文員崗位說明書通用15篇
文員崗位說明書1
崗位職責：
1、普通工作人員職位，協助上級執行一般的不需較多工作經驗的任務；
2、直接為經理提供秘書服務；
3、能獨立處理突發事件，或當老闆不在時能主動處理一些緊迫事務；
4、與其他部門的經理進行溝通；
5、確定並安排會議時間；
6、負責會議材料的整理、存檔工作；
7、完成上級交給的其它事務性工作。
任職資格：
1、公關、行政管理、企業管理等相關專業本科以上學歷；
2、三年以上總經理助理工作經驗，有本領域工作經驗者優先；
3、知識結構較全面，具有豐富的管理經驗，瞭解法律及財務方面的知識，能夠迅速掌握與公司業務有關的各種知識；
4、有較強的組織、協調、溝通、領導能力及人際交往能力以及敏銳的洞察力，具有很強的判斷與決策能力，計劃和執行能力；
5、良好的團隊協作精神，為人誠實可靠、品行端正；
6、熟練使用辦公軟體。
文員崗位說明書2
1、負責本部門設計資料、檔案檔案的控制與管理;
2、負責本部門辦公室裝置、設施的管理;
3、負責本部門檔案、ISO檔案、3C檔案的控制、發放與管理;
4、負責技術部人員每月出勤情況統計、物品領用管理工作;
5、負責協助材料產品的改良申報、跟蹤事項及技術上的問題諮詢、登記;
6、負責協助“3C”年度評審、變更、驗證等事宜跟蹤;
7、每月協助技術員把各系統的裝置計劃檢修情況、中修以上維修專案有關內容填入本部的裝置檔案;
8、協助工程師對所有產品、圖紙、技術資料、電子文件、圖片進行分類、編號、建檔、存檔，保持所有技術資料的完整性;
9、負責區域或客戶有關技術諮詢及按照上級領導的處理意見回覆客戶;
10、辦公室7S的推行、監督、管理工作;
11、負責與各辦公室的溝通、協調，及時向直屬上級反映存在的問題;
12、負責區域維修機和翻新機的跟蹤處理;
13、完成上級交辦的其它事項。
文員崗位說明書3
一、檔案管理
1.成文
(1)內部通啟(MEMO)成文：(2)根據經理要求撰寫初稿;(3)請經理核查簽字; (4)部門 管理制度成文：(5)根據經理要求撰寫初稿; (6)稽核通過後，在《發文本》上填寫的內容包 括：檔案標題、發文時間、擬稿部門、請求審批時間、主送及抄報、抄送部門、有附件的，應列 明名稱; (7)稽核通過後，送企業管理部審批; (8)呈報總經理審批。
2.發文
(1)將檔案原件影印存檔;(2)在《發文登記簿》上登記下發檔案的名稱、 發文時間、接收部 門名稱; (3)到相關部門下發檔案;(4)請相關部門的文員以上管理人員在《發文登記簿》中 “外收發簽字”一欄簽收。
3. 收文
(1)收到各部門發出的酒店內部檔案後，簽收並上報經理; (2)將 VIP 資訊填寫在辦公室 VIP 資訊欄上; (3)將報紙等需要張貼的材料，在規定版面張 貼;(4)監督部門人員在閱讀檔案 後，在檔案上簽字。
4.分類存放
(1)對於時效性較強的檔案，如《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO 等設專用表格夾存放; (2) 對於本部門下發的檔案原件設專用資料夾 存放，規章制度存放於相應的制度夾中;(3)對於酒 店下發的規章制度根據發放的部門 進行分類存放; (4)在檔案的每頁右上角用鉛筆標明該檔案 在 目錄中的序號、總頁數及當前頁數；(5)在存放新下發的制度時，對於制度中已明確標明作廢的舊制度要作 出作廢標誌，同新下發的制度一併進行存放，對於一些補充規定，要將原檔案找出後，與新檔案 一併存放，同時在目錄上作出標註;
5.裝訂整理
(1)每月月底將當月的《貴賓團隊接待通單》、 MEMO 等整理彙總，裝訂成冊，在封皮上寫明年、 月、日以及儲存期限; (2)每月月底要對存放的制度進行整理，對於內容有相互聯絡的要進行 合併存放。
