會計文字書寫規範
會計書寫規範是對企業會計事項書寫時採用書寫工具、文字或數字、書寫要求、書寫方法及格式等方面進行的規範。會計文字和數字書寫規範是會計的基礎工作標準,直接關係到會計工作質量的優劣和會計管理水平的高低,以及會計資料資料的準確性、及時性和完整性。
一、會計文字書寫規範
會計上的文字書寫是指漢字書寫,會計人員每天都離不開書寫,不僅要書寫文字,而且要書寫數字,兩者是相輔相成的`。書寫數字離不開文字的表述,文字也離不開數字的說明,只有文字、數字並用,才能正確反映經濟業務。
會計人員在填制會計憑證時要寫明經濟業務內容,接受憑證單位名稱,商品類別、計量單位,會計科目(總賬科目和明細科目)及金額大寫等;登記會計賬簿時,要用漢字書寫“摘要”欄,即會計事項和據以登賬的的憑證種類,如“收字”、“付字”、“轉字”或“現收”、“現付”、“銀收”、“銀付”和“轉”字等;編制會計報表時,撰寫會計報告說明、會計分析報告及其他應用文字等等,都需要漢字。所以說,文字書寫在財務會計書寫中具有重要作用。
(一)文字書寫的基本要求
會計工作對書寫的基本要求是:簡明扼要,字型規範,字跡清晰,排列整齊,書寫流利並且字跡美觀。
1 .用文字對所發生的經濟業務簡明扼要地敘述清楚,文字不能超過各書寫欄。書寫會計科目時,要按照會計制度的有關規定寫出全稱,不能簡化、縮寫,並且子目、明細科目也要準確、規範。
2 .書寫字跡清晰、工整。書寫文字時,可用正楷或行書,但不能用草書,要掌握每個字的重心,字型規範,文字大小應一致,漢字間適當留間距。
(二)書寫文字基本技巧
會計人員在書寫文字時,應養成正確的寫字姿勢,掌握漢字的筆順和字型結構,寫好規範的漢字。
(三)中文金額大寫的表示方法
中文大寫數字筆畫多,不易塗改,主要用於填寫需要防止塗改的銷貨發票、銀行結算憑證等信用憑證,書寫時要準確、清晰、工整、美觀,如果寫錯,要標明憑證作廢,需要重新填憑證。
1 .中文大寫數字寫法。中文分為數字(壹、貳、叄、肆、伍、陸、柒、捌、玖)和數位 [ 拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整(正) ] 兩個部分。中文書寫通常採用正楷、行書兩種。
會計人員在書寫中文大寫數字時,不能用 O (另)、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等文字代替大寫金額資料。
2 .中文大寫數字的基本要求如下:
( 1 )大寫金額由數字和數位組成。數位主要包括:元、角、分、人民幣和拾、佰、仟、萬、億、以及數量單位等。
( 2 )大寫金額前若沒有印製“人民幣”字樣的,書寫時,在大寫金額前要冠以“人民幣”字樣。“人民幣”與金額首位數字之間不得留有空格,數字之間更不能留存空格,寫數字與讀數字順序要一致。
( 3 )人民幣以元為單位時,只要人民幣元后分位沒有金額(即無角無分時,或有角無分),應在大寫金額後加上“整”字結尾;如果分位有金額,在“分”後不必寫“整”字。例如, 58.69 元,寫成人民幣伍拾捌元陸角玖分。因其分位有金額,在“分”後不必寫“整”字。又如, 58.60 元,寫成:人民幣伍拾捌元陸角整。因其分位沒有金額,應在大寫金額後加上“整”字結尾。
( 4 )如果金額數字中間有兩個或兩個以上“ 0 ”字時,可只寫一個“零”字。如金額為 800.10 元,應寫為人民幣捌佰元零壹角整。
( 5 )表示數字為拾幾、拾幾萬時,大寫文字前必須有數字“壹”字,因為“拾”字代表位數,而不是數字。例如 10 元,應寫為:壹拾元整。又如 16 元,應寫成:壹拾陸元整。
( 6 )大寫數字不能亂用簡化字,不能寫錯別字,如“零”不能用“另”代替,“角”不能用“毛”代替等。
( 7 )中文大寫數字不能用中文小寫數字代替,更不能與中文小寫數字混合使用。
3 .中文大寫數字錯誤的訂正方法。中文大寫數字寫錯或發現漏記,不能塗改,也不能用“劃線更正法”,必須重新填寫憑證。
4 .大寫金額寫法解析。會計人員進行會計事項處理書寫大小寫金額時,必須做到大小寫金額內容完全一致,書寫熟練、流利,準確完成會計核算工作。下面列舉在書寫大寫金額時,容易出現的問題並進行解析。
( 1 )小寫金額為 6500 元
正確寫法:人民幣陸仟伍佰元整
錯誤寫法:人民幣:陸仟伍佰元整
錯誤原因:“人民幣”後面多一個冒號。
( 2 )小寫金額為 3150.50
正確寫法:人民幣叄仟壹佰伍拾元零伍角整
錯誤寫法:人民幣叄仟壹佰伍拾元伍角整
錯誤原因:漏寫一個“零”字。
( 3 )小寫金額為 105000.00 元
正確寫法:人民幣壹拾萬零伍仟元整
錯誤寫法:人民幣拾萬伍仟元整
錯誤原因:漏記“壹”和“零”字。
( 4 )小寫金額 60036000.00 元
正確寫法:人民幣陸仟零叄萬陸仟元整
錯誤寫法:人民幣陸仟萬零叄萬陸仟元整
錯誤原因:多寫一個“萬”字。
( 5 )小寫金額 35000.96 元
正確寫法:人民幣叄萬伍仟元零玖角陸分
錯誤寫法:人民幣叄萬伍仟零玖角陸分
錯誤原因:漏寫一個“元”字。
( 6 )小寫金額 150001.00 元
正確寫法:人民幣壹拾伍萬零壹元整
錯誤寫法:人民幣壹拾伍萬元另壹元整
錯誤原因:將“零”寫成“另”,多出一個“元”