淺議CAD電子檔案歸檔管理論文
在工程設計行業，設計生產的主要成果就是設計檔案，CAD出圖率在有的單位或專案中已高達100％，但驗收歸檔管理還是沿用傳統的方法，只對紙質進行驗收，電子檔案散落在設計人員手中或簡單收集在一起，隨著時間的推移，電子檔案逐漸丟失，各種資訊被逐漸忘卻，再重複利用查詢相當困難。而設計行業設計檔案的重複利用率又比較高，所以CAD電子檔案的歸檔工作就顯得更迫切。
一、CAD電子檔案歸檔現狀
1.電子檔案歸檔缺乏規範化、制度化
由於電子檔案涉及的技術環境較複雜，採用標準化的方法管理會更細緻、周全、易於操作。目前電子檔案收集通常缺乏制度保障，或即使有明確的制度，執行常常不到位。
2.電子檔案歸檔管理人員職責不明確
在實踐中我們發現，有些單位電子檔案歸檔管理由計算機人員操作，有的由檔案管理人員管理。實踐證明電子檔案的歸檔以及電子檔案的管理仍以檔案管理人員為主較好。因為檔案管理人員經過多年實踐與培訓，具備了相當強的業務能力，已形成相對穩定的骨幹隊伍，有較好的工作基礎，而且由於電子計算機的普及，他們也基本掌握了簡單的資料庫知識和計算機的操作原理及特點，更清楚電子檔案與紙質檔案的異同。而大多數計算機與資訊管理人員對檔案工作較為陌生。
3.歸檔的電子檔案質量較差，內容真實性無法保障，且缺乏可讀性
有些單位僅處於坐等電子檔案歸檔階段，且歸檔的電子檔案僅從形式上進行鑑別，對其內容的真實性、可讀性未把關，草率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子檔案不齊全，內容不真實，形成電子檔案的背景資訊及元資料未同時歸檔，無法提供可利用的資料。
二、CAD電子檔案歸檔前瞻
CAD電子檔案是計算機輔助設計形成的產物，隨著計算機應用的日益普及，大量電子檔案不斷湧現，無紙化辦公是必然趨勢，及時、有效收集電子檔案，科學管理電子檔案是廣大科技檔案工作者的職責。
1.CAD電子檔案的特點
資訊的非人工識讀性。電子檔案第一次使用了人工不可識讀的記錄符號——數字式程式碼，對於這種經過複雜編碼的“位元”人工無法破譯它的含義，只有透過計算機特定的程式解碼，使之還原為輸入前的狀態，人才能識讀它。
資訊對系統的依賴性。電子檔案只有依賴於計算機系統，包括計算機硬體、作業系統和軟體，才具有生命力，才能發揮作用。
資訊的可變性。電子檔案的增刪十分容易，不留痕跡，計算機系統中的靜態文件被大量動態文件所取代，動態文件中的資料不斷地被更新或補充，以反映最新資訊。
資訊儲存的高密度性。電子檔案的儲存密度大大高於以往各種人工可識讀的資訊介質，隨著技術的進步，電子介質的儲存密度還將繼續加大。
資訊的可操作性。電子檔案可以隨時適應人們的需要，修改、調閱可以跨越時空界限。
2.CAD電子檔案非實體歸檔的可行性、必要性
電子檔案不論實際存在什麼位置，都可以做到在不改變其物理儲存位置的情況下進行邏輯歸檔。也就是說，人們認為是“集中”歸檔儲存的電子檔案，實際上可能分佈在計算機網路的各個角落，甚至相距十萬八千里。
檔案管理長期存在著檔案的數量與儲存能力的矛盾。隨著技術的進步，電子介質的儲存密度將繼續加大，把一個檔案室庫藏檔案全部裝進一隻皮箱不再是神話。
在電子檔案製作時，我們可以得心應手地使用所需要的儲存於不同地方的資料，修改變得很容易熒杓菩幸瞪杓僕賈健⑽募重複利用率較高。如在設計過程中形成的數字三維模型可以使設計人員看到其中的任何一個剖面及其有關的引數，並對設計中的任何部分加以修改；可以使不同的設計人員同時在同一張“圖紙”上工作並且互相知道修改的內容；工程專案有些技術條件相同的工程經常直接套用已有工程的圖紙，大大提高工程設計效率。
三、完善CAD電子檔案歸檔管理措施
1.完善制度，措施到位，合理配置資源
各單位應根據本單位情況，依據電子檔案全程管理、前端控制原則及完整性、真實性、可讀性保障原則，參照國家標準GB／T 17678.1—1999《CAD電子檔案光碟儲存、歸檔與檔案管理要求》，制定本單位電子檔案歸檔管理制度。