6.借用
(1)部門員工借用檔案時要在《借用登記表》上登記，註明借用檔案的名稱、借用日期、借用人 及需借用的時間; (2)對於外部門借用檔案的，要經經理同意後方可辦理借用手續; (3)外 部門辦理借用檔案手續時，要持對方負責人簽字的 MEMO，註明借用的原因、借用的檔名稱及所 需借用的時間，並在《借用登記表》上登記檔名稱、時間及借用人; (4)檔案歸還後，要查 看有無遺失、破損現象， 並由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時間。
7.銷燬
(1)對於到儲存期限的《貴賓團體接待服務計劃單》、MEMO 等檔案，請示是否銷燬; (2)同意 後，以 MEMO 的形式，列明需銷燬檔案的名稱、檔案下發日期、儲存的起止日期，上報審批簽字; (3)將審批簽字後的 MEMO 上報質檢部進行審批;(4)接到質檢部同意銷燬的書面批覆後，方可銷燬;(5)銷燬時根據表格數量的大小可採取到鍋爐 房燒燬或用碎紙機粉碎等方式; 工作專案名稱：
二、表格管理
1.申領
(1)對於酒店統一外出印刷的表格按照酒店核 定的表格月用量，每月列入《物品月計劃申報單》 中申領;(2)對於部門專用表格月用量在三十張以上的，按照部門月用量，每月月初填寫《印刷 申請單》，經審批簽字後，上報質檢部審批; (3)對於月用量較少，但長期使用的表格，亦應 根據實際使用情況，定期申請印刷使用; (4)接到表格印刷完畢的通知後，到美工室將表格領 回，並在《印刷申請單》中部門確認一欄簽字確認;(5)對於酒店統一使用但沒有外出印刷的表 格，按照酒店規定的'表格領取時間到質檢部領取。
2.登記
(1)對於領取的表格要進行登記，設立表格臺 帳;(2)部門員工在領用表格時，要在《領用登 記表》上登記，註明日期、名稱、數量及領用人;(3)月末將當月表格領用情況彙總，並在表格 臺帳支出欄內登記當月發放的總數量。
3.整理
(1)對於使用過的不需當天上交給相關部門的 表格，要每十天進行一次整理;(2)月末將當月 的表格進行彙總、裝訂，在封皮上標明名稱、月份;(3)對於需要進行總結分析的，要統計出有 關資料。 ⒈對錶格要進行 分類整理。
4.存放
(1)在表格存放櫥內標明存放期限，如一個月、 三個月、半年等; (2)將整理好的表格按照 儲存期限分開存放。
5.借用
(1)對於各部門需要借用使用過的表格時，需經經理同意後方可辦理借用手續; (2)外部門辦 理借用表格手續時，要持對方負責人簽字的 MEMO，註明借用的原因，借用的表格名稱、借用日期 及所需借用的時間，並在《借用登記表》上登記表格名稱、借用日期及借用人; (3)表格歸還 後，要檢視有無遺失現象，並由借用人在《借用登記表》上簽字，記錄歸還時間。
6.銷燬
(1)對於到達儲存期限的表格，需請示是否銷 毀; (2)徵得同意後，以 MEMO 的形式，列明需 銷燬的表格名稱、日期、表格儲存的起止時間由審批簽字;(3)將經理審批簽字的 MEMO 上報質 量管理部進行審批;(4)接到質檢部同意銷燬的書面批覆後，方可銷燬;(5)銷燬時根據表格 量的大小可採取到鍋爐房 燒燬或用碎紙機粉碎等方式;
三、物資管理
1.盤點
(1)每月 20 日對部門辦公用品、固定資產、低 值易耗品及機油等物資進行盤點，並分別與 其 臺帳的帳面結存數量進行核對，保證帳物 相符; (2)如盤點中發現物資短缺現象應及時查明原 因，並上報部門。
2.編制月計劃
