綜合文秘專業知識
文秘是隨著科學經濟高速發展，資訊傳播急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而產生的一門新興現代科學管理專業。作為一種全球性的職業，文秘工作越來越趨於現代化、科學化和專業化。下面就是小編整理的綜合文秘專業知識，一起來看一下吧。
文秘基礎知識【一】
秘書工作的任務
秘書工作的任務主要有以下7個方面:
1.調查研究與資訊收集
調查研究是領導者瞭解情況、進行決策的基礎,而領導的調查研究工作大部分,甚至全部要靠秘書人員進行,秘書應該透過訪問、開會、問卷、查閱資料等形式獲得真實的最新的全面的資訊,及時提供給領導。
2.文書工作
文書工作包括收文和發文兩個方面,收到的檔案要分輕重緩急交給領導批閱處理,發文要在領導的指示下按程式認真進行,很多時候秘書還要進行檔案、報告的起草,所以秘書對文書的寫作規範、要求等要熟悉,處理完的文件要及時分類歸檔。
3.會議籌辦
秘書應該按照領導的要求和會議的主題、風格等進行會議的準備、組織、後勤保障、安全保衛等工作。注意不同的會議型別(大、中、小型)和會議形式(電視電話會議、圓桌會議等)都有不同的籌辦要求。
4.來賓接待
秘書應負責來賓的接待工作,包括制訂接待方案、組織迎送、安排宴會等。在接待中要注意禮儀,力求樹立單位的良好形象。
5.檔案管理
如果一個單位沒有專門的檔案部門,秘書就要承擔起檔案管理工作。要注意按照檔案管理的科學方法和原則進行檔案的採集、整理、保管和提取。
6.信訪工作
信訪工作包括信訪的接待和處理。秘書對於各種信函、來訪或投訴要認真地對待,在領導的授權下可以作適當的處理,對自己處理不好或不在自己許可權範圍內的問題,要及時向領導彙報。
7.日常事務工作
如文印、交通、生活、福利、醫療保健、物資裝置管理、環境管理等工作,常常都需要秘書來處理。
文秘基礎知識試題（後附答案）
一、單項選擇題
1.秘書學，從學科大類來說，屬於 範疇。
A.社會科學 B.人文科學 C 管理科學 D 綜合科學
2.“秘書”的涵義，有一個 的演變過程。
A.由人到物 B 由小到大 C 由物及人 D 由上到下
3. 朝廷中出現了最早的秘書機構一一太史寮。
A.東周 B 商末周初 C 秦末漢初 D 隋末唐初
4.虞舜時的史官稱為“ ”。
A.納言 B 出納 C 長史 D 記言
5.秘書，是一種職務名稱，指處於 地位，主要以辦文、辦會、辦事來輔助決策並服務於領導的人員，是領導的參謀和助手。
A.中心 B 樞紐 C 中樞 D 中介
6.公文寫作必須以黨和國家的方針政策為指導，同時必須 。
A.反映作者的思維活動 B 在法律賦予的職權範圍內進行
C 熟練掌握修辭技巧 D 有業務目的
7.秘書工作的輔助性主要體現在地位的 與工作的被動性兩個方面。
A.被領導性 B 中介性 C 從屬性 D 隱秘性
8.智慧結構即 和能力的綜合反映。
A.智力 B 智商 C 知力 D 知識
9.協調是一門學問，要做好協調工作，必須藝術。一是要掌握好分寸;二是要善於掌握有利時機;三是要講究一定的 。
A.技巧 B 技術 C 藝術 D 語言藝術
10. 是表現在人的態度和行為方面的比較穩定的心理特徵的總和。
A.性格 B 興趣 C 意志 D 毅力
11. 隨機抽樣，又叫機械隨機抽樣。
A.等距 B 純 C 標準 D 簡單
12.信訪工作的特點，一是高度的 性;二是廣泛的監督性;三是綜合的服務性。
