1. 首頁
  2. 辦公/印刷/造紙

如何做好辦公室資訊工作

如何做好辦公室資訊工作

有效的辦公室資訊工作可推動其他部門的工作程序,也有利於上級領導在有效資訊中做出正確的抉擇,從而把握住大的發展方向,推動整個公司快速發展。能夠充分認識辦公室資訊工作的重要性是做好辦公室資訊和其他各項工作的保證,對於確保各級領導正確決策,提高辦事效率,推動企業的發展具有十分重要的意義。

辦公室資訊工作第一是發揮 “耳目”作用,“耳”是指能聽見群眾、下屬、社會層面等各個領域的聲音,“目”是指能看到在社會各個領域中發生的事情,耳目作用就是要掌握並反饋社會的總動態,通報情況,相互交流,做到下情上傳,上情下達。

一定要保持資訊的及時性和有效性,收集所有相關的資訊並對此加以篩檢,為上級領導提供做科學決策的依據和服務。

第二,做好辦公室資訊工作可以起到較好的嚮導作用,透過資訊可以反映出各個時期公司的政策方針,主推的策略,鼓勵什麼或者禁止什麼,以及上級領導佈置的任務和要求等等。與此同時,做好宣傳本單位的優勢和成果工作,有利於提高知名度。

第三,辦公室資訊工作是透過各種資訊渠道,來疏通不同的工作部門及工作人員,把各級的工作狀況、意見、建議及工作中所遇到的問題都歸集到一起,統一解決重要和典型問題;同時也將上級領導對工作的要求及工作整體的規劃傳達下去,使公司上下級資訊是相通的,更有利於公司員工齊心協力去工作,快速推動各項工作指標的完成。

第四,較為重要的作用當屬參謀作用,辦公室處理後的有效資訊會輔助上級領導工作,避免在某些問題上鑽牛角尖,資訊工作是為了更好地規避事物的侷限性,使領導能夠看得更清更透。在領導做大決策的時候,一定要做好資訊調查研究工作,以免在前期就犯策略上的錯誤,為領導決策提供服務和依據。

既然明確了資訊工作的重要性,那麼我們來從實際工作中總結一下如何才能做好辦公室資訊工作,有以下幾點:

一、加大調研力度,提高資訊質量

要加大調研力度,確保辦公室資訊的質量。需要在收集的資訊庫中按原則保留最準確的部分,嚴格遵守實事求是的原則,以保證所反映的資訊是真實情況,不掩飾工作中的任何問題,也不誇大工作中的成果。要以客觀的眼光看待和處理資訊,只有具有真實性才能保證資訊的質量,這也是做好資訊工作的首要前提,只有在正確的基礎上才能有正確的決策。如果不能保證資訊的準確性和有效性,就可能導致上級領導決策上的失誤或作出錯誤的工作規劃。所以資訊的真實性極為重要,向上級領導提供的資訊必須是經過核實的準確資料或事實,不可人為地粉飾和修改,或為達到個人目的而篡改事實,也不可斷章取義、道聽途說,更不可報喜不報憂。做好資訊工作最必要的要求是將現實工作中的成績、經驗、問題都如實地向領導反映,正視工作中的困難,採取積極正確的態度去解決問題,而不是掩蓋問題,反之,會對公司造成更壞的影響。反映出工作中的問題是促進工作的便捷之路,它會像響起的警鐘,提醒上級領導注意某些方面的問題,也提醒領導要更全面地看問題,把握住整體的態勢,與此同時,做好資訊工作還表現在對於資訊的處理上要更加地仔細,要深入研究資訊,並分析工作問題產生的原因,以此幫助領導找出解決問題的措施和途徑,供領導參考。

二、準確把握上級領導的導向

辦公室資訊工作主要是服務於上級領導的,只有準確把握上級領導的導向,才能不偏離主題資訊航道。所以資訊的主要方向要明確,我們需要換位思考問題,以上級領導為思考主體。這就要求我們不斷增強主動服務和超前服務的意識,緊貼領導思路,緊跟領導思維,及時把握領導的關注點和興奮點,在辦公室資訊工作中努力按領導要求和工作需要去處理資訊,力爭掌握上級領導所關心的問題,努力上報領導所需的資訊。

三、突出“重點”資訊

不同時期的`資訊工作有不同的側重方面,要抓住資訊工作中的重點情況和問題進行反饋,抓住各個時期、各個階段、各項工作的側重方面,以便領導得到重要資訊,有利於作出科學決策。抓住問題的關鍵,反映群眾的呼聲和要求,讓領導注意到工作中的重點所在,收集並反映這些有效資訊是有助於解決這些重要問題有效途徑,以利於領導借鑑區域性經驗,從宏觀上指導和推動整體工作。與此同時,還要緊扣在工作中遇到的各種矛盾和問題,不僅要善於發現和反映問題,而且要深入分析原因,尤其是對政策、決策貫徹落實中遇到的問題,要針對性地提出建議,這樣才算是真正做好了辦公室資訊工作的一部分。

四、保證資訊的時效性

時效性對於資訊來說是至關重要的,資訊除真實性以外,時效性也很重要。資訊要及時地傳達到上級領導手上才能保持它的效用。同理,一個過時的資訊是毫無價值的,一定要保證每一條有效的資訊在一定時間內被傳達到。資訊作為決策的基礎,一定要走在決策的前面,要與時俱進,以“新鮮”為佳,資訊的快速傳達也表示出資訊工作的完成,但都是以資訊真實性為基礎。保證資訊的有效性還表現在對於緊急資訊的處理上,若是發生重大事故或緊急事件等重大資訊,一定要保證第一時間掌握有效資訊,彙報給上級領導,以便領導有更多的時間作出工作的部署。在傳達資訊的方式上也要跟上現代化資訊傳遞的腳步,以便更快地傳達出去,決不能因個人原因阻礙資訊的傳遞。