(1)每月 24 日前根據盤點情況及部門下月的工 作計劃，作出下月物資申領計劃;(2)填寫一 式四份的《物品月計劃申報單》，列 明物品品名、規格、上月用量、本月結存、 本月申報、物 品單價、每種物品的申報金額， 並計算累計金額，對於特殊申領的物品，要在用途一欄單獨註明 申領原因，在經手人一欄簽字。
3.稽核上報
(1)將填寫好的《物品月計劃申報單》上報經理 審批簽字;(2)將經理審批透過的《物品月計 劃申報單》在每月 25 日前上報倉管部。
4.領取
(1)持酒店審批透過的《物品月計劃申報單》在 規定領取物資的時間內到倉管部記帳員處 開具 《物品申領單》，並由經理簽字確認; (2)持《物品申領單》到倉管部相關庫房辦理物品領用 手續，領取物品。
5.登記
物品領回後，按照實際領取的物資名稱及數 量分別在相關的臺帳上進行登記。
6.發放
(1)物品發放時，應在臺帳支出欄內做好登記; 由領用人在《領用登記表》上簽字確認。(2) 領用登記表
7.借用
(1)其它部門因工作需要借用物品時，應徵得理 同意;(2)借用時應持借用物品部門負責人籤 MEMO， 註明借用的物品名稱、 借用的原 因、 需借用的時間， 《借用登記表》 進行登記;(3) 並在 上 歸還時，要檢查物品是否完好，如有損壞應 由借用部門予以賠償;(4)檢查合格後予以接收， 並由借用人在《借用 登記表》上進行簽字並記錄歸還時間。
四、勞保用品管理
1.制定計劃
(1)每月 5 日按照《勞保用品規定》將需要領用 的勞保用品填列在一式兩份的《物品月計劃 申 報單》中。(2)遇節假日提前 制定計劃;
2.稽核上報
(1)將列好的《物品月計劃申報單》上報審批簽字;(2)審批通過後，持勞保用品申領計劃到 人事部 勞保福利員處開具;
3.領取
到倉管部辦理領取手續。
4.登記
勞保用品領回後，在臺帳上登記。
5.發放
(1)發放時，在臺帳上做好登記;(2)由領用人在《領用登記表》上簽字確認。
五、出勤統計
1.整理表格
(1)每天上班後整理前一日的《出勤登記表》， 核對應出勤人數和實際出勤人數，檢視有無遲 到、早退、請假情況，並在《出勤登記表》上註明;(2)對出勤登記與實際情況不符的問題，上 報部門經理; (3)根據部門出勤情況填寫《工作出勤日報表》;(4)以上表格填寫完畢，在填 表人一欄簽字; (5)按照酒店要求檢查前日的《員工離崗去向跟蹤調查表》，並在檢查人一欄 簽字確認。
2.填寫 《出勤表》
(1)按照實際出勤情況填寫《出勤簿》;(2)如有請假單，要貼上在《出勤簿》的背面。
3.上報審批
(1)將填寫好的《工作出勤日報表》連同《出勤 登記表》和《員工離崗去向跟蹤調查表》上 報 經理審批簽字;(2)將檢查中發現的問題列出明細，彙報給經理; (3)審批簽字後，於每天中 午 12:00 前將上述表 格與《出勤簿》一起上報人事部;
4.取《出勤簿》
每天 16:00 後到人事部將《出勤簿》取。
5.彙總統計
(1)每月 2 日前，參照《出勤簿》將上月部門每 名員工的出勤情況，並將統計情況填寫到 《月 份出勤情況報表》上，對於缺勤情況寫 明缺勤天數及原因;(2)對於當月新到崗員工，應註明 到崗時間;(3)將填寫好的《月份出勤情況報表》上報部門經理審批簽字; (4)每月 2 日前報 送人事部;
六、獎金核算
1.抄寫獎金撥入數
(1)接到人事部勞動工資核算員抄寫部門獎金 撥入數的通知後，應於當日到人事部抄寫;(2) 抄寫時，注意核查所撥入的獎金數額是否正確，如有異議向人事部勞動工資核算員諮詢。
2.分解酒店扣罰
(1)到質檢部領取上月酒店對部門的《扣罰彙總 表》; (2)按照《扣罰彙總表》上所列的扣 罰情況核對 《罰款單》，對《罰款單》不全的，要立即 到相關部門進行領取;(3)按酒店扣罰 及連帶比例，對《罰款單》進行 分解，責任到人;(4)按分解好的扣罰，填寫《扣罰明細表》。
