文秘專業知識點
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第一節秘書工作的內容和作用
由於機關級別和型別不同，秘書工作內容也不盡相同。級別層次高的機關，秘書工作內容廣泛，分工細緻，各項工作的專門化特色比較明顯;而在基層單位，秘書工作任務繁重，但是人員編制少，分工不細緻，因此，秘書人員又具有“多面手”的特點。
一、秘書工作的內容
(一)秘書工作領導機關及其領導者的工作內容
1.機關辦公廳(室)的基本任務
辦公廳(室)屬於秘書工作部門，是機關工作正常運轉的樞紐。它的出現是秘書工作發展的必然結果。中外領導機構或高階領導人都設定辦公廳或辦公室。它的主要任務是協助它所直屬的領導機關完成各項領導工作，尤其是為領導機關制定和實施決策服務。
辦公廳(室)的任務主要分為兩大部分：一是政務服務，包括辦文、辦會、文件管理、代擬文稿、綜合協調等，這就是人們通常所說的秘書工作;二是事務服務，主要是後勤服務保障工作。
2.秘書長、辦公廳(室)主任的基本任務
秘書長和辦公廳(室)主任兼有秘書工作領導人和秘書人員的雙重身份。根據1951年中央人民政府批准頒發的《政務院關於各級政府秘書長和不設秘書長的辦公廳主任的工作任務和秘書工作機構的決定》，各級政府機關的秘書長或辦公廳主任主要承擔以下任務：第一，協助首長綜合情況、研究政策、推行工作;第二，協助首長密切各方面的工作關係;第三，協助首長掌管機關內部的統一戰線工作;第四，協助首長掌管保密工作;第五，協助首長掌管機要工作;第六，主持日常行政事務(包括公文處理、會議組織、檢查和督促政府決議的執行等事項);第七，掌管機關事務工作。
因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務，可以總結為“既要參與政務，又要掌管政務”兩個方面。而其中第一至第五項工作是需要協助首長完成的，具有明顯的參與政務性質;而第六、七項工作則主要是掌管機關日常事務，具有明顯的事務性特色。政務院的這些規定，雖然是針對我國秘書工作高層領導者和領導機構而言的，但是卻為全國秘書部門應當承擔的主要工作內容確定了基本格局。
(二)秘書工作的主要內容
1.擬定、辦理公文
擬定公文是指根據領導者意圖和領導班子的決定精神起草公文或在領導者主持、指導之下，起草領導講話稿。
擬定公文是秘書工作的傳統職能。現代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有釋出政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書人員應該以高度的責任心對待。
辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關內部處理的全過程。
辦理公文是秘書工作中一項最基本的工作內容，大致可以分為發文處理和收文處理兩類。其中，發文過程包括擬製、核籤、繕印、稽核、簽發、立卷、歸檔等主要環節;收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環節。在日常工作的發文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府頒佈的公文處理條例、法規和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規範、優質、高效，為公文發揮應有的效能創造條件。
2.辦理組織會務
辦理組織會務簡稱辦會，是指機關秘書部門或臨時設立的會議秘書機構辦理與會議有關的各類具體事務，目的是為領導人開好會議做會前、會中和會後的各種綜合輔助性服務。辦會過程中應主要做好以下工作：一是會議議題的協調與安排，應與各方面協調聯絡，將會上討論決定的事項預先整理形成檔案形式後，再將其中已經立題的成熟檔案交給主管領導，決定是否提交會議討論;二是會議的統籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場佈置等;三是會議檔案材料的印發、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會議期間的各項服務;五是會議善後工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。
