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辦公室接待禮儀常識

辦公室接待禮儀常識

  一、儀容儀表

  1、服裝:服裝穿著要與之協調,以體現權威、聲望和精明強幹為宜,男士最適宜黑、灰、藍三色的西服套裝、領帶;女士則最好穿西服套裙、連衣裙或長裙;男士不要穿印花或大方格襯衫;女士則不宜穿露、透、短的衣服;辦公室不允許穿奇裝異服和不雅的服飾,不要穿破、爛、髒服裝,特別要注意領口、袖口衛生。鞋子應保持清潔,不穿帶釘子的鞋。

  2、頭髮:頭髮要經常清洗,保持清潔,做到無異味,無頭皮屑,男士的頭髮不宜過長,前不過眉,兩邊不過耳,後不過肩,不剃光頭;女士儘量不留披肩發,劉海不過眉毛。

  3、面部:女士員工要淡妝上崗,不允許濃妝豔摸;男士不能留長鬍須,鬍鬚要經常修剪。

  4、指甲:指甲要經常修剪,不宜過長;女士員工塗指甲油儘量用淡色。

  5、口腔:要經常保持清潔,上班前儘量不要喝酒或吃有異味食品。

  二、行為舉止禮儀

  員工在辦公室應保持優雅的姿勢和動作,要求做到:

  1、站姿:兩腳站直,腰背挺直,胸膛自然,頸脖伸直,不聳肩,會客及出席儀式或在領導、長輩面前不得把手叉抱在胸前。

  2、坐姿:要坐端正,雙腿平行放好,不得傲慢地把腿伸前或伸後,要移動椅子時,動作要輕,放好在座。

  3、出入辦公室:進入時,要先輕輕敲門,聽到應答後再進,進入後應回手關門,動作要輕,不能粗暴;進入後,不要隨意打斷對方講話或隨口插話,如有急事時,先說聲“對不起,打斷你們談話了”,再說自己的事情。

  4、遇見領導、同事時,應點頭行禮,表示問候、致意。

  5、辦公室不要大聲喧譁,不說閒話、是非話。

  三、接訪、接待禮儀

  1、接訪禮儀:

  來人時,要按照一起身、二詢問、三讓座、四倒水、五解答或辦理、六送客六個環節來操作,態度熱情,語氣平和。

  需引薦領導時,經報告允許後予以引薦。

  領導不在時,應根據事情的輕重緩急電話報告領導。未能和領導聯絡上的,當日內要報告領導。

  2、接電禮儀:

  (1) 來電時,應在響應5聲內接起。

  (2) 辦公室及值班人員要堅守崗位,確保辦公室電話暢通。 接打電話時,要注意使用文明用語,談話事項及時登記並通知有關領

  導及個人。

  3、打電話禮儀:

  選擇適當的時間機會。不適合打電話的幾種情況:剛上班的半個小時之內,快下班的'半個小時之內,早、中、晚吃飯及午休時間,休閒度假時間不打公事電話。最好的時間為上午9點,下午3點半。 公事最好掌握3分鐘原則,長話短說,廢話少說

  4、泡茶禮儀:

  裝茶時,用茶匙向空杯內裝入茶葉,切忌用手抓茶葉,以免手氣或雜味混淆茶葉的品質。請客人喝茶時,要將茶杯放在托盤上端出,並用雙手端出。茶杯放在客人的右手上方。

  四、辦公室同事相處禮儀

  1、真誠合作

  同事之間屬於互幫互助的關係,只有真誠合作才能共同進步。

  2、同甘共苦

  同事的困難,應主動問詢,在力所能及事應儘量幫忙,這樣會增進雙方的感情,使關係更加融洽。

  3、公平競爭

  同事之間競爭是正常的,有助於同事成長,但記住是公平競爭,不要在背後做損人不利己的事。

  4、寬以待人

  同事之間相處,一時的失誤是不可避免的,如出現失誤,首先向對方致歉,徵得對方的諒解;對雙方的誤解要儘快主動向對方解釋說

  明,不可小肚雞腸,耿耿於懷。

  5、公司內與人相遇應相互問候或點頭致意,與公司領導相遇應停止行進行問候或行點頭禮。