3.申請減免
(1)對需要申請酒店給予減免的扣罰，應以 MEMO 形式列出處罰專案及罰款單號，注 明申請減免 的原因;(2)將寫好的減免申請上報經理審批簽字;(3)於酒店下發獎金撥入數之日起三日內， 將經 理簽字確認後的減免申請上報質檢部進行審批。
4.統計內部扣罰
(1)參照《員工日考評表》統計部門員工個人的部門內部扣罰總數; (2)彙總部門內部扣罰總 數。
5.計算獎金
(1)對部門的獎金撥入數進行二次 (2)請示經理如何進行內部加發;(3)員工當月獎金實發 金額=員工當月獎金應 發金額+加發金額-酒店扣罰金額-部門扣 罰金額。
6.填表
(1)將每位員工的獎金應發金額、加發金額、酒 店扣罰金額、部門扣罰金額、實發金額分別 填 寫到《月份獎金髮放明細表》上;(2)在《月份獎金髮放明細表》的填表人一欄簽字。 ⒈月份 獎 金髮放 明細表
7.審批上報
(1)將做好的《月份獎金髮放明細表》連同《扣 罰明細表》一起上報經理審批簽字;(2)在人 事部下達的規定上交的時間內將經理 審批簽字的《月份獎金髮放明細表》上報給 人事部勞動工 資核算員。
8.發放
(1)當接到財務部現金出納員通知領取獎金的 通知後，到財務部辦理領取手續 (2)按照《月 份獎金髮放明細表》上所列的實發 金額進行發放，並由領取人簽字。
9.交表
將員工領用簽字的《月份獎金髮放明細表》 交財務部現金出納員;
七、用心做事事例彙總
⒈篩選 每天對員工上報的用心做事事例經篩選後， 填寫在《以情服務、用心做事典型事例彙總表》 上。
⒉上報 (1)將填寫好的《以情服務、用心做事典型事例 彙總表》上報經理進行審閱;(2)於每天下班 前將經理審閱簽字後的《以情服 務、用心做事典型事例彙總表》上報企業文化部。
⒊登記 將當天上報的員工用心做事的事例登記在 《用心做事事例彙總表》上，要註明姓名、 事例 發生日期及內容。
文員崗位說明書4
1、負責綜合部日常事務性工作;負責中心各種文稿的列印、傳送，負責中心檔案材料的領 取;
2、認真貫徹執行黨和國家各項法規、政策及中心各項規章制度;
3、負責辦理各類檔案的收發、登記、閱籤、清退、整理、歸檔、保密工作;
4、負責辦公室的日常管理工作，負責受理投訴和來訪接待、收發傳真、考勤登記、接聽電 話等工作;
5、負責中心會議的籌備、會議通知的擬寫、下發工作，負責會議記錄和文字材料的整理。
6、負責收集和撰寫有關資訊，及時向領導提供資訊參考和建設意見。提請領導應儘快辦理 的有關工作;
7、負責人事、勞資、倉庫管理等工作。
8、完成領導交辦的其它工作。
文員崗位說明書5
1、接收客戶訂單並及時登記處理。
2、確認訂單後，做好發貨的前期準備工作，保證後續工作的順利進行。
3、協助倉庫解決發貨過程中出現的問題，確保產品及時發出。
4、協助財務與客戶進行往來對賬業務。
5、瞭解應收貨款回款情況，對逾期未付貨款跟進。
6、負責公司對外的快遞業務，登記發出樣品的品名、數量。
7、查詢並跟進已發出的郵件，確保及時到收件人手中。
8、對工作相關單據進行規整並儲存。
9、完成領導、公司交代的其他事項。
文員崗位說明書6
1） 掌握市場資訊，開拓新貨源，最佳化進貨渠道，降低採購費用。
（2） 會同庫管部、會計部確定合理物資採購量，及時瞭解存貨情況，進行合理採
購。
（3） 根據生產計劃，制定物資供應計劃並組織實施。
（4） 彙總各部門的採購申請單，編制採購作業計劃。
（5） 選擇、評審、管理供應商，建立供應商檔案。
（6） 組織供貨合同評審，簽訂供貨合同，實施採購活動。
（7） 建立採購合同臺帳，並對合同執行情況進行監督。
（8） 進行市場尋價，採購所需物資。
（9） 採購物資的報驗和入庫工作。
