。二是材料是表現觀點的支柱。在具體的文章中，觀點不能孤立地、赤裸裸地存在，它們必須有充分的材料來證明、來支援。
公文材料的選擇和使用。在寫作中，材料的“真實”有兩種含義。一種是指在現實生活中真正發生過或正在發生的事實，這種真實叫做生活真是或現象真實。另一種含義主要用於文學創作，這種真實並不要求在生活中真正發生過，而要求必須揭示事物本質，反映事物發展的基本規律，人們稱其為本質真實。公文使用的材料，應該具有典型性。典型性材料有兩個特點：一是典型材料有鮮明獨特的個性。簡單的說一半都是具體的、個別的，而且是新鮮的、奇特的，它容易被人接受，能夠給人留下深刻的印象。典型材料又有明顯的共性特徵，能夠體現同一類事物的本質和規律，因而具有普遍意義。典型材料對主題的表現，能起到“以一當十”的作用。如果所用的材料不典型，往往堆砌了很多，主題仍然沒有得到透切的表現，文章卻已經很臃腫。公文材料要新穎。有人說，音樂是靠多次重複不斷加強其審美表現力的，人們一聽到熟悉的曲調就感到親切，就會動情;而文章是靠新鮮來征服讀者的，人們對熟悉的文章性趣不大，卻很難去集中精力閱讀領會。公文也同樣需要新鮮感，雖然它在形式上、意象上、語言上不能像文學作品那樣講究創造性，但它所表達的思想、所運用的材料，不能總是老生常談，不能給人抄襲別人、重複自己的印象。對於事實性材料而言，明天都有新的情況發生，每天都有新的事蹟出現，公文的作者只要密切關注現實生活，勤觀察、多實踐、多思考，就能及時得到大量的新鮮的事實性材料。
劃分好層次和段落。層次是結構諸環節中最重要的一環。結構的完整性和嚴密性，主要透過層次安排得以實現。層次又稱“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小於篇、大於段的結構單位。公文的層次安排，有兩種基本形態，一種是並列式，一種是遞進式。開頭通常是總述或總論，它自成一個層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現並列形態，就是呈現遞進形態。
段落劃分。就是我們平時所說的自然段。段落的劃分使文章的結構更明晰、醒目。相對於層次的的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意一下三點：一是保持段意的單一性。只能有一箇中心話題，只能有一箇中心思想。二是注意段意的完整性。只有單一性還不夠，如果一段話的意思沒有表達完整就結束，讀者不知所云，也是結構的嚴重失誤。三是段落安排要長短適度。段落多長才合適?這並沒有統一的標準。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又會將思路切割得七零八碎，讀者也難以接受。
安排開頭和結尾。一是開頭的安排，首先要開門見山。公文開頭不能像文學作品那樣極盡鋪張渲染之能事，製造出特定的氣氛後才切入正事或正題。公文必須開門見山，一落筆就直接指向要處理的事件或要解決的問題。其次要文筆簡練。公文開頭，多數只有一個自然段，而且不能太長。最好做到不可增減一字的地步----如果增加一字，那個字必然是可有可無的;如果減少一字，則意思無法表達清楚。
結尾的安排。與一般文章相比，公文的結尾有特殊的要求，它不能用象徵、隱喻、暗示的方法去追求“言有盡而意無窮”的韻味，而必須明確提出結論性的意見、請求或執行要求。公文結尾的常見體式有以下四種：一是總結是結尾。在結尾處用簡潔明白的語言進行畫龍點睛式的概括歸納，也就是對全文內容進行總結。二是希望式結尾。在結尾出提出希望、號召。如：“我們希望xxxx及時改變渙散的工作作風，並能在今年解決xxxx員工的基本保障問題。”三是說明式結尾。在結尾處對與文章內容有關的事項或問題進行交代說明。如：“以上內容僅用於徵求意見，不能作為執行的依據。在沒有正式通知之前，必須按現行有關規定辦理。”四是套語式結尾。用固定的套語作結尾，多用於請示、報告等上行文的通知、通告等普發性下行文。如：“特此報告”、“以上請示如無不妥，請予批准。”
