ERP採購及庫存管理對企業管理的提升論文
ＥＲＰ已經是在中國發展多年的資訊理念，自從上世紀九十年代初，以ＳＡＰ為代表的先進ＥＲＰ廠商在中國進行大力推廣，到如今，ＥＲＰ的實施和應用已經從當年的星火燎原之勢發展到風起雲湧了，眾多在中國大陸的國企、民營企業、外企，乃至一些中小企業都以先進的ＥＲＰ產品並結合外圍的ＳＲＭ（供應商關係管理）、ＣＲＭ（客戶關係管理）、ＭＤＭ（主資料管理）、ＰＬＭ（產品生命週期管理）、ＭＥＳ（生產執行系統）等對企業進行綜合的資訊化專案實施。不可否認，ＥＲＰ理念的深入推廣及先進ＥＲＰ產品的深入應用，對我國企業的管理效率提高和水平提升起到了重要的作用。這其中，採購及庫存管理是ＥＲＰ實施中的重要一環，其中涉及的採購物料主資料管理、採購計劃及合同管理、採購發票校驗以及後續的庫存管理，是企業ＥＲＰ後續生產、銷售等物流和資訊流能順利進行，資料合理出具的重要基礎和前提。更重要的是，先進的ＥＲＰ採購及庫存管理，是和財務無縫整合的，在每一次出入庫及發票校驗的時候，會自動生成財務憑證。本文就我在工作方面接觸到的問題，結合ＥＲＰ理念及產品的資訊化實現，對ＥＲＰ採購及庫存管理提出一些建議。
１企業採購及庫存管理的現狀及問題
１．１關於採購和庫存管理的現狀
以某企業為例。該企業是集研發、生產、銷售於一體的國家高新技術企業，主要從事精細化學品、高分子材料以及醫藥、農藥、染料中間體等化學品的開發，並提供與之相關的技術服務。與之相關的採購和庫存管理業務，也是基於上述主營業務相關的化工原材料的採購及後續的出入庫管理等，同時，一些備品備件和辦公用品等的採購及出入庫也屬於採購和庫存管理的範疇。目前採購及庫存管理透過用友Ｕ８系統進行對應的資訊化管理。由使用部門在公司辦公平臺上提請採購計劃；採購計劃的執行，採購合同的簽訂及採購發票的完成，及採購物資的出入庫管理在同部門內完成；期末進行出入庫與財務賬的核對，並作為財務在用友財務系統中進行記賬的基礎資料。
１．２關於採購及庫存管理的現存問題
受限於當前ＥＲＰ產品（用友Ｕ８系統）的侷限性和嚴謹性，企業關於採購和庫存管理方面普遍存在以下亟待解決的問題：
１．２．１採購物資的資料嚴謹性不夠當前用友系統所支援的採購相關物資，其單價和總金額可以由採購及庫存管理人員隨意更改，使得采購資料，尤其是對後續的財務資料，存在不夠嚴謹和不夠真實的風險，這一般往往是發生在期末對賬的時候。正常情況下，一個嚴謹的ＥＲＰ產品，其採購相關的物資，作為物料主資料管理，只能由特定的主資料管理人員執行，其單價（一般是移動平均價或者標準計劃價）只能是由公司的財務部門進行制定，而這個價格並非是每次採購的採購單價，系統會將每次的採購價格與財務部門制定的價格進行比較並自動處理採購價格差異，從而確保採購物資價格的嚴謹性和資料的真實性。另外當前用友Ｕ８系統，在期末核對庫存賬的時候，還可以手工修改庫存數量和總金額，這也加大了採購及庫存資料，尤其是傳遞到財務業務資料的資料風險，使得真實性和嚴謹性大打折扣。合理的ＥＲＰ產品，採購的物資在進行出入庫的時候，庫存管理人員只能按照實際情況，輸入入庫和出庫的數量，其總金額是基於在上述財務制定好的單價乘以該數量而自動計算出來的，期末的時候，系統也會根據當期的出入庫情況自動計算出期末庫存的結存數量和結存金額，根本不需要也不允許進行庫存數量和總金額的調整。