A.時效 B 整體 C 政策 D 政治
13.按資訊形式分，可分成 資訊和物化資訊。
A.內化 B 內儲 C 記憶體 D 內蓄
14.協調工作的內容主要是 協調、關係協調和事務協調。
A.組織 B 領導 C 政策 D 法律
15.從邏輯學的角度講，分類的第三條邏輯規則：分類應該按一定的 逐級進行。
A.層次 B 邏輯 C 子項 D 母項
16.下列各組文種中，屬於行政公文的一組是 。
A.報告 命令 議案 B 條例 辦法 章程
C 條例 章程 簡報 C 報告 辦法 方案
17.按行文關係分，報告屬於 。
A.上行文 B 下行文 C 平行文 D 多行文
18.按性質作用分，會議紀要屬於 公文。
A.公佈性 B報請性 C指揮性 D 記錄性
19.某市工商局最近任免了一批幹部，需要制發公文，將人事變動情況告知全域性幹部職工，該文種應選用 。
A.通告 B 命令 C 決定 D 通報
20.下列各結束用語中， 適用於呈轉性報告。
A.特此報告 B 妥否，請批覆 C 敬請函覆 D 如無不妥，請批轉有關部門執行
21.“此件發至縣團級”履行政公文 的內容。
A.批示域 B 正文域 C 附件域 D 附註域
22.行政訴訟當事人不服第一審人民法院的裁判或重新審理而提出的書狀叫 。
A.上訴狀 B 複議申請書 C 強制執行申請書 D 申訴狀
23.新聞是新近發生的、群眾所關心的重要變遷事實的報道，包括評論。這個定義最重要的是新聞的 。
A.收集 B傳播 C 撰寫 D 評價
24.經濟文書是一個大類，有各種差距極大的體裁，廣告屬於 類。
A.理論 B 報告 C 規約 D 文學
25.下列行政公文中，可以不寫主送機關的是 。
A.請示 B 通知 C 通告 D 批覆
26.下列各組文種中， 組同屬於工作規約文書。
A.辦法 計劃 報告 B 條例 辦法 章程
C.條例 章程 報告 D 章程 報告 辦法
27.下列各組文種中， 組同屬於事務文書。
A.合同 簡報 經濟論文 B 簡報 合同 會議紀要
C.計劃 總結 調查報告 D 意見 總結 商業廣告
28.公文在閱辦階段的程式是： 。
A.審批→傳閱→擬辦→擬辦→承辦 B 傳閱→審批→批辦→擬辦→承辦
C.擬辦→擬辦→承辦→審批→傳閱 D 審批→擬辦→擬辦→傳閱→承辦
29.下列各類詞語中， 類詞語不宜用於公文。
A.文言詞彙 B 能願動詞 C 方言俚語 D 公文慣用語
30.下列修辭方法中， 不宜用於公文。
A.對比 B 排比 C 誇張 D 對偶
二、多項選擇題
31.秘書學具有 特點。
A.政治性 B 綜合性 C 應用性 D 穩定性
32.以個性特徵與能力劃分，秘書可分為 等多種型別。
A.參謀型秘書 B 秀才型秘書 C 公關型秘書 D 辦事型秘書
33.秘書工作的政治性體現在 等幾個方面。
A.階級性 B 政策性 C 思想性 D 機要性
34.秘書人員應具有的職業道德有 等。
A.忠於職守 B 廉潔奉公 C 團結合作 D 相關知識
35.秘書人員需有包括 等幾個面較合理的知識結構。
A、基礎知識 B、綜合知識 C 專業知識 D 相關知識
36.人際關係一般具有這樣幾個特點，即 。
A.個體性 B 情感性 C 易變性 D 對應性
37.寫作過程中的準備階段包括 幾個方面。
A.明理 B 儲材 C 辨體 D 修改
38.雜文類是報刊上內容廣泛、形式繁多、筆法靈活、風格多樣、短小精悍，帶有文學色彩的、戰鬥性極強的社會論文。包括日記、 等各種短文。
