公文寫作基礎知識（公文的特點和作用）
下面是小編為你帶來的公文寫作基礎知識（公文的特點和作用），希望對你有幫助。
一、公文的特點
公文，是在機關公務活動中形成的，是各級機關與組織行使法定職權，實施有效管理的重要工具，具有很強的現實效用性。它的特點主要表現在以下幾個方面：
1、公文有法定的作者。公文不是誰都可以任意制發的，公文是由法定的作者製成和釋出的。這是公文同圖書、情報資料、通訊報道以及一般的文章作品的一個顯著區別，是公文的顯著特點之一。
所謂法定的作者，就是指依據法律和有關的章程、條例、決定成立的並能以自己的名義行使法定的職能權利和擔負一定的任務、義務的機關、組織或代表機關組織的領導人。在我國，各級黨政機關、社會團體、企事業單位，只要是依據法律、章程、條例等規定並履行法定的程式建立和存在的，它們都是法定的作者，它們都有獨立對外行文的資格。如各級黨的組織、人民代表大會、人民政府及其部門是根據《中國共產黨章程》、《中華人民共和國憲法》以及有關的《組織法》建立的。在《章程》、《憲法》和《組織法》中規定了這些機關的職能以及這些機關制定和釋出公文的許可權。
檔案法定的作者指的是發文的名義。也就是說，檔案主要是以機關的名義或機關的某一部門的名義制發的。例如，國務院檔案、某某省人民政府檔案是以機關的名義制發的;某省人事廳檔案、某縣縣委組織部檔案是以機關的某一個部門的名義制發的;工會、共青團、婦聯的檔案是以社會團體的名義制發的;工廠、學校、科研單位的檔案是以企事業單位的名義制發的。這些能在自己的職權範圍內製發文件的機關、部門或單位，稱為行文單位。
機關的發文有時也用國家領導人或機關首長的名義。如中華人民共和國主席令、國務院總理令以及機關首長對所屬工作人員的任免令(或任職通知)等。用領導人作為發文的名義，並不是以他個人的名義出現，而是代表他所在的機關的身份來發文的，也是法定的作者。這是領導人行使自己法定職權的一種表現。必須說明的是，以領導者個人的名義發文，在個人名字前面都應冠以機關的名稱與職務。如中華人民共和國主席×××，某市中級人民法院院長×××，某大學校長×××等。一旦這些人不再擔任這一職位，也就失去了這一法定作者的地位。
2、公文有法定的權威。公文既然是黨政機關、社會團體、企事業單位為了傳達意圖、辦理公務、記載工作活動而制發的。這就必然要賦予檔案以機關喉舌的地位。也就是說，檔案可以代表機關發言，代表制發機關的法定權威。因此，檔案也就成為各級機關組織開展工作的法定依據。比如，黨的檔案，就代表黨的中央委員會這一黨的最高領導機關的法定權威，傳達的是黨中央的意見，所以它在全黨、全軍、全國人民中享有極高的威信。透過黨中央檔案的制發，傳達了黨的路線、方針和政策，作為全國各條戰線、各個地區、各個系統、各個部門工作的依據和準繩。再如，國務院是全國最高行政機關，它所制定和頒發的檔案，代表中央人民政府的職能和職權範圍，具有行政領導和行政指揮的權威等。這種法定的權威性，也叫做法規的強制力，如國家領導機關釋出的命令、法令、法規等。是透過一定的立法程式產生的，是要強制執行的，違反了是要依照法律追究的。
3、公文有特定的效用。公文的特定效用指公文的現實效用，是檔案制發機關的法定地位所賦予的。從每一份具體的檔案來說，都有它本身的特定的現實效用，代表它的制發機關所賦予的法定效力和作用。比如，黨政領導機關所發出的每一項指示，每一項決定，要求所屬機關認真貫徹、堅決執行。即使是一份通知，同樣要求地方收文機關閱知和辦理。下級機關的一份報告、一份請示也同樣要求上級領導機關閱知或批覆等。檔案所具有的特定盜用是有一定的時間性的。任何檔案都不是永遠有效的。雖然有的檔案具有歷史文獻價值，但從總體上說，它還是著眼於現實效用的。檔案在現行工作中形成，在現行工作中使用，為推動現行工作服務。一旦它們的現行使命完成，就轉化為檔案儲存，對今後的工作還起著參考、憑證作用。