１．２．２採購及庫存的管理流程需要最佳化提升採購物資在得到供應商的發票後再到系統中做入庫處理，但實際上該物資早已經進行實際的入庫操作，系統的滯後處理導致賬實的嚴重時間不符，不僅影響實際的對賬工作，而且也對後續的盤點、審計等工作帶來困擾。一個合理的ＥＲＰ系統，其採購入庫和採購發票的錄入，是分開兩部分處理的。當然，企業的願景是希望得到供應商發票再做入庫，以減少發票價格和採購價格的差異，這個可以透過對供應商的發票及時性管理來提升。但如果在現實業務中，確實存在物資需要入庫但發票又沒有及時到的情況，可以先進行入庫處理，系統就以財務事先制定的標準計劃價或者按照系統自動計算的移動平均價進行入庫物資價值的更新；因為發票未到，財務上的應付部分就由系統自動將採購單上的價格作為暫估價格進行入賬，待到發票真正到的時候，形成真正的採購應付款，並將發票和採購單的價格差異更新到採購物資的移動平均價（如果物資以移動平均價計量）。
１．２．３採購出入庫對財務業務資料的支撐不夠當前的系統下，受限於系統的嚴謹性和功能性，採購入庫、出庫和發票處理的時候，都沒有自動產生整合到財務的憑證。財務在每月月末，還需要庫存管理部門提供一份本月出入庫的明細，相當於二次出入庫，再據此手工做成財務憑證。不僅造成重複資料的重複工作，同時也加大了由於資料不整合共享而導致可能的賬務錯誤，也增加了賬實不符的風險。先進的ＥＲＰ產品，其採購物資的入庫、出庫以及供應商發票錄入，都會無縫整合的自動形成財務憑證，確保資料來源的唯一和真實，同時大大減少期末的重複工作，使得傳遞到財務的資料都是真實可查的，沒有人工操作的痕跡，真正做到合理準確，有效地支撐資料分析和核算管理。
２先進ＥＲＰ產品關於採購及庫存管理的邏輯及功能實現
２．１先進ＥＲＰ產品的標準採購流程
標準的ＥＲＰ採購迴圈流程如圖１，包括從提交採購申請（採購計劃）到最終採購發票校驗（發票錄入）的多個過程步驟：
２．１．１採購申請採購員根據工廠的採購計劃提交採購申請，包括採購的物資編碼、採購的數量、採購合同的單價、採購供應商等採購資訊。這其中涉及採購該物資在多個供應商之間的詢價報價。
２．１．２貨源與價格確定系統可以以最優的採購價格作為該次採購訂單（採購合同）的價格記錄取得。
２．１．３採購批准根據申請的採購型別、物料組等條件，按照系統預定的批准策略，對該次採購申請進行各個級別的審批，系統內部審批，實現無紙化辦公，節約成本。
２．１．４採購訂單處理將審批完成的採購申請透過系統功能自動轉換為採購訂單。
２．１．５訂單跟蹤針對採購訂單中的採購物資，進行結合實物物流管理和訂單資訊流的雙重跟蹤。
２．１．６貨物接收針對質檢合格的採購物資，進行入庫的操作。自動形成原材料增加的財務憑證。
２．１．７發票校驗針對已經入庫的採購訂單，比對從供應商取得的採購發票，將發票資訊錄入到系統中，自動形成應付往來的'財務憑證。
２．２採購與庫存的業務流程舉例
供應商主資料和採購價格主資料管理，在這些主資料的基礎上可以在系統中完成採購申請管理、採購訂單管理、採購入庫管理和發票校驗業務。
２．３採購與庫存實現的業務功能清單
２．３．１物料資料管理規範集中的物料資料管理，逐步形成企業統一、規範並高度整合的物料資料資訊基礎；透過與業務功能欄位的緊密結合，實現物料資料資訊的多元化。
２．３．２供應商管理規範集中的供應商管理；增強對供應商資訊檔案管理（分析、記錄、跟蹤）。
２．３．３採購與服務管理以採購訂單為核心，執行並監控採購收貨、入庫、發票校驗等採購業務環節。
２．３．４出入庫自動記賬及發票執行出入庫業務，自動觸發財務憑證記賬；執行發票校驗業務，自動產生應付賬款。
３未來關於採購及庫存管理的最佳化策略及方案
３．１採購及庫存管理最佳化提升的目標
１）統一採購訂單（合同）執行流程，形成以採購訂單為核心的採購全過程管理。規範採購管理流程。
２）生產計劃與採購計劃的緊密銜接，公司間（工廠間）需求的自動傳遞，提高採購計劃的精確性和及時性。