明確歸檔電子檔案是專案負責人的職責並納入質量管理體系檔案中。由於電子檔案內容複雜、專業性強，入庫前後都要進行修改，檔案部門不一定能夠保證電子檔案完整、準確、系統，明確規定及時、有效歸檔電子檔案是專案負責人的職責之一，必要時輔以一定的行政、經濟手段，保證電子檔案的質量。
統一電子檔案歸檔格式。因為沒有標準的制約，任何工作都會帶有隨意性。在工程專案設計過程中，電子檔案管理系統應建立一系列標準，如CAD系統軟、硬體平臺，製圖的編輯軟體、字型檔、圖幅、格式，電子檔案的資料型別、檔案種類，電子檔案的編號、著錄，電子檔案的歸檔範圍和要求，工程專案電子檔案光碟的資訊組織、燒錄、標識等，保證歸檔的電子檔案齊全、完整、真實、有效，便於長久利用。
合理配置資源包括裝置和人力資源。電子檔案的形成、處理，都是在電子計算機軟、硬體平臺支援下完成的，因此充分配置電子檔案管理所需裝置是從事電子檔案歸檔管理的前提。此外，電子檔案的整理、保管、鑑定、統計和提供利用都要由電子檔案管理人員負責實施完成，儘快培訓一批檔案人員來負責電子檔案的管理。
2.尊重並貫徹前端控制思想
中華人民共和國國家標準《CAD電子檔案光碟儲存、歸檔與檔案管理要求》第一部分：電子檔案歸檔與檔案管理4.5明確要求：“對電子檔案的`形成、積累、整理、歸檔應實施全過程管理，以保證電子檔案的質量”。實踐證明電子檔案歸檔與傳統紙質檔案歸檔不同。傳統的做法可以不管檔案形成過程中的具體細節，只要根據檔案的儲存價值，在工程專案結束後對其進行收集、整理、歸檔、儲存，但電子檔案沿用這種方法行不通，如CAD設計圖紙，由於檔案系統格式不同，造成檔案光碟系統無法利用CAD形成的光碟。
勘測設計階段是確定電子檔案歸檔範圍的最佳時機。從工程專案立項、設計檔案形成之時起，檔案管理者即介入，進行監督、指導，提出檔案執行的環境背景、元資料，劃定該歸檔的檔案範圍，敦促其進行適時歸檔，防止電子檔案的丟失，保證電子檔案的完整、準確。
3.紙質檔案與電子檔案同步歸檔
據《清華大學自動輸入及管理系統TH－DAIMS使用指南》統計，在進行系列產品設計時，新型號圖紙80％可以採用同一系列原圖圖紙，無須任何修改，而20％需要修改的圖紙中，也只要做區域性修改。但由於工程設計電子檔案始終處於動態過程，其內容在不斷變化，設計人員受計算機記憶體容量影響，常會刪除一些過時資訊，為確保歸檔電子檔案的完整、準確，必須實行歸檔紙質檔案的同時歸檔完整的電子檔案。
4.重視技術鑑定
工程專案電子檔案的歸檔與驗證應同步進行。電子檔案的技術性鑑定包括對資訊的真實、可靠、完整、可讀性的認定和對檔案載體的效能的檢測。
可讀性鑑定目的在於確認電子檔案中的內容可以正常讀出，沒有丟失和差錯。進行可讀性鑑定時不僅要確認檔案在當時的可讀狀態，同時需要分析其是否具備日後多次無差錯讀出的效能。檢查歸檔電子檔案的輔助技術材料是否齊全也是可讀性鑑定中不可忽視的內容，如關於電子檔案使用的作業系統和支援軟體的記錄材料，是保證電子檔案由程式碼還原為可讀資訊的“引導”，不可遺漏。
對於電子檔案的可靠性鑑定，主要從內容的真實、完整性上去把關。電子檔案的易修改性使得計算機系統中同一檔案經常存在不同版本，歸檔的電子檔案必須是最終版本，必要時可儲存某些草稿和定稿。電子檔案的版本不像紙質檔案的稿本那樣易於識別，管理人員可藉助計算機中記錄下來的時間進行比較和鑑定。從檔案的相關性入手檢查歸檔電子檔案的完整性。隨著軟體功能和計算機網路的發展，一套電子檔案中的文字、圖表、資料分佈在幾個甚至幾十個地方的情況會越來越多，即使在同一主機內，一份電子檔案也可能以若干份檔案相連線的方式存在。如果分佈在各處的“檔案成分”彙集不齊，一份檔案便無法再現其全貌。
對歸檔的電子檔案進行無病毒鑑定。檔案部門接收的電子檔案來自四面八方，受病毒侵害的機會多，因此對於以介質狀態歸檔的電子檔案，應先防毒，再接收，避免危及整個檔案管理系統。
參考文獻：
1、CAD電子檔案光碟儲存、歸檔與檔案管理要求。 GB／T 17678.1－1999.
2、電子檔案光碟儲存歸檔一致性測試。 GB／T 17679－1999 CAD.
3、馮惠玲。擁有新記憶——電子檔案管理研究。檔案學1998.
4、茆榮珍。水利勘測設計電子檔案歸檔與電子檔案管理面臨的問題及對策。治淮，2002.11.