（10）採購過程中的退、換貨工作。
（11）採購部合同、供應商檔案、各種表單的保管與定期歸檔工作。
（12）做好保密工作。
管轄範圍：
（1）採購部所屬員工。
（2）採購部所屬辦公場所區及衛生責任區。
（3）採購部辦公用具、車輛、裝置設施。
文員崗位說明書7
1.打字處理工作
2.資訊的上傳下達
3.檔案歸檔、保管
4.工作記錄
5.來訪客人通報及接待
6.本工作區域清潔
主要工作：
1.完成公司、部門交辦的事項，追蹤結果及時彙報
2.完成日常的正常管轄範圍內的工作
3.接聽電話做留言記錄、訊息處理
4.工作資料的儲存、分類、歸檔、保管
輔助工作：
1.顧客服務：解答顧客諮詢，在不影響本職工作的情況下，帶顧客到其要求的地點。對顧客詢問不知的內容，主動幫助諮詢相關的其它工作人員，直到問題解決
2.節假日協助銷售服務
3.協助庫存檔點工作
4.與內外聯絡部門維持友好聯絡
文員崗位說明書8
A.在企劃部經理的領導下，負責公司促銷活動方案的設計、策劃、實施與業務管理。
B.負責編制公司年度促銷活動預算，提交年度促銷方案，制定與協調各區域促銷活動推進時間與方案選擇。
C.負責各區域促銷活動的工作指導與審批管理，協助各區域市場開展促銷活動。
D.負責制定公司公共關係計劃與實施方案，策劃與組織實施公關活動。
E.負責促銷活動的方案管理與文件備案，評估活動效果，提交季度促銷活動分析報告。
F.完成企劃部經理交辦的其他任務。
文員崗位說明書9
1、準確及時接發各類檔案，傳遞各類工作資訊。
2、協調本部與其他部門之間的關係，保持酒店內部良好公共關係。
3、按要求起草各種方案、信函及列印、影印各種檔案、資料，做到及時、準確。
4、為經理準備各類報表及須閱讀的報紙雜誌以及郵件處理。
5、對重要檔案、檔案嚴格管理，不可漏傳耽誤。
6、配備各種所須辦公用品，嚴格控制，避免浪費。
7、做好部門會議記錄，整理紀要並留存。
8、有責任保持辦公室的整潔氣氛。
9、統計每天部門人員的考勤，並負責按時上報人事部。
10、統計部門各銷售人員的業績、餐補、話補等。
11、做好本部門各項單據使用，包括：部門例會紀要、申購單、協議單及客戶預定單等。
12、做好本部門的電話接聽及電話預定，並且做好記錄，協助各銷售人員協調與館內各部之間的關
13、協助部門經理做好年度營銷計劃和財務預算;
14、完成部門經理臨時委派的各項工作。
文員崗位說明書10
1.接聽、轉接電話;接待來訪人員。
2.負責辦公室的文秘、資訊、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3.負責總經理辦公室的清潔衛生。
4.做好會議紀要。
5.負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。
6.負責傳真件的收發工作。
7.負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8.做好公司宣傳專欄的組稿。
9.按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。
10.做好公司食堂費用支出、流水帳登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11.每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。
13社會保險的投保、申領。
14統計每月考勤並交財務做帳，留底。
15管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
16.接受其他臨時工作.