３）透過採購及庫存的資訊化建設，強化現有物資的管理水平和程度，保障庫存與計劃協調一致性、保障賬實相符，提高物資流轉的效率和準確性。
４）採購及庫存管理與財務高度整合：物料收發２０１８７４年第３期徐長慧：ＥＲＰ採購與庫存管理對企業管理的提升應用貨後，系統同時生成物料憑證和財務憑證，不再需要倉庫和財務同時作賬和反覆核對，不僅能提高工作效率，還提高資料的準確性和及時性，增加相互監控的效果。實現真正意義上的業務財務一體化，強化財務核算對業務反映的實時性和可追溯性，實現財務、業務的同步處理，保證資料的及時、準確和可追溯。
５）統一物料主資料和供應商主資料管理，提高資料維護準確度。
６）透過採購到庫存管理並自動整合到財務賬務上的完整資訊流和物流的統一，實現採購到出入庫以及財務發票的清晰可控，領導分析一目瞭然，財務賬務有據可查，更加利於管理的分析，整體提升管理效益。
３．２採購及庫存管理提升的策略
１）透過先進的ＥＲＰ資訊化產品專案實施，實現從採購申請、採購訂單到採購入庫、發票錄入和物資出庫的全過程視覺化管理。
２）實施標準最佳化的採購和庫存管理專案，必然要先對採購的物資進行清理和系統的資訊化管理，通常ＭＤＭ（主資料管理系統）要先行而為之。避免由於採購物資的基礎資料不準確而形成業務的垃圾資料。
３）任何一個資訊化系統，都是為業務輔助而存在的，所以實施採購及庫存資訊化專案前，也要將採購及庫存流程進行最佳化和必要重組。
４）任何一個系統最佳化的實施專案，都是“一把手工程”，都離不開管理層強有力的領導和支援，才能保證專案的順利進行。
５）ＥＲＰ的先進理念和實施，要求打破以往按照部門劃分業務職責的傳統做法，而是以最佳化的流程進行全程貫通，透過先進最佳化的流程實現管理的最佳化。任何ＥＲＰ產品只不過是個工具。
３．３採購及庫存管理提升的步驟方案
１）統一的物資主資料管理：清理要進行採購和歷史上有賬面庫存的物資編碼，包括其規格、型號等關鍵屬性，並按照ＥＲＰ要求進行需要的分類及價格策略的制定，財務上指定其標準單價或者實際移動平均價。
２）透過先進ＥＲＰ產品的標準採購及庫存業務實踐，將現有的採購及庫存業務流程在充分調研並結合實際情況的前提下進行最佳化和重組，形成適合的最佳化採購及庫存業務藍圖，透過採購全過程的執行與採購合同管理，共同指導後續採購及庫存管理業務的進行。具體採購合同的執行方案為：
①每年或定期與供應商簽訂採購合同（紙質），依據紙質合同，在系統內建立採購合同（包括物料、合同有效週期、數量等資訊）；維護採購資訊記錄。
②根據彙總核算用量及平庫利庫，依據此合同建立訂單；未來，系統生成的採購申請自動關聯此合同做為供貨源建立採購訂單；系統內對此採購訂單進行稽核後發行給供應商，要求供應商按此供貨。
③採購訂單執行收貨後，要求供應商根據訂單及交貨情況開具發票；採購人員根據採購訂單、入庫資訊、發票要求財務部門進行發票校驗；發票校驗後，財務人員進行付款處理。
３）為確保採購及庫存管理資訊化專案的順利實施，必須搭建由領導領銜的專案組織架構，包括從決策層到關鍵使用者（專案推進層），以及到最終操作使用者（操作層）的層層人員保障機制。按照上述條件，執行可行的專案實施計劃，任務落實到項，時間分解到天，責任落實到人，最終確保採購及庫存資訊化專案順利實施，真正實現採購及庫存管理方面的最佳化提升，同時間接地提高了財務結賬的效率，減少了以往的重複工作。
４結語
以上是我結合所學知識，對採購與庫存ＥＲＰ管理進行的相關闡述。變革總是大多數人不願意去碰觸的現象，但發展是永無止境的。企業更需要在發展的過程中不斷推陳出新，生機也往往是在變革中出現的，所謂“變則通，通則久”。以更加先進的管理理念支撐企業持續發展壯大，為提升更大的效益空間而不斷創新，這是管理者的共同目標。