3.調查研究工作
調查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領導關心和急需解決的有關問題，調查瞭解相關情況，並進行分析研究，寫出調查報告呈交給領導機關或領導人。這是發揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領導決策服務的一項重要工作。
每一項調查研究均應做好調查準備、調查實施和調查總結收尾這三個階段的工作。其中，準備階段應根據領導工作的需求確定調查題目，擬製提綱;實施階段要注意選準調查研究物件，採用多種方式，廣泛蒐集、認真整理、深入研究調查得來的材料;總結收尾階段就是對調查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎上，寫出調查報告。
4.資訊處理工作
秘書資訊處理工作是指按照黨政領導機關工作的要求，採集與處理資訊，為領導正確決策和實施決策服務的一項工作。凡是領導工作中要掌握的各種動態、情況以及實際工作領域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集並及時反饋給領導部門。
開展資訊處理工作首先要建立和健全資訊網路，這是搞好資訊處理工作的基礎;其次要建立一支德才兼備、思路開闊、反應敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的資訊員隊伍;最後要實現資訊處理工作手段的現代化，以便快速傳遞和處理資訊。開展資訊處理工作應確保資訊的收集、加工、儲存、輸出、反饋等基本環節的工作質量。
5.溝通協調工作
對秘書工作而言，溝通協調工作的內容極為廣泛，依據協調物件劃分，有對上的協調(即對領導者之間和領導機關之間的協調)、對下的協調、同級之間的協調、上下級雙方的協調、同屬部門的協調、業務工作的協調等，而其中最常見的是業務工作的協調，如會議協調、公文活動協調、事項協調等。總之，凡是與領導決策和指導工作有關事項的協調，均屬於秘書工作的業務範圍。開展秘書協調工作時，可以利用的方式有電話協調、送文上門協調、請人進門協調、登門拜訪協調、召開會議協調等。
6.信訪接待工作
信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關、企事業單位、社會團體的秘書工作的一項經常性的重要工作。收到群眾來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉交有關部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。
7.監督檢查工作
監督檢查工作的主要內容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關工作部署落實情況的督促檢查;對領導人批辦事件承辦情況的督促檢查;對檔案和會議事項的督促辦理。監督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下瞭解情況，向上反映情況。
8.公務接洽工作
公務接洽工作是指辦理領導機關、平行單位、下級組織與本機關聯絡公務事宜的接洽工作。這是黨政機關、企事業單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作為機關“視窗”的秘書工作經常性的重要工作內容，主要包括：承辦處理各機關單位直接派人或透過電話形式來本機關商洽或聯絡的公文事宜，有協助聯絡公務，安排領導人接見，答覆詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務接洽工作的順利進行，秘書人員應做到忠於職守、認真執行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應熟悉領導者情況，與有關部門保持密切聯絡。此外，還應善於處理人際關係。
除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務、機要保密、文書立卷與歸檔、領導公務活動安排、領導臨時交辦事項等。在日常工作中，秘書工作人員均應以認真負責的態度，保質保量，切實做好領導交辦的各項工作和任務。