4、公文有規範的體式。公文有規範的體式，這是公文不同於圖書、情況資料、通訊報道以及一般文章作品的又一顯著特點。由於公文是黨和國傢俱體領導和管理政務的工具，是機關的喉舌，代表制發機關的法定權威。所以，制發公文是一件極其嚴肅的，具有重要政治意義的工作。為了維護公文的嚴肅性、權威性和便於進行公文處理，在黨和國家有關部門釋出的關於公文處理的一系列法規性檔案中，對公文的體式作出了統一的規定，提出了統一的要求。各級黨政機關、社會團體、企事業單位制發文件都必須按照規定的體式(包括文體、書面格式和版面形式)，不能隨心所欲，另搞一套。比如，公文的結構、附加標記都要符合規定。一般說來，正式公文都有檔案版頭、公文管理標記、發文字號、公文標題、主送機關、正文、發文機關、機關印章、發文日期、主題詞、抄送機關、印發說明等項。
5、公文有規定的處理程式。公文的制發和辦理必須經過規定的處理程式。如，公文的制發，必須經過起草、核稿、簽發的程式。經過機關領導人簽發的文稿才能繕印、用印和傳遞。幾個機關的聯合發文必須履行完備的會籤程式;重要的規範性檔案還需報請上級機關程式。任何人不得違反上述程式擅自處理。只有如此，才能維護公文的嚴肅性與權威性，也有利於機關文書工作的科學化、規範化、制度化和提高機關工和效率。
二、公文的作用
在機關的日常工作中，檔案擬製與處理的工作量是相當大的，它是機關工作的重要組成部分。一個國家、一個政黨、一個部門或者社會團體、企事業單位要行使職能，開展公務活動，都離不開檔案。沒有檔案，那簡直是不可思議的。總的說來，機關公文的作用在於它是黨和國傢俱體領導和管理政務，機關之間相互進行聯絡和機關內部處理工作事務的一種工具。有作用才有地位。公文之所以在機關中佔有重要的地位，也主要是體現在公文對於機關公務活動所起的作用上。認識公文的作用是使用好公文這一工具的重要前提。具體地說，其作用主要表現在以下幾個方面：
1、領導指導作用。黨和國家的各級領導機關，可以經常透過制發文件來部署各部工作，傳達自己的意見和決策，對下級的工作進行具體的領導與指導。例如，黨的中央領導機關透過它所制定和發出的各項指示、決議等重要檔案，闡明重大方針政策、戰略措施和工作步驟，用以領導和指導各條戰線，各個地區的工作。
黨的領導是政治領導。黨對國家事務實行政治領導的主要方式，是使黨的主張經過法定程式變成國家意志，透過黨組織的活動和黨員的模範作用帶動廣大人民群眾，實現黨的路線、方針和政策。黨釋出的領導性檔案不是國家法規，但我們國家的法規，包括法律，法令以及行政法規，都是黨的政策的具體化。因此，黨的政策性檔案，代表黨的權威，人人都要貫徹執行，並作為領導指導各項工作的依據。國家各級行政領導機關和業務主管部門則根據黨的政策性檔案，制訂和釋出各種指示、決定、計劃、意見、通知來領導和指導下級機關和下級業務部門的工作。上級機關傳達領導意圖與下級機關貫徹執行相結合，就使檔案成為紐帶，充分發揮其領導與指導的作用。
2、行為規範作用。檔案的行為規範作用，是檔案強烈政治性和法定的權威性等特點賦予的。這種行為規範作用又稱之為法規約束作用。黨和國家的各種法規和規章都是以檔案的形式制定和釋出的。這些法規性檔案一經發布，便成為全黨、全社會的行為規範，必須堅持依照執行，不得違反。它對於維護正常的社會秩序、安定社會生活、保障人民的合法權益有著極其重要的作用。
