職場新式禮儀之電子郵件禮儀介紹

職場新式禮儀之電子郵件禮儀介紹

職場新式禮儀之電子郵件禮儀教你如何更好的注意電子郵件禮儀，目前公司基本每天都會受到很多郵件，雖然懂使用郵件的人越來越多，但是真正懂得郵件禮儀的人卻寥寥無幾。電子郵件在給人們帶來便利的同時，也帶來了職場禮節方面新的問題。

職場新式禮儀之電子郵件禮儀

職場人士都應該講究關於電子郵件的禮儀，別讓電子郵件出笑話，電子郵件是職業信件的一種，而職業信件中是沒有不嚴厲的內容的，公司都崇尚信譽，把握時機及合作分工，信仰顧客至上，著重與顧客的溝通，已達成促銷、增產與盈利的目的。但我們常忽視了有關電子郵件的禮儀，一些邋遢懶散的習慣，不僅會引起員工的竊笑，更容易在顧客面前鬧笑話。

基於多年在職場的經驗，總結了受歡迎郵件的寫法，供大家參考。

一、標題要提綱挈領，切忌用詞含糊不清。

新增郵件主題是電子郵件和信箋的不同之處，在主題欄裡用短短的幾個字概況出這跟個郵件的內容，便於收件人衡量郵件的輕重緩急，分別處理。

尤其是回覆的信件，要注意新增，或者更換郵件的主題，最好寫上來自XX公司，年，月，日等方便對方一目瞭然和便於儲存。

二、忌不寫稱呼

許多人寫郵件一上來就直接說事情，給人的感覺是“你應該知道我是誰”；有時至多用個“你好”這些都是不禮貌的做法。

正確的做法是：如果對方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當然十分熟悉的情況下，可以用雙方都習慣的稱呼方式，而這種情況僅限於非正式郵件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有禮貌，除非確定自己是上級或長著。

三、忌亂用稱呼

比較忌諱的是有些人管所有人都叫經理。普通員工當然高興了。但是會冒犯比經理職位高的人。

通常稱呼他人可省去“副”字，但儘量不要跳級，更不可給人降級，例如對方是副經理，可以稱呼“姓氏+經理”；但不要稱呼“姓氏+總”；而如果對方是副總裁，則不可稱呼對方為經理或總經理。

四、忌全文使用英文大寫字母

這樣寫郵件太強勢，甚至暗示寄件人懶得使用標準的文法，這還是種文字溝通方式，遵守尺度的文書規範是一種職業禮貌。

五、理清回覆的內容

比如有位女士收到過這樣一封郵件，其中包括了輾轉收送的十二個人之姓名，他其實沒有必要知道這些訊息。

留意回答題目的技巧，當回件答覆題目的時候，最好只把相關的題目抄到回件，然後附上謎底。也不要僅僅以“是的”二字回覆，那樣太生硬了。而且讓讀的人摸不著頭腦。

六、忌人名不排序

收件人（包括抄送人）若為一個以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內，均需要排序。

職場新式禮儀之電子郵件禮儀

最講禮儀的方式是按照職務高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不瞭解職位時可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。

七、忌不分段

有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說一樣，給人眉目不清晰的感覺，不想看下去，從而自然影響處理的效率。

推薦的'方式是，儘量在一個顯示頁面完成全文，一段一個核心意思，然後空行寫第二段；如果說的事項較多，建議加上序號，但一次最好不超過三項，否則不容易記住。

當然，如果能根據收件人的具體情況調整字號大小、字型樣式等，則為最佳。例如對方均是五十多歲的領導，可以適當調大字號，以便對方閱讀，從而也提高了回覆效率。

八、忌不感謝

有些人沒有感謝的習慣，而這往往是郵件回覆率低的一個主要原因。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是隻是告知，都可以感謝對方的善意或配合。即便是領導命令對方與自己合作，說句感謝只能表明自己有修養；更何況自己請對方幫忙呢。

九、忌不署名

不署名，言外之意，對方應該能從郵件地址判斷出自己是誰，或者“不用那麼客氣”，而這樣做會給對方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時，還需要再查詢。

發件人切忌以自我為中心，自認為了解對方的圈子，其實不然，有時真的不知道是誰發來的郵件（更不用說現在有那麼多酷極了的網名），耽誤了事情。

署名是尊重對方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設定好籤名檔，附上自己所有方便的聯絡方式，一勞永逸。

網際網路的時代，發郵件將會越來越頻繁，所以把握郵件禮儀是職場新式禮節的必修課。加入不懂使用禮節，會讓人反感和討厭，使自己的形象收到損害，層次下降。