安排主次詳略。文章的各部分內容，在文章中佔的的地位和所起得作用，並不完全相同，有的分量重，有的分量輕;有的為主，有的為輔。分清主次，也是結構安排的一個主要環節。詳是詳寫，略是略寫。公文寫作，表現觀點是可詳可略，敘述和引用材料時也可詳可略。總的來看，公文是講究精練使用的文體，表達觀點直接明瞭，敘述事實簡練清晰，一般不寫細節，更不用精雕細刻的手法。與文學寫作相比，公文的略寫多於詳寫。
那麼，公文寫作如何掌握詳略呢?具體寫法必須結合實際才能確定，我們在這裡只能提供兩條原則。一是以主次的地位確定詳略。大多數情況下，主要觀點和重要條文要詳寫，一般觀點和次要條文要略寫。二是以典型程度確定詳略。這是指材料而言。典型材料的說服力強，要表達得充分一些;非典型性得輔助性材料，則可以表述得簡略一些。
公文寫作基礎知識14
第一節 博覽廣採勤積累
“日日走，行萬里路;時時學，破萬卷書。”要想“下筆如有神”，就需“讀書破萬卷”。大持人杜甫的著名詩句“讀書破萬卷，下筆如有神”，深刻而準確地闡明瞭勤奮學習、博覽廣採對寫作的至關重要性。
一、博覽廣採有利於端正自己的寫作態度
古人云：“文如其人”。什麼樣的人就寫什麼樣的文章。一篇好的文章，不僅文字優美，構思巧妙，而且還飽含著作者對生活的熱切向往，對事物的深刻認識，是作者思想品格、理論修養、思維能力、語言儲備等綜合素質的全面體現。認真負責、善於思考者，其文章就嚴謹有序、簡潔有力;和善厚道、不圖虛名者，其文章就深沉含蓄、真摯樸實;滿腹虛榮、作風浮漂者，其文章往往濫用修飾、華而不實;頭腦不靈、思路不清者，其文章往往雜亂無章、缺乏邏輯。
人們的寫作態度與思想修養和工作作風有著密切關係，思想修養和工作作風都需要透過讀書看報來不斷提高。“讀一書，長一智。”、“讀書多，積理富。”、“讀好書是一種樂趣，一種情操，一種向全世界古往今來的偉大和名人求教的方法，一種和他們展開討論的方式，一封邁進科學宮殿和未知世界的入場券，一股改造自己，豐富自己的強大力量。”(王梓坤《中國科學院院士自述》)“讀書絕不是要使我們散心消遣，倒是要使我們集中心知;不是要用虛假的慰籍來麻痺我們，使我們對無意義的人生視而不見，而是正好相反，要幫助我們將自己的人生變得越來越充實、高尚，越來越有意義。”(黑塞《獲得教養的途徑》)看來要想提高自己的思想修養，改進工作作風，端正寫作態度，就必須多讀書、讀好書，透過讀書看報，淨化心靈，陶冶性情，提高修養，完善自我。
不少人通俗地認為：看一個人如何安排自己的業餘時間，便知道他有沒有品位、有沒有出息。因為上班時間大家做的是基本相同的工作，要想與眾不同，有所發展，有所進步，就需要有大量的業務時間投入。如果整天迷醉於搓麻將打撲克上網聊天，一坐幾個小時，或者傻呼呼地看幾個小時的電視，還想提高寫作水平，寫出有分量的文章，開創出令人羨慕的美好前景，人世間哪有那麼好的美事。
同時，若想寫好一篇文章，要經過立意擬題、選材構思、執筆成文、修改完善等一系列複雜過程，要苦苦思考、反覆琢磨，熬時間、費心血、傷腦筋，確實不易。有時為了給領導寫講話，加班加點，領導在臺上有聲有色地講一通，但很少有人想起執筆者;有時沒能很好地領會領導意圖，稿子寫的一般，就得推倒重來，不僅領導有看法，自己也感到很內疚。對於這種勞神費力的苦差事，缺乏品格修養和奉獻精神的人，是不願幹也幹不好的。