二、秘書工作的作用
秘書工作在領導機關和機關工作中，只有負責管理日常事務的責任和義務，沒有決定權和指揮權。但是，由於其所處的特殊地位及其所承擔的重要工作，決定了其具有下述作用：
(一)建議參謀作用
這方面的作用主要表現在領導決策的過程中。首先，秘書工作人員需要在決策的準備階段做好調查研究工作，整理相關資訊和資料，為領導決策提供科學可靠的依據;其次，在進行實施方案的選擇過程中，秘書人員可以根據所掌握的資訊和資料進行分析研究，並憑藉自己的經驗，為領導者提供有參考價值的材料、建議或方案;最後，在領導制定決策後，對於如何實施決策以及決策實施過程中產生的一系列新情況、新問題應如何處理，秘書人員也可提供參考意見或反饋資訊。除了為領導者的決策發揮建議參謀的作用之外，秘書人員在擬寫檔案、提供辦事和辦會預案、提供辦事的建議、綜合處理資訊等工作中，也需要充分運用自己的聰明才智，努力發揮為領導者提供建議和參謀的作用。
(二)事務助手作用
秘書人員所起的事務助手作用更多的是指秘書人員輔助領導做好決策工作以外的具體事務性工作，使領導者有更多的時間和精力主抓大政方針問題，做好科學決策事項。秘書工作的助手作用主要體現在下列各方面的工作：一是做好日常的文書處理、會務和檔案管理工作;二是做好檔案資訊的加工篩選工作;三是做好領導臨時交辦的工作;四是做好公務接洽、信訪接待和領導活動安排工作;五是做好領導人某些必要的生活服務工作等。此外，秘書人員還應當充分發揮主動性，積極做好各方面的服務工作，爭取成為領導的得力助手。
(三)中心樞紐作用
每一個機關、團體、企事業單位都擁有一套指揮管理系統。而秘書工作部門則正處於這套系統的中樞位置，發揮著其他職能部門不可替代的中心樞紐作用。領導集體或者領導者個人的決策、指示，都要透過秘書工作傳遞給實施單位。因此，秘書工作是否健全完善，其工作是否運轉自如，直接關係到機關工作能否正常運轉。因此，必須充分發揮好秘書工作部門的中心樞紐作用，真正做到“上情下達，下情上達”。
(四)統籌協調作用
統籌協調工作是秘書工作中的一項重要內容，也是秘書工作的一項重要職能，主要體現在三個方面：第一，在領導決策中發揮協調作用。決策前，領導者大都責成秘書人員對於要決策的問題組織或協同有關部門進行調研論證;決策後，秘書人員還要協同相關部門做好資訊反饋工作，調查各有關實施單位對於決策的具體落實情況，保持工作執行的暢通。第二，對於日常工作中難以解決的重要問題，秘書人員還要秉承領導思想同時協調各方力量，抓緊解決和落實。第三，在日常辦文、辦會、辦事過程中，哪些環節出現矛盾，一般均需要秘書人員按照領導的.指示同各方協調關係，促進決策的落實。
(五)形象視窗作用
在日常工作和各種交往中，秘書人員需要經常代表機關或領導人出面，例如內外聯絡、洽商公務、群眾信訪、迎來送往等事宜均需要由秘書出面完成。而對外行文、組織會議、安排領導人的公務活動，更是秘書形象視窗作用在工作上的反映。因此，一個機關的形象及其工作面貌、工作作風、領導者的形象等都與秘書工作的形象視窗作用有著非常密切的聯絡，秘書人員在日常工作和生活中要堅決抵制“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的官僚主義作風和習氣。
秘書工作的性質和地位決定了秘書工作是機關工作中各種資訊的主要集散地，因此，秘書工作成為方便領導工作和機關工作的“資訊庫”和“資料庫”，隨時向領導者提供資訊諮詢和服務。因此，秘書人員常常需要主動進行調查研究工作，及時地採集和收錄各種有用資訊，向領導提供需要了解和掌握的各種動態資訊，做好領導的各項輔助和服務工作。
第二節秘書工作的特徵與規律
一、秘書工作的特徵
(一)秘書工作的本質特徵
秘書工作與其他工作的本質區別在於秘書工作從屬於一定的領導機關或領導者，併為領導工作提供綜合輔助性服務。因此，綜合輔助性服務是秘書工作的本質屬性。其具體體現為：(1)所有秘書工作都要圍繞領導工作展開。領導工作涉及哪裡，其工作範圍就要擴充套件或延伸到哪裡。(2)能夠參加領導班子的各種會議並共同研究問題，並提出各種解決問題的方案，但是隻有發言權而無表決權，更無決定權。(3)秘書人員在處理任何問題時，一般只能根據領導的意圖和指示的精神辦理，不能超越職權範圍自作主張。