文員崗位說明書11
1、負責倉庫物料進出庫的單證系統錄入;
2、負責倉庫單據建檔、收集、登記管理;
3、對物品的盤點，
4、物品的出入的錄入和核實登記，
5、工作報表，
6、物品的下發，(憑單據)
7、其它領導交待的事宜
8、配合財務部年底對物品的盤點工作。
文員崗位說明書12
1. 接聽、轉接電話;接待來訪人員。
2. 負責辦公室的文秘、資訊、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。
3. 負責總經理辦公室的清潔衛生。
4. 做好會議紀要。
5. 負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。
6. 負責傳真件的收發工作。
7. 負責辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。
8. 做好公司宣傳專欄的組稿。
9. 按照公司印信管理規定，保管使用公章，並對其負責。
10. 做好公司食堂費用支出、流水帳登記，並對餐費做統計及餐費的收納、保管。
11. 每月環保報表的郵寄及社保的打表。
12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴格借檔手續。
13 社會保險的投保、申領。
14 統計每月考勤並交財務做帳，留底。
15 管理辦公各種財產,合理使用並提高財產的使用效率,提倡節儉。
16. 接受其他臨時工作。
文員崗位說明書13
1、技術部文員受本部經理直接領導，負責部內日常內務工作。
2、努力完成本部經理交辦的各項事務，對公司的通知、檔案要做到及時上傳下達。
3、負責有關資料、檔案的收發和分類歸檔，準確無誤地填制各種報表和表格。
4、說話和氣、熱情、禮貌接待內外來訪人員。
5、傳達經理有關工作安排，並將落實情況及時彙報。
6、參加會議，並做好會議記錄、整理工作。
7、每月協助裝置管理員把各系統的裝置計劃檢修情況、中修以上維修專案有關內容填入本部的裝置檔案。
8、完成經理交辦的其它任務。
文員崗位說明書14
1、時刻堅守在前臺工作崗位，遵守公司的各項規章制度，做好本職工作，不得隨意離開。
2、前臺文員負責前臺服務熱線的接聽和電話轉接，做好來電諮詢工作，重要事項認真記錄並傳達給相關人員，不遺漏、延誤。
3、負責來訪客戶的接待、基本諮詢和引見，嚴格執行公司的接待服務規範，保持良好的禮節禮貌。
4、負責公司的檔案處理工作，列印、影印、傳真的收發。
5、負責公司各類信件、包裹、報刊雜誌的簽收及分送工作。
6、對客戶的投訴電話，及時填寫登記表，並於第一時間傳達到客戶服務團隊，定期將客戶投訴記錄彙總給副總經理。
7、負責公司前臺或諮詢接待室的衛生清潔及桌椅擺放，並保持整潔乾淨。
8、接受行政經理工作安排並協助人事文員作好行政部其他工作。
9、認真執行目標卡的管理規定，完成本部門分配的工作和任務。
10、管理辦公各種辦公裝置,合理使用並提高裝置的使用效率,提倡節儉。
文員崗位說明書15
1. 負責營銷系統員工的人事檔案的日常維護工作。
2. 辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調、獎懲和離職等具體手續。
3. 接聽、轉接電話;接待來訪人員。
4. 負責辦公室的文秘、資訊、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工 作。
5. 負責傳真件的收發工作，傳真資訊必須在五分鐘內送達相關人員，
6. 負責收發管理報紙、信函;
7. 負責考勤和加班申報單的報表與彙總，並起到有效監督和引導作用。
8. 協助其他部門的工作，並和其他部門友好相處。
9. 負責總經理辦公室的清潔衛生：如菸缸不得超過十個菸蒂，訪客離去後，十 分鐘內必須清洗好菸缸、茶 杯。
10. 負責接待工作：如有訪客進入接待廳，應抬頭行注目禮“您好,請問找誰”,並 請訪客入坐，請示後引入相關區域，在一分鐘內端上茶水， 並負責加水、更新菸缸;
11. 總機服務工作：鈴響三聲內必須接聽，“您好，‘ 公司‘。”;若自動轉撥， 三分鐘內必須轉為人工;來電找“總經理”，判定是廣告類， 不應直接轉入，應問清何事後轉接相關部門;
12. 安全工作：下班前檢查影印機關機，關閉所有電源，負責關好門窗;
13.上面交辦的其它臨時工作。