要想做好文，需先做好人。人過於平穩舒適，往往會流於平淡，過於清閒安逸，往往會無事生非，幾經磨難才能造就不凡，奮進忙碌就會光明燦爛。要想提高寫作水平，在事業上有所發展，一方面需要刻苦學習，不斷加強自身的道德品質和思想情操等方面的修養，一方面需要正確認識苦與樂的辯證關係，牢固樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，淡泊名利，默默耕耘，無私奉獻，甘為人梯。成績來自付出，有付出必定會有收穫。
二、博覽廣採是寫作必要的知識準備
寫文章一方面需要從生活中取材尋源，把現實生活作為寫作的動力和源泉，從中選取活生生的感性材料，另一方面需要勤奮學習，博覽廣採，掌握大量的書本知識。
我國偉大的歷史學家、大文豪司馬遷將其學習的一生概括為：“行萬里路，讀萬卷書，通天下之遍，成一家之言。”這向人們昭示：他之所以能通天下之遍，成一家之言，主要是因為讀了萬卷書，借鑑和吸收了他人的經驗和智慧;行萬里程，直接獲得了感性材料。司馬遷如果不閱讀大量的史料，就無法寫出偉大的傳記文學作品《史記》。曹雪芹若沒有園藝、服飾、建築、天文、歷史、醫學等多方面的知識，就寫不出文學鉅著《紅樓夢》。寫作前的知識準備，是寫作的重要環節，無論是初學寫作者，還是大作家，都不可逾越。我們常常羨慕有些同志的寫作水平，卻忽視了他們的勤學好學。許廣平同志對魯迅寫作前所做的準備工作是這樣敘述的：“魯迅在寫一篇稿件之前，常常有一個很長的醞釀時間。有時間遇見朋友，他就會談起來，說他看到了什麼材料，想寫個什麼東西;有時候也不講，靜靜地讀書，默默什麼地思索，或者暗自打腹稿。有時候，看起來魯迅寫得很快，但是日常不斷的多方面學習、積累的結果，是勤學苦練的結果。他從來不浪費一點一滴的時間，有機會就讀書。……”
像魯迅那樣的大文學家，尚且孜孜不倦地學習，我們這些初學寫作者，就更應該加倍努力了。只有積累了豐富的知識，掌握了相應的寫作技法，才能觸類旁通，加深對事物的理解與認識，對事物的表現才會生動、傳神，對問題的分析才能透徹、深刻，對未來狀況的預測才能科學、準確，文章才能寫得好、寫得快。
三、博覽廣採的同時應當勤於積累
俗話說：“柴砍的再多，若無繩子捆紮，仍然背不下山;書談得再多若無線索貫穿，仍注不入腦海。”學海無涯，人生短暫。對一個人來說，一方面對看過、聽過的東西，要及時加以梳理，去粗取精，去偽存真，將那些對自己有用的內容積累起來，經常翻閱，使自己對其留下深刻印象;另一方面應當根據工作性質不同，有針對性地蒐集與本工作有關的資料和知識，以便儘快進入角色，提高寫作水平。
就初學寫作的同志來講，積累的重點應當是積詞彙、積名言佳句、積剪報、積實用文體範例等等。
積詞彙。詞彙作為詞和固定短語的總和，我們掌握的越多，語言就越豐富，表現力就越強，寫作起來就會得心應手，行文流暢。要掌握大量的詞彙，必須依靠平時的學習積累。積累詞彙的方法主要有三種：一是深入實際，在豐富的語言生活中有意識地收集、記錄;二是認真閱讀古代的、現代的、經濟的、政治的等作品，對自己尚未掌握並且較為精彩的詞彙，及時記下，從中汲取語言;三是在寫作實踐中熟悉掌握各類詞彙，關於運用各種詞彙。積累詞彙必須認真、細緻，對於較為生疏的字、詞及短語，一定要隨時查閱工具書，將其注音、釋義等批註在文章旁邊，弄通弄懂，不留死角，這是提高文字水平的有效途徑。關於集詞對於提高文字水平的積極作用，本人深有體會。我在高一之前，理科較好，文科較差，對此非常焦急，應告訴了教我化學的杜老師。杜老師告訴我，轉眼之間就要高考了，依靠看小說等課外書籍來提高語文水平已經來不及了，只有一個辦法，就是身邊一定要有本字典，無論是看語文、政治、地理、歷史等文科方面的書，還是看數字、物理、化學、生物等理科方面的書，遇到不認識，或者雖然認識便不知道是什麼意思和如何運用的字、詞、成語及句子的時候，要隨手查閱字典，標上記號，加以註釋，牢牢記住。照此方法，我堅持了一年，1982年高考時語文成績果真有明顯提高。