必須指出的是，法規檔案的行為規範作用與社會道德規範不同，違反社會公德將受到輿論的譴責，而檔案的行為規範作用是帶有強制性的。國家以強制手段保證它的權威，誰違反了法令或法規，就要受到法律制裁和行政處分、經濟處罰。例如《中華人民共和國憲法》是國家的根本大法。根據《憲法》又制定與頒佈了《民法》、《刑法》、《刑事訴訟法》、《婚姻法》等基本法。對這些法律、法令，如有違反，國家的執法機關就要“唯你是問”。如違反了法規(如章程、條例、規定、守則等)雖不至於犯法，但要受到批評、警告、記過直至開除等行政處分，有的還要處以罰款。這就說明，這些法令、法規性檔案在它的有效範圍內，必須成為人們的行為規範，而且強制執行，人人都得遵守。
3、傳遞資訊作用。檔案是傳遞資訊的重要渠道。黨和政府上下左右機關之同，其決策、方針、設想和意圖等政務資訊，常常是透過檔案的傳遞而取得的。例如，各級黨政領導同志的工作活動情況，各地的突發事件，社會動態，經濟技術情況等資訊的收集、傳遞和處理，工作情況的彙報，上級決策、指示的下達，下級貫徹落實上級指示的總結和存在問題的報告等，都離不開檔案這一工具。上級領導機關透過批閱下級機關送來的報告、請示、彙報、調查報告以及簡報、總結等，就及時掌握了下級機關的資訊動態。這就為上級機關指導工作、解決問題以及進行各項決策提供了客觀依據。又如，下級機關透過閱讀上級機關的指示、決定、通報、通知等檔案，就能及時掌握從上級機關傳遞過來的`資訊動態。根據這些資訊動態，下級機關就可以及時開展工作和完成規定的任務。至於平級和不相隸屬機關之間相互使用的“函件”等檔案，更多是用於直接溝通訊息及聯絡各種事務的。透過文書的這種資訊傳遞作用，使得各級機關組成了一個四通八達的資訊網路，機關工作靠檔案傳遞的資訊得到處理和解決;上下左右之間的關係，靠檔案傳遞的住處得到調整。從而保證了各級各類機關組織的工作正常地、有秩序地運轉。
4、公務聯絡作用。各機關單位在處理日常事務工作中，經常要與上下左右有關的機關單位進行聯絡。隨著改革開放的不斷深化，各機關單位之間的橫向聯絡日趨頻繁。機關公務文書的協調聯絡作用就顯得越來越重要、越來越廣泛了。一個機關的工作活動，不是孤立地進行的，有時要向它的上級領導機關報告情況、請示問題;有時要與一般機關單位就工作業務進行商洽、詢問、回答或交流情況和經驗;有時要與有關企業、部門或單位簽訂合同、協議書等。檔案在同一系統的上下級機關之間、平級機關之間以及不相隸屬機關之間，都能起到溝通情況、商洽工作、協調關係、處理問題的公務聯絡作用。
5、憑據記載作用。檔案是機關公務活動的文字記錄。一般來說，絕大多數檔案在傳達意圖、聯絡公務的同時，也具有一定意義上的憑據作用。這是因為，既然每一份檔案都反映了制發機關的意圖，那麼，對受文機關來說，就可將檔案作為安排工作、處理問題的依據。有些檔案，則具有比較明顯的憑證作用。如經過當事人雙方共同簽訂的協議書、合同等檔案，它的憑證作用是作為證實簽約雙方曾經許諾和承擔的責任和義務的依據。誰違反了協議和合同的條款，就要追究誰的責任。可以說，形成這類條件的目的，就是為了字憑證的。
還有一些檔案具有明顯的記載作用。例如會議記錄、電話記錄、會議紀要、機關大事記、值班、各種登記等，它們都是機關工作活動的真實記錄，具有記載作用，可以供日後的利用查考。
檔案不僅在機關的現行工作中具有憑據記載作用。同時，對於過去的事情，它又成為各級黨政機關公務活動的歷史記錄。是機關史料的積累，是解決矛盾、澄清是非的憑證，也是若干年後編史修志的重要依據。所以，檔案在完成它的現實使命以後，都要立卷歸檔儲存，是備查詢利用。例如，制定一項新的政策，為了保持政策的連續性，還要參考過去的檔案;機構調整、人事任免、調解矛盾、落實政策等也需要參考過去的檔案規定。因此，檔案作為歷史事件的記載與查詢的依據，其憑據作用是不可忽視的。
以上所述，是就檔案的主要作用而言的，檔案還有知照作用、協調作用、宣傳教育作用等，就不一一詳述了。實際上，從每一份具體的檔案所起的作用來看也並不是單一的，往往同時具有幾種作用，我們應該結合起來認識和理解