A.通訊 B 書信 C 序跋 D 隨筆
39.傳播文體的一般特點可以概括為公開性、 、可讀性。
A.真實性 B 針對性 C 事宜性 D 說明性
40.通訊最常風的是人物通訊、 。有時以“巡禮”、“側記”、“見聞”、“報告”等形式寫的報道也屬於通訊範圍。
A.事件通訊 B 工作通訊 C 旅遊通訊 D 小通訊
41.訊息寫作要領有以下幾點： 、要有立場、要讓事實說話。
A.抒情 B 客觀 C 公正 D 全面
42.請示寫作應注意： 、不要事無大小，樣樣都請示。
A.內容要單一 B 以事實為依據，以法律為準則
C.避免多頭請示 D 夾敘夾議，敘議結合
43.批覆寫作應注意掌握 等要領。
A.口氣婉轉 B 態度明確 C 內容簡短 D 緊扣請示
44.會議的作用，主要包括 。
A.決策指揮作用 B 組織協調作用 C 動員教育作用 D 資訊交際作用
45.調查的方法，主要有文獻調查法 等。
A.問卷調查法 B 訪問調查法 C 實地調查法 D 電話調查法
三、判斷題
1.廣義的秘書機構，指承擔辦文辦事、資訊調研、綜合協調、督促檢查與事務管理等全部秘書工作的部門，一般冠以“辦公”字樣。
2.秘書工作也是一種管理工作，但它是一種特殊的管理活動，即帶有領導性質的管理。
3.道德是一種社會意識形態，是人們調整自身與社會之間關係的行為規範的總和。
4.演繹是從一般推到個別的方法，從一般性的結論推演到歸屬類事物的個別物件。
5.國家秘密的密級分為“絕密”、“機密”和“秘密”三個等級。保密期限絕密級事項不超過五十年，機密級事項不超過三十年，秘密級事項不超過十年。
6.典型調查，是指在一定的總體範圍內，根據調查目的，選擇有代表性的單位進行調查，以推論總體，是深入瞭解社會情況的重要方法。
7.按人對資訊的感知方式分，資訊可分成直接資訊與間接資訊。
8.文章的層次大於段落，即若干個段落連綴組合成一個層次。
9.所謂照應，是指文章前後內容上的照顧和呼應。
10.新聞述評的標題一般要求多樣化，不像訊息的標題那樣單一。
11.聯合行文，主辦機關名稱應當排列在前，聯合下發的檔案，應由主辦機關蓋章。
12.從表達方式上來說，訊息和通訊一樣，除了概括敘述外，都要適當運用抒情、議論、描寫的手法，不但要讓事實說話，而且要用形象感人。
13.雜文的事實材料和一般議論文中的事實材料一樣，都是作為證明或駁論點的論據。
14.敘述以語言文字的詳略程度而言，可以分為概括敘述和具體敘述兩種。
15.文藝文訴諸讀者的是情感和想象;應用文訴諸讀者的則是無可辨駁的事實和不可辨駁的真理。
四、簡答題
1.簡述秘書機構設定的原則。
2.簡述調查研究的基本原則。
3.構思的任務。
4.標題的種類及作用。
五、公文修改(找出錯誤並加以改正)
商洽代培文秘人員的函
×農函字〔1999〕6號
××大學中文系：
獲悉你係將於99年9月份開辦秘書業務進修班，系統講授有關秘書業務以及公文寫作處理的基本理論與方法。1984年機構改革以來，不少新的文秘人員由於沒有經過系統的專業學習，我廳所屬各單位的文秘人員調整較大，業務素質較差。現在你們開辦進修班，為這些同志提供了一個非常難得的.學習機會，我廳擬派10名文秘人員隨班學習，委託你們代培。有關代培所需的一切費用，我廳將如數撥付。以上各項望遵照執行。
××省農業廳人事教育處(公章)
1999年7月3日
六、作文
以《車站偶記》為標題，寫一篇800以內字的記敘文。