(二)秘書工作的一般特徵
秘書工作除了具有綜合輔助性服務這一本質屬性外，還具有政治性、被動性、綜合性、全面性、事務性、靈活性的特點，這些特徵是由其本質特徵所決定的、為各類秘書工作所共有的特徵，具體體現為：(1)政治性。由於我國的秘書工作是為人民政權服務的，與黨和國家的根本利益密切相關，因此，秘書工作具有強烈的政治色彩。(2)被動性。主要體現為兩點：一是秘書的工作根據領導的需要來安排;二是凡是無法分解到具體部門的工作都由秘書工作來承擔。(3)綜合性。這是由於秘書部門作為綜合性服務部門的性質所決定的。(4)事務性。這是由秘書部門所處理的工作內容來決定的。(5)靈活性。這是因為秘書工作經常會遇到突發情況，要求秘書能夠具備很強的變通能力，從而靈活處理問題。
二、秘書工作的規律
(一)秘書工作的基本規律
1.領導工作對綜合輔助性服務的需求是秘書工作存在的客觀基礎
秘書人員提供的綜合輔助性服務與領導者對綜合輔助性服務的需求之間，本質上是一種供求關係。其中，領導工作的“需求”居於支配和主導地位，而秘書人員的“供給”則處於服從和次要地位。因此，領導工作的“需求”是秘書人員的“供給”，即秘書工作賴以存在的客觀基礎。
2.秘書工作高質量的綜合輔助性服務是領導工作正常開展的必要條件
由於領導工作對綜合輔助性服務的需求是嚴格限定在公務活動的範圍之內的，主要是指領導者在實施領導行為的過程中，需要秘書人員輔助完成的公共事務。隨著新時期的發展，領導工作所面臨的矛盾和問題漸趨複雜化，因此，秘書人員高質量的綜合輔助性服務是領導工作正常開展的必要條件。
3.不斷滿足領導工作對綜合輔助性服務的需求是推進秘書工作的根本動力
設立秘書部門是領導工作對綜合輔助性服務的客觀需求。隨著這種需求的日漸強化，將會對秘書部門的服務水平提出更高的標準和更嚴的要求，這必然推動秘書工作向新的水平邁進和發展。所以，不斷滿足領導工作的需求是推進秘書工作的根本動力。
4.領導者對綜合輔助性服務的滿意程度是檢驗秘書工作水平的主要標誌
領導者對於綜合輔助性服務的期望是“沒有最好，只有更好”。而從秘書工作的價值角度來看，一切活動均是為了確保領導職能的正常運轉。領導對秘書人員提供服務的滿意程度越高，領導工作績效越明顯，秘書工作的價值就越大。因此，領導對綜合輔助性服務的滿意程度是檢驗秘書工作水平的主要標誌。
秘書人員要深刻認識秘書工作的普遍規律，正視秘書工作的服務水平與領導工作的服務需求之間的矛盾，明確秘書工作的重要價值，更好地為領導做好綜合輔助性服務。
(二)秘書工作的具體規律
秘書工作具體規律實質上是秘書工作基本規律的具體表現，其主要體現為下述三點：
1.秘書參謀活動的規律
所謂秘書的參謀活動是指以出謀獻策為手段，以輔助領導決策為目的。秘書部門在行使參謀職能時應當注意以下規律性認識：(1)將秘書參謀職能寓於具體工作中。(2)秘書參謀方向必須與領導決策目標保持同一性。(3)秘書參謀內容必須與領導決策需求相一致。(4)秘書參謀方法必須與領導決策特徵相適應。
2.辦公室日常運轉的規律
辦公室作為秘書工作的主要場所，處於中樞地位。辦公室的工作既有程式性、穩定性的一面，又有隨機性、靈活性的一面。在日常運轉工作中，應注意以下規律：(1)區分辦公室工作的輕重緩急。(2)增強辦公室工作的質量和效率意識。(3)最佳化辦公室環境氛圍，塑造健康的辦公室文化，增強辦公室工作人員的凝聚力和向心力。
3.秘書寫作活動的規律
寫作作為秘書人員的一項經常性工作，體現了秘書人員發揮參謀和助手作用的重要職能。在秘書寫作實踐中，經過人們逐漸總結和摸索，形成了以下一些規律性的認識： (1)秘書人員的知識、能力、素質水平，要與“以文輔政”的職能相適應。(2)秘書人員的思想觀點，要與領導者的思想意圖相統一。(3)秘書寫作的內容，要與領導工作的要求相合拍。(4)秘書起草文稿的風格，要與領導者風格、個性相協調。(5)秘書起草文稿的表達，要與領導立意相吻合。
秘書的寫作行為和文稿質量，必須以符合領導工作需求為本質。高質量的公文文稿，對於推動領導工作，實現領導職能起著舉足輕重的作用。
此外，在秘書調研、公務督查、綜合協調、會議服務、資訊服務等秘書專項活動中，均包含著各自的規律性。秘書人員要透過紛繁複雜的工作內容，不斷摸索和掌握秘書工作的內在規律，並自覺用於指導實踐活動。