文秘專業知識試卷參考答案
一、單項選擇題
1、A 2、C 3、B 4、A 5、B 6、B 7、C 8、D 9、D 10、A 11、A 12、D
13、B 14、C 15、A 16、A 17、A 18、D 19、A 20、D 21、D 22、A 23、B
24、D 25、C 26、B 27、C 28、D 29、C 30、C
二、多項選擇題
31、ABC 32、ABCD 33、ABD 34、ABCD 35、ACD 36、ABD 37、ABC 38、BCD 39、ABC 40、ABCD 41、BCD 42、AC 43、BCD 44、ABCD 45、ABC
三、判斷題
1、√ 2、× 3、× 4、√ 5、× 6、√ 7、√ 8、√ 9、√ 10、× 11、× 12、× 13、× 14、√ 15、√
四、簡答題
1、答：秘書機構的設定，必須遵循適應性、精簡性、高效性的原則。
即指秘書機構的設定，要適應領導的決策與管理工作的需要;要儘可能少，秘書機構的層次應嚴加控制，不能分層過多;要力求高效，要重視秘書群體結構的最佳化，充分發揮秘書機構的整體效能。
2、答：在調查研究的具體實踐中，必須堅持以科學的理論為指導，遵循客觀性原則、實踐性原則、群眾性原則和綜合性原則。
客觀性原則是指在調查研究中應尊重客觀事實，一切從實際出發，實事求是，準確地、真實地反映客觀地社會現象、社會問題、社會事實。
實踐性原則是指要從實踐的需要出發確定調查研究課題，回答實踐中提出的問題，把調查研究的成果用於指導實踐。
群眾性原則是指調查研究，必須深入到廣大群眾中去，充分相信和依賴群眾，拜群眾為師，虛心向群眾學習求教。
綜合性原則是指調查研究應多方位、多層次、多角度地綜合進行。
3.答：1.明確主題。首先要解決選題立意。選題有兩個意思，一是選擇研究和寫作的課題，二是選擇、確定文章的主題。
2.理清思路。主題明確後，還必須經過頭腦的繼續思索加工，解決一個怎麼認識和怎麼反映的問題。
3.選擇材料。根據主題和思路進一步審查和篩選材料，對能表現主題的要詳寫，一般的應剔出。
4.醞釀框架。思路的具體表現則為構築文章的框架，安排文章的格局，要根據寫作目的和需要選擇適當的語言手段和文章體式。
4.答：標題的種類有：
主題(又稱正題)、副題，又稱副標題，包括引題(肩題或眉題)、腳題(下輔題、下標題)。
1. 主題的作用是揭示文章的主體內容
2. 主副標題往往一虛一實，互相補充。
五、公文修改
1. 標題少引導介詞——關於商洽代培文秘人員的函
2. “X農函字[1999]6號”——改為“X農函[1999]6號”
3. 文內年份要用公元紀年——“1999年9月份”
4. “系統講授有關”後的“秘書業務”——改為“秘書業務知識”
5. 正文第二句話語序混亂——應個改為“1984年機構改革以來，我廳所屬各單位的文秘人員調整較大，不少新的文秘人員由於沒有經過系統的專業學習，業務素質較差。”
6. “委託你們代培”——改為“委託你們培訓”或“請你們代為培訓”。
7. “有關代培所需的一切費用”——改為“代培所需費用”或“有關代培的一切費用”
8. 結尾用語應注意商洽性，不可用命令語言——可用“可否，敬請覆函”
9. 發文機關不對——應對“XX省農業廳”，《國家行政機關公文處理辦法》中規定，機關內設部門除辦公室以外，不得單獨對外行文。
10. 落款在文日期不對——用漢語數字“一九九九年七月三日”
六、作文題(略)